WMS незаменимый инструмент для инвентаризаций

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов поделился практическим опытом автоматизации складов и повышению точности учета

Какие ошибки чаще всего допускаются во время инвентаризаций?

Самая главная причина возникновения ошибок в любой деятельности — это недостаточное планирование, поэтому перед началом процесса инвентаризации необходимо определить цели, сроки и методы, назначить ответственных лиц и убедиться, что разработаны понятные и четкие инструкции для персонала. Если склад не разделен на зоны (например, по типу товара, по поставщикам, по ячейкам или стеллажам), это может привести к путанице и потенциальному пропуску позиций. Работники должны быть обучены процедурам инвентаризации и правильному использованию оборудования, такого как сканеры, терминалы сбора данных, мобильные принтеры или WMS. В целом можно выделить следующие «классические ошибки»:

• неправильный подсчет, который может привести к серьёзным последствиям, затрагивающим различные аспекты деятельности компании, включая рынок сбыта и ее репутацию. Причинами могут выступать недостаточная подготовка персонала, отсутствие плана-графика проверки, плохое состояние оборудования (например, весов), несоблюдение методики проведения инвентаризации или намеренное игнорирование установленных правил и процедур со стороны вовлеченных работников. Производственная дисциплина и корпоративная культура не просто слова, физическая усталость, отсутствие нужных навыков, спешка, непрерывная текучесть кадров - это всегда высокие риски возникновения ошибок в подсчёте товаров на складе.
• отсутствие оборудования приводит к ошибкам в идентификации артикулов, замены информации о грузах, как итог возникают недостачи и пересортицы. Например, сканеры штрих-кодов являются неотъемлемой частью автоматизированной инвентаризации, они позволяют быстро и точно считывать информацию о товарах. Существует два основных типа сканеров, ручные для небольших пространств и стационарные, которые устанавливаются на стойках или конвейерах, если склад обладает значительной площадью. ТСД представляют собой мобильные устройства, которые сочетают в себе функции сканера штрих-кодов, компьютера и коммуникационного модуля и дают возможность не только считывать информацию о товарах, но и записывать ее в базу данных, а также передавать данные на сервер в режиме реального времени. Именно благодаря терминалам сбора данных WMS планирует и управляет процессами инвентаризации. Если склад собирается масштабироваться или расширять количество SKU, наращивать площади, очевидно, что ручная инвентаризация перестанет быть эффективной.
• недостаточный контроль, отсутствие поэтапного контроля за процессом поверки и контроля за анализом результатов может привести к серьезным ошибкам и рискам повторения их в будущем. Например, систематические несоответствия при переносе данных с бумажных носителей в автоматизированную систему учета, неправильное определение причин расхождений (таких как недостачи, излишки, порчи товаров) и отсутствие мер по их устранению делает инвентаризацию заведомо неэффективной. Происходит затрачивание ресурсов – персонала, техники, оборудования и времени, а по итогу много недостач и списаний и ситуация систематически повторяется.

Таким образом, планирование процесса инвентаризации это первое, что необходимо делать без ошибок.

Как правильно планировать инвентаризации?

Как я уже озвучил, инвентаризация это важный процесс, который позволяет точно определить количество имеющихся на складе товаров, а также выявить расхождения между фактическим и учетным количеством. Правильно спланированная инвентаризация минимизирует риски потерь, оптимизирует управление запасами и повышает эффективность работы склада в целом. В общем можно следовать такому алгоритму:

1. Определение целей и задач инвентаризации. Первым шагом является четкое понимание целей, которых необходимо достичь посредством поверки. Это может быть оценка точности учета запасов, установка соответствия между фактическим и учетным количеством товаров, выявление недостач и излишков, оценка текущего состояния товаров (поверка качества, пригодности к использованию и т.п.). Также при помощи инвентаризаций можно выявить «узкие места» и оптимизировать процессы поступления, хранения и отгрузки товаров в компании. Если склад работает с крупным производителем, например продуктов питания, то возможны систематические аудиты и это также может быть целью – подтверждать соответствие.

2. Выбор типа инвентаризации. Существуют различные методы проведения инвентаризации, такие как:

• полная инвентаризация или проверка всех товаров на складе, обычно проводится раз в год;
• частичная или проверка определенных групп товаров или секций, проводится для отдельных товарных групп, зон хранения или по результатам ABC анализа;
• циклическая или непрерывная проверка небольших групп товаров например, ежедневно или еженедельно, которая помогает поддерживать точность непрерывно.

Выбор метода зависит от размера склада, объема запасов, доступных ресурсов и целей инвентаризации. Также стоит отметить внеплановые инвентаризации, которые проводят при смене ответственного лица, после чрезвычайных происшествий, при подозрении на хищения, или по требованию внешних инспектирующих органов, крупных поставщиков товаров.

3. Определение области инвентаризации. Область инвентаризации представляет собой конкретный участок склада или группу товаров, подлежащих проверке в ходе инвентаризации, она может  проводиться для определенной категории товаров, например, с высокой оборачиваемостью, скоропортящихся продуктов питания, дорогостоящих и ценных грузов. Область инвентаризации может охватывать конкретные секции склада, стеллажи или зоны хранения, проводиться для товаров, поступивших на склад в определенный период времени, например, за последний месяц или квартал. На больших складах с большим количеством SKU целесообразно проводить частичную инвентаризацию, охватывающую отдельные зоны или категории товаров, если цель выявление недостач или излишков, область инвентаризации может быть шире. А вот при проверке точности учета конкретной партии от конкретного поставщика, область будет узкой.

