Когда электронные документы подписывать квалифицированной подписью, а когда простой?

В пункте 32 СГС "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России 31.12.2016 № 256н, предусмотрено два вида электронных подписей:

• простая электронная подпись (далее - простая ЭП);
• квалифицированная электронная подпись (далее - ЭЦП).

Простой ЭП является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее - Закон № 63-ФЗ). Для получения простой ЭП не требуется установки дополнительного программного обеспечения и сертификатов электронной подписи. 

К примеру, в редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" простая ЭП устанавливается посредством настройки пользователей информационной базы. Иными словами, пользователь заходит в информационную базу под своим логином и паролем и подписывает электронный документ. После этого в программе в форме электронного документа отображается информация о пользователе (пользователях), которые поставили на электронном документе свою простую ЭП.

Понятие квалифицированной электронной подписи дано в п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Ее основное отличие от простой ЭП в том, что у ЭЦП имеется ключ электронной подписи (уникальная последовательность символов для создания электронной подписи) и ключ проверки электронной подписи (уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи), указанный в сертификате.

Таким образом, простая ЭП обеспечивается логином и паролем при входе в базу, а ЭЦП нужно получать в удостоверяющем центре

• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
• акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
• решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами со счета __ (ф. 0510437);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445).

Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) подписываются ответственным исполнителем, подготовившим документ, простой ЭП, утверждаются руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и подписываются ЭЦП (пп. 35, 52.5 Методических указаний).

Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431), извещение (ф. 0510432), ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838) подписывает ЭЦП ответственный исполнитель учреждения (пп. 9, 9.8, 64 Методических указаний).

Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) подписывается ЭЦП лицом, ответственным за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращенного имущества), и простой ЭП лицом, получившим имущество в личное пользование (возвратившим имущество) (п. 18 Методических указаний).

Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии - ЭЦП (п. 40.6 Методических указаний).

Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446) подписывается ответственными исполнителями учреждения и ответственным исполнителем финансово-экономической службы учреждения простой ЭП, утверждается руководителем учреждения (иным уполномоченным им лицом) ЭЦП (п. 52 Методических указаний).

Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) подписывается членами инвентаризационной комиссии простой ЭП, председателем инвентаризационной комиссии - ЭЦП, утверждается руководителем учреждения (иным уполномоченным им лицом) ЭЦП (п. 55 Методических указаний).

Журнал операций по забалансовому счету __ (ф. 0509213) подписывается ответственным исполнителем простой ЭП, главным бухгалтером (иным уполномоченным им лицом) - ЭЦП (п. 69 Методических указаний).

Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) подписывается ответственным лицом простой ЭП (п. 71.7 Методических указаний).

Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) ЭЦП (п. 18 Методических указаний).

С 01.01.2022 электронный документооборот должны применять учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании решения Правительства РФ. Остальные учреждения должны применять новые электронные формы и регистры с 1 января 2023 года или ранее этой даты, если такие положения будут закреплены в учетной политике (п. 6 Приказа № 61н).

В 2022 году формы унифицированных электронных первичных учетных документов применяются для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе в случаях (п. 6 приложения 5 к Приказу № 61н):

• если у учреждения нет организационно-технической возможности формировать и хранить электронные документы;
• если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Одновременно электронный образ (скан копия) документа представляется лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В перечисленных случаях унифицированные формы электронных регистров бухгалтерского учета применяются для формирования документов на бумажном носителе. Листы регистров бухгалтерского учета, сформированных на бумажном носителе, должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов заверяется руководителем (иным уполномоченным лицом) и главным бухгалтером учреждения (иным уполномоченным лицом), книга скрепляется печатью учреждения (при наличии).

Где получить электронную подпись в 2022 году?