Как на 50% снизить бумажные документы на складе?
Эксперт по WMS системам, генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов рассказал об автоматизации документооборота и нюансах, на которые следует обратить внимание.
В складской логистике эффективность складских операций напрямую связана с точностью и скоростью обработки информации. Так называемая «традиционная система» использования только бумажных документов всё чаще оказывается недостаточной для удовлетворения растущих требований бизнеса и сталкивается с рядом существенных недостатков:
- высокая вероятность возникновения ошибок, ручной ввод данных, потеря или повреждение документов на разных этапах операционной деятельности склада могут иметь серьёзные последствия, такие как возвраты от клиентов и снижение репутации, недостачи и разночтения в учетных данных;
- низкая скорость обработки информации, создание и обработка бумажных документов занимают значительное время и требуют определенных навыков у персонала, повышенного уровня внимательности, во многих отраслях требования к сопроводительным документам очень жесткие (например, фармацевтика, продукты питания, ветеринарные препараты, электроника и т.п). Если документооборот не автоматизирован, ключевые процессы могут быть замедлены в виду большого количества несоответствий;
- недостаточная прозрачность, отследить перемещение товаров, статус заказов и уровень запасов на складе с помощью бумажной документации иногда крайне сложно (например, когда в ассортименте представлены сотни или тысячи SKU), что затрудняет принятие оперативных решений;
- высокие затраты, печать, хранение и транспортировка бумажных документов требуют дополнительных финансовых ресурсов и затрат времени на правильное обращение (своевременное внесение изменений, архивирование, утилизация).
Современная складская логистика уже не может позволить себе работать с документами только на бумажных носителях, внедрение WMS становится необходимым шагом для оптимизации складских процессов и повышения конкурентоспособности, повышению потребительской лояльности. В этой статье поговорим о том как благодаря программному обеспечению можно фактически вдвое автоматизировать документооборот склада и как правильно подойти к выбору системы.
Документы, которые можно автоматизировать
Начинать переход с бумажных носителей можно с наиболее трудоемких или подверженных ошибкам процессов, постепенно расширяя область автоматизации. Давайте рассмотрим что именно можно перевести в электронный вид при помощи WMS.
1. Документы этапа «прием товара»
Документооборот начинается при поступлении грузов на склад и может затрагивать:
- заявки на поставку, автоматизация начинается с момента создания заказа поставщику в ERP или WMS системе;
- электронную сверку, сопоставление данных с фактическим поступлением;
- сканирование штрихкодов, быстрое занесение информации о поступившем товаре, создание документов приемки на основе сканирования и данных системы;
- формирование документов по взвешиванию и измерениям;
- создание актов о расхождениях при выявлении несоответствий при приемке (повреждения, нехватка товаров).
Таким образом, после автоматизации вместо ручного заполнения бумажных накладных, сверки физического товара с бумагами, ручного сканирования и ввода данных с WMS, многие важные для работы склада документы формируются автоматически. Система получает электронные заказы от поставщиков, содержащие всю необходимую информацию о товарах (артикулы, количество, сроки годности и т.д.), при приемке сотрудники сканируют штрихкоды на товарах, происходит мгновенное сопоставление информации. Программное обеспечение автоматически проверяет соответствие грузов и обновляет аналитические данные, формирует электронные акты приемки, которые могут быть утверждены электронными подписями.
2. Документы этапов размещения
Благодаря адресному хранению система присваивает поступившим товарам идентификаторы и самостоятельно распределяет в ячейки, что сводит к нулю пересортицы. Также это значительно повышает скорость размещения (например, благодаря AS WMS время, затрачиваемое на прием и размещение снижается до 40%) и формирует необходимые документы автоматически, также происходит фиксация факта размещения товара со всеми необходимыми данными. Таким образом, вместо ручного поиска мест для перемещения, заполнения карточек хранения, ручного передвижения товара WMS зонирует и распределяет, предоставляя сотрудникам склада указания (через ТСД) и дает возможность распечатать этикетки на мобильных принтерах.
3. Документы этапа сборки
Вместо поиска товаров по бумажным спискам, заполнения упаковочных листов вручную, с помощью WMS становится возможным оптимизировать и эффективно выстраивать маршруты отбора товаров, сокращая время и ошибки в виду влияния человеческого фактора. Работники склада получают указания о том, какие товары и в каком количестве необходимо отобрать, где они находятся, и какое оборудование использовать, сканирование подтверждает правильность отбора товара. Система автоматически формирует упаковочные листы, содержащие всю необходимую информацию для отправки и может предлагать варианты и размеры упаковок для минимизации затрат на доставку.
4. Документы этапа отгрузки
На финальном этапе движения грузов по складу происходит автоматическое создание документации на основе заказов клиентов, таких как:
- комплектовочные листы и формирование заданий для сборщиков;
- упаковочные листы с информацией об упакованных товарах, включая размеры, вес, штрихкоды;
- транспортные накладные;
- cчета-фактуры (возможна интеграция с бухгалтерией для создания автоматической выписки).
Вместо ручного оформления накладных на отгрузку, ручного сопоставления с заказами WMS формирует необходимые документы и может интегрироваться с системами транспортных компаний для автоматизации процесса отгрузки и отслеживания процесса доставки. Сканирование штрихкодов подтверждает правильность отгрузки товаров и все статусы заказов автоматически обновляются (например, «отгружен», «доставлен», «возвращен»).