Если склад автоматизирован при помощи WMS системы, область инвентаризации может быть небольшой, потому что обеспечивается высокая точность учетных данных. Четкое определение области инвентаризации позволяет спланировать проверку более эффективно, сократить время ее проведения и минимизировать затраты на привлечение персонала.

4. Подготовка к инвентаризации. На этом этапе осуществляется назначение ответственных, проводится инструктирование и обучение команды по работе со стандартами, использованию техники и оборудования, заполнению документов, подготавливаются инвентаризационные описи в виде бланков или электронных таблиц, формируются списки товаров с артикулами, наименованиями, единицами измерения, карты размещения товаров на складе. Проводится маркировка всех единиц товара штрих-кодами или другими уникальными идентификаторами для упрощения учета, сортировка товаров по группам или категориям. Помимо документации проводится общая подготовка склада, проводится уборка и очистка складских помещений: удаление мусора, ненужных предметов, создание свободных проходов между стеллажами для эффективной маршрутиризации техники и персонала.

5. Проведение инвентаризации. Во время поверки сотрудники должны тщательно проверять количество и состояние товаров, записывая данные в специальные бланки или использовать программное обеспечение для учета, а самое важное – фиксировать все несоответствия для дальнейшего анализа и разработки эффективных мер по их устранению. Приведу пример с использованием AS WMS: система формирует путь движения ответственного персонала и самостоятельно устанавливает порядок пересчёта. В случае выявления несоответствий, таких как случайный пропуск каких-либо ячеек, программное обеспечение зафиксирует данный факт и не даст завершить задание без пересчёта всех ячеек. Таким образом, пропустить и не посчитать ячейку невозможно. Хочу отметить, что благодаря WMS в итоге можно сформировать отчеты о работе каждого сотрудника и увидеть, сколько позиций пересчитано, сколько ошибок было допущено. Это помогает планировать обучение и оценивать работу персонала прозрачно, а также выступает отличной мотивацией.

6. Анализ результатов и урегулирование расхождений. По итогу инвентаризации этот этап важно сделать обязательным, во время анализа определяются корневые причины недостач/излишков, суммируются все зафиксированные ошибки при приемке/отгрузке и разрабатываются корректирующие и превентивные меры.

Если инвентаризации проводятся вручную, проблем будет много, поэтому WMS системы все чаще используются на складах. Благодаря полезному функционалу складская учетная система становится прозрачной и эффективность работы задействованного персонала растет. Например, после автоматизации при помощи AS WMS количество пересортиц становится нулевым, а скорость проведения инвентаризаций повышается до 50%, при этом такой показатель как «точность» выполняется на все 100%. Еще один немаловажный аспект - автоматизация документооборота до 70 %, это очень важно, потому что большая часть ошибок совершается персоналом при ручном вводе данных.

Как WMS повышает эффективность инвентаризации?

Программное обеспечение  в современных реалиях становится фактически незаменимым инструментом для инвентаризаций склада в виду того, что обеспечивает:

• точность, система автоматизирует процессы, снижая вероятность влияния человеческого фактора при подсчете и фиксации данных, WMS может обрабатывать сложные типы инвентаризации, такие как циклический подсчет или полная проверка. Система также позволяет выполнять проверку отдельных зон или категорий товаров в определенные периоды времени в автоматическом режиме благодаря адресному хранению. Этот метод обеспечивает постоянный контроль запасов и исключает недостачи. Стоит отметить, что программное обеспечение может быть настроено для автоматического запуска инвентаризации при возникновении определенных событий, например, при поступлении нового товара, большого количества возвратов от определенного поставщика или выполнении большого заказа.
• скорость, система позволяет проводить инвентаризацию быстрее, особенно с использованием ТСД или RFID-меток, возможность применения мобильных принтеров и бесшовной интеграции с 1С делает процесс высокоэффективным;
• контроль, система предоставляет детальную информацию о местонахождении и количестве товаров в режиме реального времени, это позволяет лучше контролировать запасы и избегать недостач или излишков товаров. Особенно это актуально во время сезонных пиков, когда возможны ошибки и негативные отзывы в виду пересортиц;
• отчетность, система сводит все данные для анализа трендов запасов, расчетов показателей эффективности склада и выявления текущих проблем. WMS моментально сравнивает фактическое количество товаров на складе с данными учета и в случае расхождений генерирует отчеты о несоответствиях, которые могут быть использованы для выявления и устранения причин ошибок. Можно отметить такие важные отчеты, как сведения о текущей доступности товара на складе, соответствию по срокам хранения, оборачиваемости. Дополнительно WMS может включать такие функции как отслеживание партий и серийных номеров, что особенно важно для продуктов с жесткими требованиями по безопасности или чувствительных товаров (электроника, медицинские и ветеринарные препараты и т.п.). Программное обеспечение легко интегрируется с ERP и CRM и синхронизирует данные, избегая дублирования информации. В итоге снижаются затраты времени и труда на проведение инвентаризаций, значительно улучшается управление всей цепочкой поставок, минимизируются риски возникновения потерь и преждевременных списаний.

В заключении отмечу, что WMS это современный и эффективный инструмент не только для проведения инвентаризации, но и управления складом в целом. Автоматизация основных этапов операционной деятельности повышает точность данных и сокращает время проведения инвентаризации, а это позволяет компаниям оптимизировать все процессы, снижать затраты и непрерывно обеспечить высокое качество для своих потребителей.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!