Должен ли бухгалтер подписывать УПД своей электронной подписью?

18 апреля 2024

Вопрос аудитору

Бухгалтер оформляет документы по сделке. Саму сделку проводит директор. Должен ли бухгалтер подписывать оформляемый им УПД своей электронной подписью на основании машиночитаемой доверенности? Или это должен делать директор, который совершает сделку?

Подписывать первичные документы могут лица, совершившие сделку (операцию), а также ответственные за ее оформление. Кроме того, это могут быть лица, ответственные за оформление свершившегося события (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ).

Обоснуем ответ.

Перечень лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Подпись лица, совершившего сделку (операцию), и лица, ответственного за правильность ее оформления, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события, является обязательным реквизитом первичного учетного документа (письмо Минфина России от 12.12.2016 № 07-01-09/74291).

Право подписи может быть оформлено приказом руководителя организации либо доверенностью (пп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (ИП), в соответствии с законодательством РФ.

Если организация использует УПД, то при его оформлении в электронном виде он подписывается УКЭП уполномоченного лица (для УПД со статусом "1", который является счетом-фактурой и первичным документом) и электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта (независимо от статуса УПД).

Соответственно, если при выставлении электронного УПД со статусом "1" бухгалтер уполномочен только на оформление факта хозяйственной жизни, то электронный документ должен быть также подписан УКЭП руководителя организации или уполномоченного на это иного лица. Если бухгалтер уполномочен на оформление факта хозяйственной жизни и подписание УПД (счетов-фактур), то достаточно его УКЭП.