Исключите пересорты на складе до нуля
Генеральный директор Технологии Учета, эксперт по WMS системам Александр Павлов поделился мнением по улучшению работы склада
Какие можно выделить ключевые причины возникновения пересортов?
Пересорт товаров — это ситуация на складе, когда реальное наличие товаров не совпадает с данными в учётных документах. Это может проявляться в недостаче одного товара и излишке другого, особенно если они похожи по характеристикам. Как итог компания сталкивается с задержками в поставках, дополнительными расходами и негативной обратной связи от конечного потребителя, поэтому для эффективной работы склада и обеспечения удовлетворенности важно минимизировать вероятность возникновения пересортицы. Причины могут быть разнообразными и часто связаны с несколькими факторами, которые могут проявляться одновременно. Первостепенно это, конечно, человеческий фактор, который может инициировать:
- ошибки при приемке, такие как неправильный подсчет товара при поступлении на склад, неправильное внесение информации в отношении наименований, кодов, артикулов товаров, недостаточная проверка соответствия сопроводительным документам;
- ошибки при отборе/комплектации заказов, такие как неправильный выбор товара из мест хранения, неправильная идентификация схожих товаров, отсутствие или недостаточный контроль при комплектации, неверная маркировка или вообще ее отсутствие;
- ошибки при инвентаризации, такие как неправильный подсчет товара во время поверок, некорректное внесение данных в инвентаризационные ведомости, пропуск участков склада, то есть расхождения в учете будут очевидны;
- ошибки при размещении товара на хранение, такие как неправильное размещение в зонах склада, несоблюдение правил ротации товаров (FIFO, LIFO);
- хищения со стороны работников склада в виду отсутствия установленного контроля доступа, это влечет за собой несанкционированный вынос товара, намеренное скрытие недостач;
Помимо человеческого фактора большое влияние на количество пересортиц оказывают организационные факторы компании, например:
- недостаточная автоматизация, отсутствие или неэффективное использование систем штрихкодирования, RFID-меток;
- использование устаревших систем учета, отсутствие интеграции между системами (например, между WMS и 1С, что чревато дублированием данных и как итог - путаницы);
- отсутствие стандартизации, например, четких инструкций и регламентов для работы на складе, неправильно организованное хранение товара, отсутствие системы контроля качества работы персонала, недостаточное обучение и оценка работников;
- неправильная планировка склада, неудобное расположение зон приемки, хранения, отгрузки, недостаточность мест для хранения, неправильное зонирование, приводящее к так называемому «хаосу»;
- отсутствие регулярного контроля, который должен фиксировать все несоответствия, например, во время осуществления складских операций, инвентаризаций и внутренних аудитов;
- недостаточное управление запасами в части отсутствия анализа по ассортименту, неправильного прогнозирования спроса, недостаточного контроля за сроками годности товаров, неправильный выбор поставщиков или отсутствие их оценки;
Из внешних причин, когда возникновение пересортов никак не зависят от самого склада, можно выделить
- несоответствия со стороны поставщика, то есть в том случае, когда поставка товара совершается с несоответствующими спецификациями и маркировкой, товары приходят на склад с нарушениями;
- влияние сезонности, увеличение объемов работы в пиковые сезоны может привести к ошибкам из-за перегрузки персонала склада.
Давайте рассмотрим «классические примеры» пересортиц, которые могут возникнуть на разных этапах.
| 1. Пересортицы по типу товара | Например, такие как замена модели, когда вместо заказанного ноутбука «X90» на склад поступил ноутбук «X90 Pro» или замена размера/цвета товара, вместо рубашки размера «L» синего цвета пришла рубашка размера «M» красного цвета. Чаще всего встречается замена артикула, когда вместо партии товара с артикулом «ABC-123» пришла партия товара с артикулом «ABC-321» (разные версии одного и того же продукта от одного производителя). Еще можно отметить замену типа упаковки, когда вместо коробок с 12 банками сока пришли коробки с 24 пакетами сока или вместо детского питания "яблочное пюре" пришло детское питание "грушевое пюре". |
| 2. Пересортицы по срокам годности | Например, когда потребитель получает просроченный товар по причине того, что на склад поступила партия товара с уже истекшим сроком годности или частично истекшим (несколько разных партий в одной поставке). Также это может быть несоответствие сроков годности заявленным, когда в заказе указаны товары со сроком годности до 01.01.2025, а фактически пришли товары со сроком годности до 01.01.2024. |
Чаще всего, как я уже сказал ранее, пересортицы возникают в виду влияния человеческого фактора, и примеры связаны с невнимательностью работников склада, когда товары путаются при приемке или неправильно собираются в заказ, неверно подсчитываются по количеству.
Последствия пересортицы могут быть разными, от незначительных неудобств до серьезных финансовых потерь, связанных с браком, возвратами, уходом клиентов и снижением уровня репутации.
Как снизить вероятность пересортов?
