Как выбрать WMS систему для управления складом

Стратегический выбор WMS для склада

Современный склад – это высокоинтеллектуальная экосистема, где технологии определяют эффективность бизнеса. В центре этой системы находится WMS-решение, способное изменить к лучшему операционные процессы.

Выбор WMS определяет, насколько эффективно склад будет обрабатывать приемку, размещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. Ошибка на этом этапе приводит к лишним затратам, сложной доработке программного обеспечения и сопротивлению сотрудников.

Чтобы выбрать WMS, компании необходимо оценить не только список функций, но и соответствие системы текущим бизнес-процессам, инфраструктуре, ассортименту и планам развития. Оптимальное решение должно помогать управлять складом, а не просто дублировать возможности учетной программы.

В этой статье мы рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются склады, и расскажем, как система управления складом (WMS) может помочь их решить. Вы узнаете о различных типах автоматизации склада, преимуществах, и о том, как выбрать WMS систему и внедрить ее на вашем предприятии.

Что такое WMS и почему ее стоит внедрить на предприятие?

WMS автоматизирует все ключевые процессы на складе: приемка, отгрузка товаров и другие важные операции. Руководители получают точную и актуальную информацию о состоянии запасов, отслеживают перемещение грузов и контролируют работу сотрудников.

В результате повышается производительность труда, снижаются риски ошибок и улучшается управление складскими процессамт.

Внедрение системы управления складом позволяет:

● Ускорить сборку товаров в 2,5 раза;

● Оптимизировать приемку на 40%;

● Сократить время инвентаризации в 4 раза;

● Высвободить до 20% складских площадей;

● Уменьшить потери от брака в 3 раза.

Представим склад электронной коммерции, который после внедрения WMS сократил время комплектации заказов с 3 часов до 45 минут, но уменьшив количество ошибок на 60%.

Такое программное обеспечение автоматизирует складские операции, от обработки заказов до учета комплектующих. Оно объединяет складской и бухгалтерский учет, сокращает ошибки персонала и упрощает инвентаризацию. В итоге компания экономит время и деньги.

Как правильно выбрать WMS-систему

Перед тем как рассматривать конкретные программные продукты, компания описывает текущую работу склада. Анализируют приемку товара, размещение, внутренние перемещения, пополнение зон отбора, комплектацию, упаковку, отгрузку, возвраты и инвентаризацию.

Важно зафиксировать не только последовательность действий, но и реальные проблемы. Например, склад может терять время из-за поиска продукции, использовать бумажные задания, сталкиваться с пересортицей или не иметь достоверных остатков в режиме реального времени.

На первом этапе собирают следующие данные:

• площадь и конфигурацию складского помещения;
• количество зон и мест хранения;
• число артикулов и единиц хранения;
• объем приемки и отгрузки;
• количество заказов в день;
• число сотрудников по сменам;
• характеристики товаров;
• сроки годности и правила работы с партиями;
• используемое оборудование;
• учетные и торговые программы;
• требования к отчетности;
• планы масштабирования.

Выбор WMS должен основываться на измеримых задачах. Если компании требуется повысить скорость комплектации, в критерии включают производительность отбора и удобство маршрутизации. Если главная проблема связана с точностью остатков, внимание уделяют адресному хранению, контролю операций и работе с терминалами сбора данных.

Когда необходимо внедрить автоматизированную систему управления складом?

Первый очевидный индикатор — значительные складские площади. Если ваш логистический комплекс превышает 1000 квадратных метров, а номенклатура товаров насчитывает более 500 позиций, WMS перестает быть роскошью и становится операционной необходимостью.

Большая потребность во внедрении WMS возникает при:

● Работе с размещением товаров, имеющими строгие сроки годности (продукты питания, медикаменты, косметика);

● Необходимости отслеживания партий и серийных номеров;

● Риске потери товара с истекшим сроком реализации.

Какие виды WMS систем существуют на рынке

WMS различаются по архитектуре, способу поставки, масштабу и глубине функционала. Перед сравнением необходимо определить, какая модель соответствует ресурсам компании и требованиям к управлению складскими процессами.

1. Облачные решения

Облачная система размещается на инфраструктуре поставщика. Компания получает доступ через интернет и не обязана самостоятельно приобретать серверы, обслуживать их и устанавливать обновления.

