WMS - установлена, сколько ждать результат?
Порядок на складе - сложный процесс, требующий от компаний решений множества проблем, таких как: недостаток мест хранения, кадрового персонала, низкая скорость операций, ошибки сотрудников и т.п. Не рациональное ведение складского хозяйства - приводит к значительным потерям ресурсов компании, тем самым, заставляя руководство искать выходы из сложных ситуаций. Многие считают, что установив крутую WMS, положившись на богатый функционал, сразу решат все проблемы. WMS сократит численность персонала, ошибки, добавит стеллажи, да и начнёт ремонтировать поломанные станки и погрузчики. К сожалению автоматизация не всегда идёт по плану.
Почему у одних компаний автоматизация проходит успешно, а у других всё плохо? Почему на региональных складах российской сетевой компании, при единой продвинутой WMS, на одном складе порядок, а на другом полный хаос? Почему при одинаковых автоматизированных процессах диаметрально противоположные результаты, WMS система не сильно помогает?
Попробуем разобраться какие факторы и ситуации оказывают влияние на процессы склада, на чём необходимо заострить внимание. Обстоятельства могут быть разные, как внешние, так и внутрискладские, вот примерные из них:
- Неравномерная нагрузка на склад. Причина может заключаться в разнородной работе отделов закупок и транспортной логистики, отсутствии квалифицированного персонала. Филиалы и склады компании находятся в разных регионах, руководители разные, поставщики разные, транспортные компании тоже. Например, Склад №1 получает продукцию от поставщиков по графику, вовремя принимает и размещает товар. Зона приёма всегда подготовлена к выгрузке транспорта, свободная. Сотрудники смены выполняют сменное задание, уходят с работы вовремя. На филиале работает высококвалифицированный персонал, и сотрудники получают высокие оценки работы. А Склад №2 получает продукцию от поставщика вне графика, с постоянными перебоями. То приходит поставка в неполном объёме, то ошибочно заказан товар, или транспорт приходит с задержкой. Склад принимает продукцию с опозданием, на приём и разборы ситуаций тратит много времени, не успевает размещать товар по ячейкам. Зона приёмки постоянно переполнена, вновь прибывший транспорт выгружать некуда. При неравномерной нагрузке и постоянной спешке появляются: ошибки, простои транспорта поставщика и транспортных компаний, переработки сотрудников. Склад №2 не выполняет сменное задание, временные нормативы приёма. Работа отделов не продуктивна, а организация, планирование и контроль поставок - на низком уровне из-за неопытных сотрудников отдела закупок и транспортной логистики. Данные обстоятельства «прицепом» влекут за собой низкую эффективность работы Склада №2.
- Неверное зонирование площадей помещений и недостаток складских ворот. На Складе №1 в зоне приёма 300 кв.м. расположены трое ворот, а на Складе №2 одни ворота и площадь 100 кв.м. Соответственно, при одинаковых объёмах поставок, Склад №1 на разгрузку ставит сразу три машины, а Склад №2 постоянно собирает очередь. При всех управленческих хитростях и настройках WMS, пропускная способность Склада №2 всегда будет ниже.
- Частое отключение электроэнергии. Склад №1 работает стабильно и без перебоев, когда Склад №2 при частых отключениях тратит время на запуск генераторов, и перезагрузку системы. Понятно, что WMS без «света» не работает совсем, так и данное неудобство сильно влияет на скорость обработки складских операций.
- Нехватка, поломка складской техники или оборудования (погрузчиков, станков и т.п.). Например, руководители Склада №1 заблаговременно заложили в бюджет средства на техническое обслуживание и ремонт техники (АКБ погрузчиков и ричтраков, запчасти для штабелеров и станков). Заранее заказали расходники и запчасти, своевременно выполнили ремонт и ТО. Подготовившись к «сезону» Склад №1 работает стабильно, без остановок. А на филиале Склада №2 не учли такие затраты, решили повременить. Из-за частых поломок Склад №2 работает с перебоями. Ситуация приводит к очередям автотранспорта на складской территории, скорость операций замедляется, растёт число недовольных клиентов.
Повседневных обстоятельств много и указанные выше, лишь часть из них. Можно отметить, что WMS малым образом может повлиять на эффективную работу склада, и автоматизация посредством установки программы - это не единственный способ решения складских задач. Получается, что для достижения результата от установки системы, нужна подготовительная работа, т.е. логистическая оптимизация бизнес-процессов. Маленьким или начинающим компаниям можно воспользоваться опытом складских работ у крупных предприятий.
