Сколько расчетных листков в месяц выдавать работнику?

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка.

С 1 января 2023 года НДФЛ с заработной платы рассчитывается и удерживается при каждой ее выплате, в том числе при выплате аванса (п. 1 ст. 223 НК РФ). В связи с этим возникает вопрос, сколько раз в месяц работодатель должен оформлять и выдавать работникам расчетные листки.

Рекомендации

В связи с изменением с 1 января 2023 года порядка уплаты НДФЛ с аванса по зарплате периодичность выдачи работникам расчетных листков не изменилась. Работодатель должен выдавать расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. При этом можно выдавать расчетные листки при каждой выплате зарплаты (например, два раза в месяц), поскольку трудовым законодательством это не запрещено.

Обосновывается это следующим.

Трудовое законодательство, устанавливая обязанность работодателей выдавать работникам расчетные листки, в то же время не предусматривает каких-либо сроков их выдачи, а также не определяет периодичность их оформления.

Расчетный листок – это документ, в котором отражается детальная информация обо всех видах и суммах выплат, входящих в состав заработной платы и начисляемых работнику за каждый отработанный месяц, в то время как на момент выплаты аванса общая сумма еще не известна, ведь после выплаты аванса работник может заболеть, уйти в отпуск, получить премию или другие выплаты, поработать сверхурочно и т.д.

Порядок извещения работников (направления им расчетных листков) работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письма Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1).

Таким образом, расчетные листки достаточно выдавать сотрудникам один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц. В расчетном листке необходимо указать информацию обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы и начисленных работнику за этот месяц.

Вывод об отсутствии у работодателя обязанности выдавать расчетный листок при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванса) подтверждается Минтрудом России в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375. В ведомстве отметили, что невыдача расчетного листка при выплате аванса не является поводом для привлечения к ответственности. Позднее аналогичную позицию в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 высказал и Роструд.