Преимущества облачной модели:

• быстрый старт;
• предсказуемые платежи;
• снижение расходов на инфраструктуру;
• централизованное обновление;
• возможность подключать удаленные склады;
• удобное масштабирование.

Ограничения связаны с качеством интернет-соединения, требованиями к защите данных и зависимостью от условий поставщика. Перед подключением необходимо проверить резервирование, порядок выгрузки данных и возможность интеграции с учетными системами.

2. Локальные системы

Локальная WMS устанавливается на серверах компании. Такой формат дает больше контроля над инфраструктурой, настройками безопасности и доступом к базе.

Локальная модель может подойти крупному предприятию с развитой ИТ-службой, повышенными требованиями к защите данных или сложной внутренней архитектурой. При этом компания самостоятельно участвует в обновлении, резервном копировании и поддержке оборудования.

3. Коробочные решения

Коробочный программный продукт содержит набор готовых функций и типовых сценариев. Его можно быстрее запустить, если процессы склада не имеют сложной специфики.

Преимущество коробочного решения - относительно понятная стоимость и меньшая зависимость от разработки. Недостаток - ограниченная гибкость при нестандартной логике работы.

4. Настраиваемые системы

Настраиваемая WMS позволяет изменять правила размещения, отбора, резервирования, пополнения и обработки исключений. Такой вариант подходит компаниям, которым требуется учитывать сложную структуру склада, особые условия хранения или несколько форматов заказов.

Чем больше доработок включено в проект, тем выше стоимость внедрения и требования к сопровождению. Поэтому нестандартные функции следует добавлять только тогда, когда они действительно решают бизнес-задачи.

Российский рынок WMS решений

Рынок WMS программ в России предлагает широкий спектр решений для автоматизации работы склада. Каждый бизнес, от небольшого магазина до крупного логистического центра, найдет подходящую для себя систему. Давайте рассмотрим наиболее популярные варианты и выделим их ключевые особенности.

● 1С:WMS Логистика – безусловный лидер рынка. Она автоматизирует все складские процессы и обеспечивает надежную поддержку пользователей, регулярные обновления и интеграцию с другими системами.

● InStock – универсальное решение, позволяющее автоматизировать любые складские задачи. Она подходит для бизнеса любого масштаба и предлагает широкий функционал.

● GESTORI Pro – специализированное решение для ритейла. Оно не только автоматизирует складские операции, но и позволяет вести кассовый учет и формировать необходимые отчеты.

● EME.WMS – идеальный выбор для тех, кто работает с продуктами с ограниченным сроком годности. Она позволяет контролировать сроки годности, вести учет приходов и расходов, а также выбирать оптимальные условия хранения для разных видов продукции.

● LM7 – это мощная система для управления складом в режиме реального времени. Она предоставляет полный контроль над всеми складскими процессами и позволяет быстро реагировать на изменения.

● Buhta: WMS – уникальное решение, сочетающее в себе гибкость и функциональность. Программа позволяет автоматизировать все процессы, связанные с приемкой и адресном хранением любой продукции, и легко адаптируется к специфике вашего бизнеса.

● YolkaWMS – высокопроизводительная система с широкими возможностями настройки. Она позволяет интегрироваться с любым складским и торговым оборудованием и не требует покупки лицензии, достаточно оформить подписку.

● РосБизнесСофт WMS – обеспечивает полный контроль над всеми складскими операциями. Программа позволяет в любой момент получить информацию об остатках, сроках годности и сформировать необходимые документы.

● Manhattan SCALE – оптимальное решение для средних и крупных складов. Программа позволяет соблюдать различные требования к системе хранения товаров и подходит для выполнения стандартных складских операций.

● LEAD-WMS – высоконастраиваемая программа, разрабатываемая под индивидуальные требования каждого клиента.

Критерии выбора программного продукта WMS

Функциональные возможности

Функционал системы должен соответствовать операциям склада. Базовый набор обычно включает приемку, размещение, перемещения, подбор, упаковку, отгрузку, возвраты и инвентаризацию.

Отдельно оценивают работу с:

• партиями и серийными номерами;
• сроками годности;
• комплектами и наборами;
• различными единицами измерения;
• возвратами;
• браком;
• кросс-докингом;
• волновой комплектацией;
• частичной отгрузкой;
• резервированием;
• маркировкой.

Важно проверить, как система обрабатывает нестандартные ситуации. В реальной работе встречаются расхождения при приемке, поврежденные упаковки, отсутствие штрихкода, пересорт и отмена заказа после начала комплектации.