Анализ причин пересортов и принятие соответствующих мер в виде коррекций, корректирующих и превентивных мероприятий - ключ к непрерывному повышению эффективности работы склада и снижению потерь. Снизить пересорты можно за счет автоматизации операционной деятельности склада при помощи WMS, систем штрихкодирования, RFID меток. Особое внимание следует уделять стандартизации, должны быть разработаны и установлены непосредственно на рабочих местах четкие процедуры приемки, отбора, комплектации, хранения и отгрузки. Если в компании не проводятся регулярные обучения персонала, повышения квалификации, а пересорты растут, причина может быть в низкой компетенции, следует проанализировать работу персонала, чтобы разработать графики оценки навыков и минимальных знаний процессов работы. Особое внимание следует уделять регулярным аудитам, анализу несоответствий, разработке мероприятий по их устранению. Например, внедрение системы двойной проверки на нескольких этапах (приемка, отгрузка, упаковка) позволяет выявлять и исправлять ошибки до того, как они приведут к пересортице. Но если склад большой и ассортимент только растет, без автоматизации не обойтись и речь не о отдельных участках или методах, а о системном подходе. WMS позволяет автоматизировать большинство складских операций, отслеживать перемещение товаров в режиме реального времени, а также контролировать количество единиц на каждом этапе. Давайте рассмотрим детальнее на примере каждого этапа:
- Этап «приемка товара». На начальном этапе система сверяет фактическое поступление товара с данными заказа на основе сканирования штрихкодов или использования RFID-меток. Это минимизирует вероятность приемки неверного товара, автоматически формирует задания для работников склада, указывая, какие товары, в каком количестве и в какие зоны необходимо переместить, вся информация доступно и понятно доносится при помощи ТСД. WMS интегрируются с системами контроля качества, позволяя проводить проверку товара при приемке и регистрировать все несоответствия, аналитика данных системы доступна в режиме реального времени.
- Этап «размещение товара». WMS анализирует все данные о товарообороте и размещает товары в оптимальных зонах хранения (например, товары с высокой оборачиваемостью - ближе к зоне отгрузки, товары, для которых критично соблюдение внешних условий, таки как влажность и температура воздуха – в соответствующие зоны). Система самостоятельно назначает каждому месту хранения (ячейке) уникальный адрес и работники руководствуются этими адресами при размещении товара. WMS направляет работников по оптимальным маршрутам, указывая конкретные ячейки, в которые необходимо разместить товар и контролирует соответствие товара указанному адресу хранения путем сканирования штрихкодов/RFID-меток при размещении. Благодаря адресному хранению значительно повышается скорость и точность, например, благодаря AS WMS скорость операций на этом этапе возрастает фактически вдвое, а точность составляет 100%, пересорты исключаются.
- Этап «отбор и комплектация заказов». Автоматизированная система управления складом формирует задания на отбор, указывая, какой товар, в каком количестве и из каких ячеек необходимо взять для сборки заказа, работники используют сканеры для подтверждения отбора и вся информация сразу фиксируется, в случае ошибки система блокирует дальнейшее выполнение задачи до исправления несоответствия. WMS полностью оптимизирует процессы отбора, позволяя работникам одновременно комплектовать несколько заказов или отбирать товар сразу для нескольких маршрутов, оптимально задействуя и погрузочно-разгрузочную технику.
- Этап «упаковка и отгрузка заказов». Система может формировать задания на упаковку, указывая, какой товар, в какой упаковке и с какими сопроводительными документами необходимо подготовить для погрузки. Перед отгрузкой сканируются все товары, чтобы убедиться в соответствии фактического содержимого посылки заказу, WMS автоматически создает накладные, упаковочные листы и другие документы, необходимые для отгрузки. Стоит отметить, что количество документации на бумажных носителях значительно сокращается, например, благодаря AS WMS документооборот автоматизируется до 60%.
- Этап «инвентаризация товаров». Программное обеспечение позволяет проводить периодическую инвентаризацию (плановую или выборочную), сверяя фактическое наличие товара с данными и автоматически анализирует расхождения, предлагая корректирующие действия. Некоторые из представленных на рынке систем позволяют проводить инвентаризацию в реальном времени, что дает более точную картину наличия товара на складе. Помимо всего этого WMS собирает данные о пересортах, позволяя выявлять повторяющиеся ошибки и проблемные зоны, помогает анализировать причины ошибок (например, ошибки при приемке, отборе или размещении), генерирует отчеты о производительности работы склада, позволяя отслеживать эффективность процессов и выявлять узкие места в работе сменных бригад или отдельных работников.
В заключение отмечу, что эффективное внедрение Warehouse Management System требует тщательной подготовки, поскольку важно обеспечить качественную интеграцию с уже используемыми в компании ERP, TMS, CRM, обеспечить полноценное вовлечение персонала и управление запасами, не допускать возвратов от потребителей и неоправданных списаний товаров ввиду неверного хранения. Полезный функционал WMS можно настроить под конкретные потребности конкретного склада. Ошибки в заказах – это следствие, поэтому необходимо эффективно управлять всеми операциями складской деятельности, и система с этим отлично справляется, в буквальном смысле снижая количество пересортов до «0».
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
