Нужно ли брать согласие работников на передачу персональных данных и издавать приказ об их передаче в ФСС России?
Вопрос аудитору
В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ работодатель должен передать в ФСС России сведения о застрахованных лицах, которые необходимы фонду для назначения и выплаты им пособий. Нужно ли в связи с этим издавать приказ о передаче персональных данных в ФСС России?
Брать согласие у работника и издавать приказ о передаче персональных данных в ФСС России не требуется.
Обоснуем ответ.
С 01.01.2022 изменился порядок взаимодействия работодателя с ФСС России, а также работника с работодателем и фондом.
Все взаимодействие между работодателем и ФСС России осуществляется с помощью системы электронного документооборота фонда (СЭДО). Формат взаимодействия определяется ФСС России. Это установлено п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010 (далее – Правила № 2010).
ФСС России назначает и выплачивает пособия на основании сведений и документов, представляемых работодателем, а также сведений, которые есть у самого фонда либо запрашиваются им у других государственных органов и внебюджетных фондов (прежде всего у ПФР и ФНС России).
Поэтому работники обязаны при трудоустройстве или в период работы представить работодателю сведения о себе, необходимые для выплаты пособия (ч. 13 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее – Закон № 255-ФЗ) и п. 6 Правил № 2010). Сведения о работнике оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. Также работник обязан своевременно извещать работодателя об изменении этих сведений (ч. 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
При получении указанных выше сведений работодатель обязан передать их в территориальное отделение фонда по месту своей регистрации не позднее 3 рабочих дней с момента получения от работника (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Поскольку взаимодействие работодателя с ФСС России осуществляется с использованием СЭДО, документы для назначения и выплаты пособий необходимо направлять в территориальное отделение фонда через СЭДО в электронном виде.
Персональными данными признаются любые сведения, которые прямо или косвенно относятся к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", далее – Закон № 152-ФЗ). Сведения о работниках (фамилия, имя отчество, должность (профессия), структурное подразделение, в котором трудится сотрудник, страховой стаж, размер заработной платы и др.) относятся к персональным данным.
Одним из условий обработки персональных данных работников является получение работодателем согласия на это работников (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Однако в некоторых случаях получать такое согласие не требуется. В частности, работодатель может осуществлять обработку персональных данных работника без его согласия, если это необходимо для выполнения оператором (работодателем) обязанностей, возложенных на него законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
В соответствии с абз. 15 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами, в частности, Федеральным законом от 16.07.1999 № 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" и Законом № 255-ФЗ.
Указанные Федеральные законы и Правила № 2010 не предусматривают получения работодателем согласия работников на передачу их персональных данных в ФСС России, а также издания работодателем приказа о передаче персональных данных в ФСС России.
Таким образом, передача в ФСС России персональных данных работников, необходимых для назначения и выплаты пособий, осуществляется без их согласия. Это следует из абз. 3 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве".