Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника?

Работодатель не вправе хранить в личных делах сотрудников копии паспорта, СНИЛС и ИНН. В случае хранения этих документов в личном деле работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Обоснуем ответ.

Обязанность оформлять личные дела предусмотрена в отношении государственных и муниципальных служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.

Однако если в коммерческой организации принято решение вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в локальном нормативном акте (например, в Положении о ведении личных дел работников).

В личных делах работников могут храниться следующие документы:

• анкета, автобиография, резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка (если ведется).

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку ("Дело"). В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.

Согласно п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609, к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам работников, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.

Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Паспорт, СНИЛС и ИНН признаются персональными данными.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ) персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться согласно требованиям Закона № 152-ФЗ.

Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей (ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения трудового договора с сотрудником, поэтому их предоставление определяется целью заключения договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.

Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных. Судьи указывают, что при хранении в личном деле копий страниц паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника,  определенный законодательством (см. определение Шестого КСОЮ от 07.09.2023 по делу № 8Г-19305/2023[88-20602/2023], апелляционное определение Верховного Суда Республики Татарстан от 16.03.2023 по делу № 33-4986/2023, решение Первомайского районного суда г. Мурманска Мурманской области от 20.07.2020 по делу № 2-2077/2020).

Напомним, с 30 мая 2025 года выросли штрафы за нарушения в сфере обработки персональных данных. Так, за обработку персональных данных, которая не соответствует целям их сбора, установлены штрафы (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП – от 50 000 до 100 000 руб.,
• для организаций – от 150 000 до 300 000 руб.