Интеграции

WMS редко работает изолированно. Она должна обмениваться данными с ERP, бухгалтерской программой, интернет-магазином, маркетплейсами, транспортными сервисами и оборудованием.

При оценке интеграций проверяют:

• состав передаваемых данных;
• формат сообщений;
• периодичность обмена;
• обработку ошибок;
• повторную отправку;
• синхронизацию остатков;
• передачу статусов;
• защиту каналов;
• наличие журналов обмена.

Слабая интеграция способна свести к нулю преимущества автоматизации. Например, если заказы передаются с задержкой, склад будет получать устаревшие задания, а клиенты — несвоевременную информацию о статусе доставки.

Оборудование

Для работы системы могут потребоваться терминалы сбора данных, принтеры этикеток, сканеры, весы, RFID-оборудование, конвейеры и рабочие станции.

Необходимо проверить совместимость устройств, устойчивость беспроводной сети и условия эксплуатации. Если терминал теряет соединение в отдельных зонах, сотрудники не смогут своевременно подтверждать операции.

Удобство для сотрудников

Даже функциональная система не принесет ожидаемого эффекта, если интерфейс сложен для пользователей. Оператор должен быстро находить нужную операцию, видеть понятные подсказки и получать инструкцию при возникновении ошибки.

При демонстрации программы полезно проверить реальные сценарии:

- приемка поставки;

- размещение товара;

- пополнение зоны отбора;

- комплектация заказа;

- обработка расхождения;

- инвентаризация;

- оформление отгрузки.

Демонстрация должна проходить не на абстрактных данных, а на сценариях конкретной компании.

Масштабируемость

Система должна сохранять производительность при росте количества пользователей, заказов, артикулов и складских площадок. Возможность подключить новый объект без полной замены решения снижает будущие расходы.

При сравнении уточняют, можно ли добавить новые зоны, юридические лица, склады, роли и каналы продаж. Также оценивают ограничения по количеству операций и пользователей.

Стоимость владения

В бюджет включают не только лицензию. Полная стоимость состоит из нескольких частей:

• лицензии;
• внедрения;
• интеграций;
• оборудования;
• подготовки данных;
• обучения;
• технической поддержки;
• обновлений;
• дополнительных разработок;
• расширения числа пользователей.

Дешевое решение может оказаться затратным в эксплуатации, если требует большого количества доработок. Более дорогая система иногда быстрее окупается за счет снижения ошибок и роста пропускной способности.

Внедрение WMS

Выбор внедрение WMS не заменяет полноценного проектирования. После принятия решения компания формирует рабочую группу, назначает владельца проекта и утверждает план работ.

Типовой процесс включает:

• обследование склада;
• описание текущих и целевых процессов;
• разработку технического задания;
• подготовку справочников;
• настройку системы;
• создание интеграций;
• подготовку инфраструктуры;
• тестирование;
• обучение сотрудников;
• пилотный запуск;
• переход в промышленную эксплуатацию;
• сопровождение.

Перед тем как внедрить систему, необходимо определить критерии приемки. Компания заранее фиксирует, какие операции должны выполняться без ошибок, какой уровень точности требуется и какие показатели будут сравниваться после запуска.

Подбор WMS лучше проводить с участием будущих пользователей. Кладовщики, руководители смен и логисты видят практические ограничения, которые могут не проявиться на презентации. Их участие помогает оценить реальное удобство программы.

Пилотный запуск

Пилот позволяет проверить решение на одной зоне, группе товаров или отдельной смене. Такой формат снижает риски и дает возможность исправить настройки до перевода всего склада.

Во время пилота контролируют:

• точность остатков;
• время приемки;
• длительность размещения;
• скорость комплектации;
• количество ошибок;
• устойчивость интеграций;
• нагрузку на персонал;
• работу оборудования.

После завершения пилота составляют перечень замечаний и принимают решение о масштабировании. Если показатели не достигнуты, систему дорабатывают или корректируют организацию процессов.

Работа с WMS и без

Без WMS склад может работать при небольшом ассортименте, низком количестве заказов и простой структуре операций. В этом случае ручного учета или возможностей учетной программы иногда достаточно.

