Как понять что WMS устарела

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов рассказал, как собственникам складов можно оценить автоматизированную систему управления складом

В современных реалиях динамичного развития отрасли складской логистики эффективность работы склада напрямую зависит от качества используемого программного обеспечения. WMS отвечает за планирование, контроль и оптимизацию всех процессов, происходящих на складе, от приема товара до его отгрузки и позволяет управлять операционной деятельностью в режиме реального времени. Однако как и любая автоматизированная технология система может устаревать и не соответствовать новым потребностям масштабируемого бизнеса.

Признаки устаревшей WMS:

1. отсутствие интеграции с другими системами, если компания растет и появляется потребность в использовании ERP, CRM, других систем планирования ресурсов, важно, чтобы WMS могла бесшовно интегрироваться, иначе возникают высокие риски дублирования и потери данных, ошибок и задержек в обработке заказов;
2. ограниченные функции, устаревшие WMS часто имеют ограниченный набор функций, которые не соответствуют целям склада. Например, они могут не поддерживать автоматизацию процессов, мобильные устройства (принтеры этикеток) или продвинутые аналитические инструменты;
3. недостаточная поддержка, производители устаревших систем часто прекращают поддержку своих продуктов, что означает отсутствие обновлений, исправлений ошибок и обучение пользователей;
4. низкая производительность, с ростом ассортимента и складских площадей система может работать медленно, что приводит к финансовым потерям и издержкам.

В условиях высокой конкуренции на рынке логистических услуг использование устаревшей WMS может привести к потере клиентов и снижению прибыли. Высокие риски потери данных из-за уязвимости к кибератакам, а также риск потери данных заставляют владельцев бизнеса планировать дополнительные инвестиции для установки нового программного обеспечения. В этой статье поговорим об основных признаках устаревания WMS и решениях, которые можно предпринять.

Причины устаревания WMS

Автоматизированная система управления складом может устареть по нескольким причинам, в числе которых:

• изменение потребностей склада, рынок постоянно меняется. Новые типы товаров, более сложные логистические схемы, необходимость быстрого реагирования на заказы, интеграция с другими системами (например, с системами автоматизации, аналитическими платформами, роботизированными системами). Все это может потребовать функциональности, которой не обладает установленная WMS. Например, если склад переходит на полностью автоматизированный процесс, то модуль WMS может не поддерживать взаимодействие с роботизированными системами.
• новые технологии, развитие технологий (например, IoT, Big Data, искусственный интеллект) открывает новые возможности для оптимизации складских процессов. WMS, не поддерживающие эти технологии, могут оказаться неэффективными и неконкурентоспособными. Например, система, не использующая данные датчиков для отслеживания и прогнозирования проблем в части контроля параметров температуры и влажности не может эффективно реагировать на изменения на складе.
• недостаточная гибкость и масштабируемость, устаревшая WMS может быть сложной в интеграции с другими системами или не позволять достаточно быстро расширять функциональность для удовлетворения новых требований. Склады часто растут и меняют свои операции со временем, и система должна быть способна к этим изменениям. Если WMS не обладает этой возможностью, то внесение изменений может быть дорогостоящим и долговременным, или вообще нереальным.  
• недостаточная поддержка и обновления, продукты без регулярных обновлений и поддержки со стороны производителя могут быстро устареть и не учитывать новые законодательные требования или отраслевые стандарты. В этом случае может быть трудно найти квалифицированный персонал для поддержки и внесения изменений, возникают высокие риски потери аналитических данных, собранных системой за много лет.
• конкуренция и инновации, появление более современных и функциональных WMS от конкурентов может побудить компании к переходу на новые решения, даже если текущая система работает. Новейшие продукты предлагают более совершенные функциональности и инструменты анализа ассортимента и выстраивания прогнозов, что приводит к повышенной эффективности работы склада.
• несоответствие бизнес целям, WMS может перестать соответствовать требованиям конкретного бизнеса. Например, небольшой склад с ограниченным объемом операций может не нуждаться в такой сложной системе, как крупный распределительный центр. Либо, компания решает сменить профиль и требуется другая функциональность (отраслевые требования).

Таким образом, важно регулярно оценивать соответствие системы текущим потребностям, технологическим возможностям и бизнес целям. Гибкость, масштабируемость, интеграция с новыми технологиями и поддержка являются ключевыми факторами, позволяющими системе оставаться актуальной и эффективной в долгосрочной перспективе. Например, прежде чем приступить к установке AS WMS сначала проводится детализированный анализ текущей ситуации и сравнивается с потребностями клиента, которые не всегда отражают реалии или не учитывают дальнейшее развитие.