5. Внутренние складские документы
WMS позволяет стандартизовать многие операции, в том числе планировать и проводить инвентаризацию, система автоматически сопоставляет данные о складских остатках, выявляя расхождения, формирует отчеты, помогает выявлять причины расхождений и улучшать управление запасами. Например, можно генерировать отчеты о списании товара для бракованного или устаревшего товара, отчеты о возврате, отчеты о движении товара, отчеты о запасах, отчеты по анализу ABC/XYZ, отчеты о минимальных и максимальных уровнях запасов и т.п.
Как перейти к «безбумажному» складу
Внедрение WMS предполагает поэтапный переход от бумажной документации и включает в себя несколько важных этапов:
1. Анализ существующих процессов. Необходимо провести тщательный анализ текущих складских операций, выявить «узкие места» и определить цели внедрения WMS, также определить исключения с документами, которые нельзя автоматизировать. Есть области, где автоматизация сложна или невозможна, требуя полного человеческого участия, программное обеспечение может проверять штрихкоды и фиксировать данные, но не может внешне оценить качество, свежесть, целостность товара. Например, оценка зрелости фруктов, проверка повреждений чувствительной электроники, определение пригодности продуктов питания «визуально». Стоит учитывать, насколько часто на складе происходит личное общение с водителями, решение вопросов по качеству и количеству товара, согласование документации между подразделениями. WMS может генерировать документы, но подписание юридически значимых договоров часто требует рукописной подписи или электронной подписи с подтверждением личности. Контроль соответствия складских операций законодательным нормам (хранение определенных видов товаров, отчетность) требует человеческого контроля.
То есть, автоматизированные системы собирают данные, но анализ этих данных, выявление тенденций, принятие решений о закупках, оптимизации складских процессов требует анализа, опыта и понимания ситуации реальным сотрудником склада Многие документы могут иметь нестандартную структуру или содержать информацию, которая трудно поддаётся формализации, поэтому анализ в процессе оценочного аудита необходим, благодаря ему станут понятны истинные потребности конкретного склада. Например, в проектах по автоматизации с AS WMS этап анализа помогает более четко составить ТЗ на автоматизацию и избежать излишних затрат со стороны клиента.
2. Выбор подходящей системы. Существует множество WMS-систем на рынке, каждая из которых обладает своими особенностями. Важно выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует специфике бизнеса и потребностям склада, при отборе \необходимо учитывать множество факторов:
- размер склада и тип бизнеса, система для малого бизнеса может иметь ограниченный функционал, в то время как крупные компании могут нуждаться в более сложной системе с расширенными возможностями и более широкой интеграцией;
- специфика складских операций, необходимо определить, какие функции WMS являются наиболее важными. Если склад занимается электронной торговлей на маркетплейсах может понадобиться система с модулем управления заказом. Приведу пример автоматизации документооборота при помощи AS WMS в сфере он-лайн торговли на разных этапах. При поступлении товаров на склад система автоматизировала такие документы как «товарная накладная», «счет-фактура», «этикетка» (с возможностью печатать ее в режиме реального времени при помощи мобильного принтера). Далее было предусмотрено создание «электронных ведомостей инвентаризаций» и «актов расхождений» на этапе хранения, при отгрузке появилась возможность в автоматическом режиме создавать «заказы», «накладные», «счета-фактуры», «маркировочные этикетки», «транспортные накладные» и т.п. Как я сказал ранее, снижение количества бумажных документов всегда эффективно отражается на общих показателях работы склада. В нашем кейсе помимо снижения числа бумажной документации на 50%, количество пересортов стало «0», скорость сборки и комплектации стала выше на 30%, точность инвентаризаций стала 100%, ошибки персонала в виду влияния человеческого фактора полностью прекратились.
3. Оценка интеграции с существующими системами, WMS должна бесшовно интегрироваться с ERP, CRM и учетными системами для обеспечения единого потока данных. Интеграция с ERP системой позволяет автоматизировать процессы закупки, производства и отгрузки товаров, обеспечить единую базу данных по запасам, что исключает дублирование информации и ошибки, улучшить планирование потребностей в материалах и получать детальные отчеты о производительности склада и эффективности цепочки поставок. Интеграция с системами TMS автоматизирует выбор оптимальных маршрутов доставки и перевозчиков, обеспечивает отслеживание грузов в режиме реального времени, значительно упрощает процесс оформления транспортных документов. Интеграция с CRM системами позволяет автоматизировать ряд процессов, таких как создание заказов, генерация счетов-фактур, обновление статуса доставки, это сокращает время обработки заказов и минимизирует риск отгрузки несоответствующих или недоступных товаров. В итоге менеджеры по продажам имеют доступ к полной истории взаимодействия с клиентом: прошлые заказы, возвраты, жалобы. Это позволяет им предоставлять более персонализированное обслуживание и повышать уровень удовлетворенности конечных потребителей и более тщательно отбирать поставщиков.
4. Бюджет, стоимость программного обеспечения может варьироваться в широких пределах, необходимо сразу закладывать в бюджет как стоимость лицензий, так и расходы на внедрение и поддержку системы. Важно выбрать поставщика WMS с хорошей репутацией, который предлагает качественную техническую поддержку и консультации и имеет реальные практические кейсы в нужной отрасли.
В заключение отмечу, что WMS способна автоматизировать до 50% бумажного документооборота на складе и, помимо этого, генерировать всю необходимую отчетность. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить такие важные показатели работы, как скорость и точность складских операций, а именно они определяют конкурентоспособность склада любой отрасли в текущих реалиях.
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!