Однако при росте бизнеса появляются ограничения:

• сотрудники тратят время на поиск товара;
• информация об остатках обновляется с задержкой;
• увеличивается пересортица;
• сложнее контролировать адреса хранения;
• растет зависимость от опыта отдельных работников;
• инвентаризация занимает больше времени;
• руководитель не видит полную картину операций.

WMS помогает организовать управление складскими процессами на основе заданий и подтвержденных действий. Система фиксирует каждую операцию, показывает текущее состояние заказа и позволяет анализировать эффективность работы.

Как оценить результат выбора

Результат оценивают не по количеству функций в презентации, а по достижению целей бизнеса. Для этого до начала проекта фиксируют базовые значения показателей.

Обычно анализируют:

• точность складского учета;
• долю заказов без ошибок;
• время обработки поставки;
• производительность комплектации;
• продолжительность инвентаризации;
• количество возвратов;
• уровень использования площади;
• число незавершенных заданий;
• время реакции на исключения.

Если система работает стабильно, но показатели не улучшаются, необходимо проверить настройки и организацию процессов. Возможно, сотрудники обходят часть операций, справочники содержат ошибки или алгоритмы не соответствуют фактической работе.

План эффективного внедрения системы управления складом

1.  Внедрение современной системы управления складом — комплексный процесс, требующий тщательной подготовки и профессионального подхода. Представляем детальный алгоритм действий для успешной реализации проекта.Формирование проектной команды:

● Назначьте опытного руководителя проекта;

● Подберите специалистов с глубоким пониманием складских операций;

● Распределите зоны ответственности между участниками команды.

2.  В команду часто включают логиста, IT-специалиста, начальника склада и представителя руководства.Комплексный анализ текущих складских процессов: детально исследуйте существующие бизнес-процессы, особенности учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ), документооборот и текущие схемы работы персонала.

3. Диагностика проблемных областей. Выявите и зафиксируйте:

• Узкие места в логистике;
• Хронические задержки;
• Не оптимальные маршруты;
• Потери времени и ресурсов.

Наш совет: используйте метод визуализации процессов через составление блок-схем.

4. Формулировка целевых задач. На основании проведенного анализа четко определите:

• Первоочередные цели внедрения WMS;
• Ожидаемые показатели эффективности;
• Критерии успешности проекта.

Проведите тщательный маркетинговый анализ решений и сравните функционал различных систем. Вы можете протестировать несколько вариантов и в результате принять взвешенное решение.

Работа склада: до и после внедрения WMS

До внедрения WMS на складе производится ручной учет товаров, высокий риск человеческой ошибки, длительные операции инвентаризации, сложности с отслеживанием остатков и низкая прозрачность складских процессов.

После внедрения WMS вы получите Автоматизированный учет, минимизацию ошибок, быструю инвентаризацию, моментальный доступ к информации об остатках и полный контроль логистических процессов.

Внедрение WMS — это не разовое мероприятие, а долгосрочный процесс оптимизации складской логистики.

Типичные ошибки при выборе

Компании часто сталкиваются со следующими проблемами:

• выбор программы только по стоимости лицензии;
• ориентация на количество функций без проверки сценариев;
• отсутствие анализа текущих процессов;
• недооценка интеграций;
• игнорирование подготовки данных;
• отсутствие пилотного проекта;
• чрезмерное количество доработок;
• недостаточное обучение;
• отсутствие плана поддержки;
• отсутствие расчета стоимости владения.

Правильнее сравнивать не отдельные функции, а способность решения закрывать конкретные задачи. Важно запросить у поставщика описание проекта, сроки, состав команды, условия сопровождения и порядок обработки изменений.

Итоговые рекомендации

Чтобы подобрать решение для склада, компании следует последовательно выполнить несколько действий:

1. Описать текущие складские процессы.
2. Зафиксировать проблемы и измеримые цели.
3. Сформировать требования к функционалу и интеграциям.
4. Определить ограничения по бюджету и срокам.
5. Составить короткий список подходящих продуктов.
6. Проверить сценарии на демонстрации.
7. Запросить расчет полной стоимости владения.
8. Провести пилот или тестирование.
9. Согласовать план внедрения и обучения.
10. Утвердить порядок технической поддержки.

Таким образом, выбор wms системы должен быть основан на особенностях бизнеса, а не на популярности продукта. Если компания заранее анализирует процессы, проверяет сценарии и оценивает дальнейшее сопровождение, вероятность успешного запуска существенно повышается.

Александр Павлов

Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!