В любом случае если возникают подозрения, что используемое программное обеспечение не дает нужных результатов, необходимо первоначально своими силами провести аудит, который можно условно разбить на несколько шагов.

Шаг 1. Аудит работоспособности текущей WMS

На этом шаге осуществляется оценка текущих  функций системы, ее производительность и способность интеграции с другими системами. Процесс оценки должен быть структурированным и включать в себя несколько ключевых аспектов, как правило, это:

1. Планирование аудита. В рамках подготовки к оценке действующего ПО первостепенно нужно определить четкие цели. То есть, ответить на вопрос «Что нужно проверить?». Например:

• текущая эффективность обработки заказов,
• текущий уровень обеспечения безопасности данных,
• соответствие отраслевым стандартам,
• текущий уровень оптимизации затрат,
• возможности системы сохранять данные в рамках соблюдения законодательства,
• возможность прогнозировать спрос,
• возможность управлять ассортиментом и т.п.

Далее необходимо сделать краткое описание текущей системы, включая версии ПО, используемые устройства, интеграции с другими системами (на данный момент, если используются), количество обновлений, доступность поставщика и возможность доработки. Следующий этап - определение критериев работоспособности WMS в данный момент, например: снижение времени обработки заказов на 15%, повышение точности отгрузки на 2%, снижение ошибок на 10%.

2. Проведение аудита и анализ работоспособности системы. Это самый важный этап, который собирает данные как из самой системы (генерация различных отчетов), так и осуществляет анализ ситуаций «на месте» ее использования. Что кроме прочего важно оценивать: эффективность обработки заказа, управление запасами, интеграцию, стандартизацию, контроль качества и управление ресурсами, включая персонал. Приведу несколько примеров.

Шаг 2. Сбор данных

После подготовки к оценочному аудиту (в части определения критериев), приступают к процедуре оценки. Она может включать в себя несколько этапов, таких как:

• интервью с сотрудниками, сбор информации от операторов, менеджеров, специалистов по WMS по чек-листам (ответы на вопросы «как планируется работа», «что происходит в случае ошибки»);
• анализ документов, генерация отчетов, наблюдение за работой системы, процессами в режиме реального времени, сличение данных с другими системами.
• тестирование функциональности, отдельных сценариев, обработка данных из системы, сбор данных о производительности склада, ошибках персонала, ABC-анализ ассортимента и т.д.

Шаг 3. Анализ результатов

Для анализа результатов эффективнее всего использовать инструменты для автоматизации сбора данных (например, скрипты, отчеты системы). После получения результатов осуществляется следующее:

• сопоставление с целевыми показателями, анализ полученных данных относительно установленных целей аудита.
• выявление проблем и узких мест, определение проблем, которые влияют на работоспособность системы.
• формулировка мероприятий по улучшению, разработка конкретных предложений по оптимизации процессов, устранению проблем и повышению эффективности.

По итогу формируется детализированное описание всех этапов и результатов подробное описание всех проблем, выявляются возможные мероприятия оптимизации системы. Например, если компания планирует масштабироваться и необходимо вводить в работу CRM систему или ERP, а текущая WMS не поддерживает интеграцию – очевидно, что программное обеспечение необходимо менять. То же самое касается перепрофилирования (для работы с продуктами питания и фарм. препаратами требуется непрерывный мониторинг данных среды, WMS должна поддерживать эти функции)

Выбор новой WMS

Для замены текущего программного обеспечения необходимо исследовать альтернативные решения, сравнить различные WMS на рынке и выбрать ту, которая лучше всего соответствует потребностям и критериям, указанным в оценочном аудите. То есть, аудит станет хорошей базой, которую надо будет показать разработчику и поставщику, чтобы подобрать нужное решение, а самое, главное, учесть тот факт, что повторения подобной ситуации (устаревания системы) быть не должно.

В заключении отмечу, что устаревание WMS возможно в том случае, если компания изначально неверно определила потребности, не учла важные нюансы, связанные с развитием бизнеса и возможностями системы. Чтобы минимизировать эти риски при автоматизации важно найти поставщика с реальными кейсами и хорошей репутацией на рынке. Лучше сразу сделать хорошо, чем потом дополнительно вкладывать финансы и переделывать.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!