Риски при выборе WMS для автоматизации склада

Генеральный директор «Технологии учета» и эксперт по автоматизации склада рассказал, с какими негативными последствиями могут столкнуться компании при выборе WMS.

Автоматизация склада с использованием Warehouse Management System/Система управления складом (далее по тексту - WMS) может существенно повысить эффективность логистических процессов, снизить затраты и улучшить качество обслуживания клиентов. Однако выбор и внедрение программного обеспечения сопряжено с определенными рисками для владельцев бизнеса, которые необходимо учитывать, чтобы избежать неоправданных вложений, о них поговорим в этой статье.

1. Завышенные ожидания от автоматизации

WMS - это в самом деле хорошо зарекомендовавший себя инструмент для повышения эффективности менеджмента компании в сфере складской логистики, который помогает улучшить операционную детальность, но он не выступает «панацеей» в решении глобальных задач, таких как:

• автоматизация всех процессов: система автоматизирует значительную часть деятельности, но не охватывает все бизнес-процессы, как итог, задачи, которые требуют прямого участия персонала, остаются. Например: принятие оперативных решений о размещении товаров в условиях форс-мажоров (пожар, остановка электричества, плохие погодные условия, пандемия и т.п.), осуществление внепланового ремонта помещений и оборудования, корректировка процедур контроля качества и внесение изменений в регламенты работы в виду требований законодательства, обработка нестандартных заказов, прямое общение с партнерами, клиентами и поставщиками. Влияние человеческого фактора можно минимизировать, но нельзя полностью исключить.
• немедленное повышение эффективности: Внедрение требует времени и ресурсов, необходимо настроить параметры, отладить операционную деятельность, обучить работников, при необходимости интегрировать WMS с другими системами, отработать пробный период и параллельно заниматься непрерывным изменением всех процессов компании. Результаты появятся не сразу, а постепенно, программное обеспечение не сведет к «0» все текущие потери издержки за короткий период времени.
• системное управление складом: WMS решает многие ключевые задачи в управлении, но никак не может принимать участия в стратегическом планировании развития компании, реорганизации и диверсификации бизнеса, управлять мотивацией персонала, налаживать производственную дисциплину, выстраивать важные элементы корпоративной культуры.
• простая интеграция: Интеграция с уже внедренными на складе ERP системами может быть достаточно сложной задачей, необходимо учитывать совместимость, данные, безопасность и другие факторы.
• снижение затрат без дополнительных инвестиций: автоматизация требует инвестиций в оборудование, материальное обеспечение, обучение персонала. Ожидать снижения затрат без последующих дополнительных инвестиций нереалистично, безусловно будет экономия затрат в виду снижения потерь на те же лишние перемещения и транспортировку, лишние запасы, но автоматизация склада не «разовое решение», а непрерывный процесс роста активов, оборотов, и как итог, инвестиций в развитие каждой конкретной компании.
• повышение производительности персонала: сама по себе WMS не оказывает влияние на работу персонала, но выступает отличным инструментом для мониторинга данных и выработки решений по улучшению процесса адаптации и вовлеченности, например: фиксирует пул самых частых ошибок, помогает сформировать реестр несоответствий по каждому работнику, позволяет измерять ключевые показатели результативности, автоматизирует внутренний документооборот.
• полная прозрачность данных: система в самом деле обеспечивает прослеживаемость аналитических данных и ведет контроль, но не дает исчерпывающей картины работы компании, то есть, необходимо задействовать и другие источники для получения всесторонней информации. WMS как процесс «управление складом» работает эффективно, но только в сочетании с другими бизнес-процессами – «управление закупками», «управление IT», «управление качеством», «управление персоналом», «управление оборудованием».
• гарантия успеха: успех внедрения системы зависит от многих факторов, включая правильный выбор конфигурации, квалифицированный персонал, четкое планирование и реализация проекта по автоматизации, но никто не сможет дать вам 100% гарантий по повышению рентабельности бизнеса только за счет программного обеспечения.

Чтобы избежать разочарования, необходимо реалистично оценить возможности WMS и руководствоваться ожиданиями, основанными на реальных данных, полученных после оценочного аудита всей деятельности компании, рационально подойти к существующим ресурсам и финансам, уделить время оценке рисков и построению точных прогнозов.

2. Несоответствие WMS текущим требованиям бизнеса

Одной из наиболее распространенных проблем автоматизации является выбор WMS системы, которая не полностью соответствует специфике бизнеса и его потребностям. Это может произойти по нескольким причинам:

1. Недостаточная проработка требований к системе: Перед началом поиска WMS системы необходимо провести тщательный анализ бизнес-процессов склада, определить ключевые показатели эффективности, а также сформулировать четкие требования к улучшениям, в том числе по отношению к конкурентам. Выбор надежного поставщика, который предоставляет качественную техническую поддержку и сопровождение, является критическим фактором успеха проекта. Например, при обращении к нам компаний, прежде чем автоматизировать указанные владельцем операции и этапы, мы в обязательном порядке проводим свою независимую оценку, потому что AS WMS помимо выполнения требуемого функционала должна соответствовать специфике бизнеса и опираться на реалии, чтобы показать хорошие результаты.

К основным функциям систем управления складом относятся:

• управление запасами: контроль уровня запасов в режиме автоматических инвентаризаций, рациональное задействование доступных площадей складских помещений, отслеживание всех перемещения товаров, расчет коэффициентов оборачиваемости, участие в управлении сроками годности и условиями хранения грузов, в том числе опасных.
• управление приёмкой и отгрузкой: сканирование штрих-кодов, проверка сопроводительной документации и комплектации по заданным параметрам, формирование отгрузочных документов.
• логистика внутри склада: оптимизация размещения товаров, построение оптимальных маршрутов, управление движением техники и персонала.
• мобильность: возможность доступа к системе через мобильные устройства.
• аналитика и отчетность: предоставление данных о производительности склада, эффективности использования ресурсов, формирование необходимых отчетов в любой момент времени.

При необходимости WMS должна быть интегрирована с другими IT системами предприятия, такими как ERP, CRM и TMS. Риск несовместимости может привести к высокой вероятности дублирования данных, отсутствия синхронизации во внесении изменений в процессы, несогласованности информации, сложностям в управлении складскими операциями, невозможностью обмена данными - все это затруднит управление складскими запасами, отгрузкой товаров и другими ключевыми процессами.

Так что, при выборе программного обеспечения, поставщикам необходимо задать следующие вопросы, чтобы получить полную информацию перед началом проекта автоматизации склада:

1. Какая у компании отрасль обслуживания и есть ли в наличии кейсы в этой отрасли.
2. Обладает ли поставщик необходимой сертификацией на оборудование.
3. Внедрена ли и поддерживается в компании поставщика политика взаимоотношений с клиентами, гарантийного обслуживания и постгарантийного обязательства.

Вопрос стоимости лучше тоже обсудить сразу касательно не только процессов автоматизации и настройки, но и интеграции, постобслуживания (например, ежегодная плата за поддержку, обновления, обучение персонала, в том числе вновь принимаемого), прогнозы по возврату инвестиций (окупаемость системы, повышение эффективности работы склада в цифрах в конкретные сроки с упором на уже имеющие кейсы).

Также необходимо детализировано поработать технические характеристики:

• выбрать архитектуру системы: облачная, локальная, гибридная.
• оценить масштабируемость: возможность адаптации к росту бизнеса.
• предусмотреть обеспечение надежности и безопасности: защита данных, блокировка в случае ошибок, контроль доступа, шифрование, резервное копирование, восстановление данных.
• обсудить скорость работы: производительность, время отклика, обработка больших объемов данных.

Это необходимо, чтобы избежать исков, связанных с обновлением системы (отсутствие своевременных обновлений может привести к уязвимости системы и снижению ее эффективности, простоям склада, а это неоправданные затраты) и задержками в устранении неполадок, потому что неэффективная техническая поддержка может привести к длительным ожиданиям и финансовым потерям.

Бизнес постоянно развивается, поэтому важно выбирать WMS систему, которая будет адаптироваться к изменениям в объемах складских операций, ассортименте товаров, требованиям к сервису. Бизнес-процессы склада могут меняться со временем и система должна быть гибкой, чтобы соответствовать потребностям компании.

3. Неверная оценка ROI:  

Неадекватная оценка ROI (Return on Investment/ Возврат инвестиций) при внедрении WMS также распространенная проблема, которая может привести к тому, что проект по автоматизации в итоге будет «заморожен» в виду недостаточности бюджета.

Из ключевых причин можно выделить: отсутствие четкой стратегии внедрения, измеримых целей (для них лучше использовать подход SMART), неполный анализ затрат (стоимость оборудования, программного обеспечения, обучения, консультационные услуги, дальнейшая поддержка, обновление и т.д.), недостаточная статистика по использованию исторических данных, неправильное прогнозирование (переоценка потенциальной выгоды от внедрения WMS). Следует учитывать такие риски, как задержки в реализации, проблемы с интеграцией, сопротивление персонала, неполное использование функционала.

Чтобы избежать неверной оценки ROI необходимо:

• определить цели: цели должны содержать в себе конкретные измеримые результаты за конкретный период, которые вы хотите достичь с помощью WMS.
• провести комплексный анализ затрат: учесть все затраты, связанные с внедрением системы, включая прямые и косвенные расходы.
• реалистично оценить выгоду: сделать это на основе прогнозов, использовать уже имеющуюся аналитику о работе склада для более точного прогнозирования выгоды от автоматизации.
• проанализировать риски: определить возможные риски, степень вероятности их возникновения, тяжесть потенциального вреда, разработать матрицу рисков и план действий по минимизации.
• правильно выбрать WMS: Выбрать систему, соответствующую потребностям компании, ее масштабу и специфике бизнеса.
• разработать четкую стратегию внедрения: проработать этапы внедрения, планирования ресурсов и коммуникации с персоналом.
• привлечь экспертов: консультироваться с экспертами по внедрению WMS для получения объективной оценки ROI.
• провести пилотный проект: внедрить WMS на ограниченном участке склада для проверки эффективности и дальнейшей оптимизации процесса.
• регулярно отслеживать показатели: после внедрения регулярно отслеживать ключевые показатели, чтобы оценить реальную отдачу от инвестиций.

4. Недостаточная квалификация персонала:

Успешная реализация WMS требует также наличия квалифицированного персонала, который сможет управлять системой, настраивать ее под конкретные потребности склада, а также обучать новых пользователей. Отсутствие необходимых компетенций может привести к серьезным рискам и последствиям, таким как:

• неэффективная работа системы: Неправильная настройка и эксплуатация WMS может привести к ошибкам в обработке заказов, задержкам в поставках, снижению эффективности склада, использование программного обеспечения не на полную мощность или с неверным подходом представляет собой так называемые «упущенные выгоды».
• низкой мотивации: Не обладающие необходимыми знаниями и навыками работники будут испытывать трудности в освоении новой системы, им будет сложно вливаться в рабочие процессы и это отразится на производительности, может привести к задержкам в реализации проекта, аварийным ситуациям и угрозам для здоровья и безопасности как персонала, так и грузов.

Автоматизация склада позволяет сократить штат, потому что оптимизируется число работников, необходимых для выполнения рутинных задач, это позитивно отражается на ФОТ и приводит к снижению затрат на заработную плату, страхование и обучение. Также система берет на себя выполнение опасных или трудоемких операций, минимизируя риск травм, но компетенции остаются ключевым вектором развития. Если в компании нет развитой корпоративной культуры, наблюдается постоянная текучка персонала, этот риск следует принять во внимание. При найме новых работников уделять особое внимание их текущим навыкам, опыту, готовности к обучению.

Также важно организовать качественное обучение по работе с WMS, которое должно быть комплексным и включать теоретическую часть, практические занятия, поддержку на начальном этапе использования для эффективного введения в рабочий процесс. Внедрять систему следует поэтапно, начиная с отдельных модулей или участков склада. Это позволит людям постепенно осваивать новые функции и избежать перегрузки информацией.

В заключении отмечу, что внедрение WMS – это инвестиция в будущее бизнеса, автоматизация может принести значительные преимущества, но важно понимать и минимизировать связанные с этим риски. Тщательная подготовка, грамотное планирование, выбор надежного поставщика и вовлечение персонала – ключевые факторы  успешной реализации проекта. Необходимо взвесить все "за" и "против", а также рассмотреть альтернативные варианты, прежде чем принимать решение о внедрении.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!