Таким образом, перед установкой WMS, с целью повышения эффективности процесса автоматизации, логистических систем, снижения основных издержек возникающих в ходе бизнес-процессов, а также повышения уровня обслуживания клиентов, следует провести подготовительные работы:
- Разработать методику (регламент) как способ контроля и оценки деятельности бизнес-структур компании по функциональному направлению Логистика. Эффективность системы логистики каждой бизнес-единицы оценивается по направлениям:
- финансовые показатели
- транспорт
- склады
- выполнение установленных технологий работы и т.п.
Периодичность оценки подразделений производятся: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.
- Определить контролируемые параметры, критерии оценок логистической системы, сотрудников, а также складских процессов и операций в рамках объективных ключевых показателей эффективности (KPI). Используются как основные - производительность и качество выполненных работ, например:
- производительность: кол-во обработанных (принятых/отгруженных/внутренних) строк на 1 сотрудника
- качество: количество ошибок на 1000 (принятых/отгруженных/внутренних) строк, как по каждому отдельному сотруднику, так и складу в общем
- % опозданий оприходования продукции от поставщиков
- % неотгруженных заказов клиентам за период
- % заказов, в которых обнаружены ошибки
- % заказов, в которых обнаружен брак
По итогам работы можно анализировать эффективность работы отделов предприятия, определить выполненные цели, премиальную составляющую, оценить работу как отдельного сотрудника, так и подразделения в целом. Установка WMS системы будет помогать развивать и определять KPI.
- Выполнить описание бизнес-процессов компании «как есть», чтобы понять как реально работает склад. Весь технологический процесс с момента производства или поступления продукции, до момента его отгрузки, необходимо разделить на бизнес-процессы, охватывающие законченный цикл складской обработки товаров. Каждый бизнес-процесс состоит из отдельных последовательных операций, где после завершения одного процесса, за ним следует другой. Процессы грузопереработки предприятий могут отличаться друг от друга, но выделяют основные:
- приём и сортировка товара
- размещение товара из прихода по местам хранения
- оптимизация хранения продукции
- отбор заказов
- контроль (как дополнительный пересчёт заказа по количеству и его проверка на целостность после передвижений по складу)
- комплектация/сборка заказов
- отгрузка
- инвентаризация
- После описания процессов необходимо определить «проблемные места», т.е. обнаружить и удалить неэффективные операции, попытаться улучшить их до необходимого уровня, например:
- снизить нагрузку склада за счёт упорядочивания плана поставок от отдела закупок
- сменить перевозчика (проблемную транспортную компанию)
- регламентировать поток заказов на склад от отдела продаж
- перераспределить складские зоны используя каждый квадратный метр площади склада
Проблемные места разные, к примеру:
- нехватка места, объёмы закупок у поставщика превышают ёмкость мест хранения склада
- несвоевременная приёмка товара или его размещение
- неверно спланированы зоны склада
- увеличенное время отбора заказа
- задержка транспорта доставки из-за несвоевременной загрузки
- Провести ТО, ремонт складской техники и оборудования, т.к. независимо от размеров склада и масштаба его грузооборота, без техники - работа остановится. Ни на одном из складов товар не лежит без движения. Паллеты, коробки, контейнеры перемещают с места на место, укладывают на хранение, поднимают наверх, спускают вниз, собирают и отгружают заказы. Для каждого из этих действий нужна спецтехника и оборудование:
- стеллажи: фронтальные, набивные, бытовые, гравитационные
- грузоподъёмное оборудование: штабелёры, погрузчики, ричтраки, лифты
- транспортировочное оборудование: рохли, электрические перевозчики паллет, роликовые системы для перемещения разного типа грузов, транспортёры
Также необходимо учесть реалии современной логистики, т.е. сроки поставок и монтажа складского оборудования. Как показывает практика, для сохранения сроков реализации проекта, оборудование (стеллажи, транспортёры, погрузчики, запчасти) нужно заказывать заранее, т.к. оборудование не всегда приходит вовремя.
Использование подготовленной техники приносит ряд преимуществ:
- помещения и пространство склада используются наиболее эффективно
- снижаются временные затраты на погрузку и выгрузку
- рост производительности и облегчение труда сотрудников склада
- уменьшение себестоимости логистических операций
- рост безопасности выполняемых работ
- рост скорости обслуживания клиентов и выполнения заказов
- выполнение сроков автоматизации проектов
- Провести работу с персоналом склада, распределить численность и обязанности для выполнения складских операций. Если склад маленький, то обычно кладовщики выполняют все виды операций и сложностей с распределением обязанностей не возникает. А например, крупному региональному центру, с большим количеством рабочих групп потребуется разделение кадровой структуры с распределением обязанностей на: управленческие, организационные, исполнительские.
Так всё-таки, WMS установлена, сколько ждать результат? Когда, как положено, заработает склад?
Работа нашей компании по установке WMS систем за 2022 год показала, что из 14 проектов:
- Девять выполнено в полном объёме и в срок. (64.2%).
- Четыре выполнены полностью, но с увеличенными сроками. Инициатива изменения сроков исходила от заказчика, т.к. в процессе автоматизации были произведены работы по установке оборудования линий производства (затянуты сроки поставок оборудования заказчику). Выполнены доработки по системам учёта и WMS, что тоже потребовало изменения сроков. (28.6%)
- Заморожен один проект на неопределённое время, т.к. заказчик в процессе автоматизации временно остановил финансирование склада (не хватило средств для переделки полов помещений, установки дополнительных стеллажей и т.п.). (7,2%)
Из тринадцати успешно выполненных проектов 2022 года, все организации пользуются WMS системой, но процессы автоматизации происходили по-разному, результаты тоже разные. Некоторые заказчики обслуживают свои системы учёта в нашей компании по договору ИТС (информационно технического сопровождения), т.е. регулярно обращаются за консультациями, доработками, обновлениями. Информация о работе склада после установки WMS нам известна, т.к. с клиентами мы продолжаем общаться. Что можно отметить, успех после автоматизации наступает быстрее, если в компании:
- функционирует отдел складской и транспортной логистики
- бизнес-процессы максимально продуманы (всегда существует план «Б»)
- работы групп регламентированы, взаимодействия между ними организованы
- сотрудники работают по инструкциям (действия доведены до автоматизма)
- разработана система наставничества персонала (для быстрой адаптации навыков сотрудников под требования компании)
- ведётся учёт и анализ работы групп по установленным маркерам KPI
- производится периодичность оценки рабочих подразделений
- своевременно обслуживается оборудование и складская техника
Работа в проектах данных компаний изначально идёт как по маслу: быстро проходят этапы обучения, тренировки операций на тестовых документах, запуск в промышленную эксплуатацию на «боевых» документах с реальным товаром. Между рабочими группами проекта постоянно поддерживается диалог, на ходу решаются возникшие вопросы и ситуации.
В компаниях где логистики нет, дела обстоят гораздо хуже. Заказчики хотят улучшить работу склада, но не понимают значения, или последствий от сформированных бизнес-процессов. Успех от автоматизации наступает медленно или не наступает вообще, если в ходе установки WMS:
- Нет чёткого толкования необходимого функционала операций. Заказчик постоянно находится в поиске «улучшайзеров» процессов и не понимает на каком чётко остановиться. По его инициативе, в процессе автоматизации, функционал может координально или не раз изменяться. Это влечёт за собой оперативные корректировки алгоритма работы ПО разработчиком, а иногда разработки функционала заново - с нуля. Также происходит увеличение стоимости и сроков реализации проекта.
- В процессе автоматизации у заказчика часто меняется состав ключевых участников проекта: руководитель предприятия, руководитель проекта автоматизации, заведующий складом или складской группы. Пока найдут ответственного сотрудника, потом пока новый участник войдёт в курс дела и дойдёт до сути, уходит драгоценное время. Также требуются дополнительные ресурсы от разработчика ПО.
- Текучесть кадров складского персонала.
- Несвоевременные поставки оборудования или сроки его монтажа заставляют заказчика увеличивать сроки реализации проекта. Сотрудники не могут приступить к работам с ТСД, продолжают их выполнять по старинке, либо одни рабочие группы ждут готовности других.
- Регулярные остановки работы склада из-за поломок техники или оборудования.
Когда проблемы решаются в ходе автоматизации, целевой результат наступает позже, т.к. для адаптации и достижения навыков с новыми технологиями, сотрудникам требуется больше времени. Иногда, у заказчика возникает вопрос, как бы вообще закончить автоматизацию, не говоря о положительных логистических результатах. Многие только в процессе внедрений начинают понимать, какую огромную подготовку следовало провести.
Рассмотрев факторы и ситуации можно прийти к выводу, что чем детальней подготовлен склад с позиции логистики, определены цели, выше знания и уровень сотрудников компании, выше заинтересованность руководителя проекта, который сможет организовать процессы, тем проект будет успешнее. Позитивный результат работы наступит раньше. Всё-таки система управления складом - это программный продукт, не являющийся лекарством от всех болезней. Есть у матёрых логистов хорошая пословица: «Оружие (техника) в руках аборигена - кусок железа?», так и WMS в неопытных руках - опасное оружие, умеющее породить автоматизированный хаос. WMS - это всего лишь механизм продуманных процессов, где для достижения логистических целей программу нужно настроить, научиться ей пользоваться.
Всем позитивной работы, рациональных складских операций, положительных результатов и роста довольных клиентов!
