Новые правила электронного документооборота с ФСС России при назначении пособий с 2022 года

С 01.01.2022 вступает в силу обновленная редакция Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее – Закон № 255-ФЗ). Поправки в нее внесены Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ. 

Согласно новой ч. 17 ст. 13 Закона № 255-ФЗ Правительство РФ устанавливает:

• состав сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий;
• порядок получения документов органами ФСС России, в т. ч. в электронной форме.

Постановлением от 23.11.2021 Правительство РФ утвердило правила получения отделениями ФСС России таких сведений и документов (далее – Правила). Они начинают действовать с 01.01.2022 (за исключением отдельных положений, которые вступят в силу 01.01.2023).

Основные изменения связаны с тем, что с 01.01.2022 ФСС России переходит на беззаявительный (иначе говоря, проактивный) порядок выплаты пособий. Его суть в том, что информацию о страховом случае, в связи с которым назначается пособие, фонды будут получать не от работодателя (за одним исключением), а на основании сведений об открытии и закрытии листков нетрудоспособности, а также от иных ведомств в порядке обмена данными (в частности, от органов ЗАГС).

Напомним, что с 2022 года листки нетрудоспособности начнут оформлять только в электронном виде. На бумажном носителе больничные листы продолжат выдавать только тем гражданам, сведения о которых составляют государственную (иную охраняемую законом) тайну, а также лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты (новая ч. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). На упомянутых лиц положения комментируемых Правил не распространяются (п. 2 Правил).

Процедура заполнения электронного больничного листа и взаимодействия работодателя с ФСС России

Согласно Правилам взаимодействие работодателя с фондом в части передачи документов и сведений для расчета и выплаты пособий будет осуществляться через систему социального электронного документооборота – СЭДО. Внедрение этого сервиса ФСС России анонсировал еще летом 2021 года. СЭДО – это бесплатный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Подключиться к нему можно и через 1С.

В соответствии с п. 17 – 18 Правил медицинская организация формирует для физлица листок нетрудоспособности в электронном виде и размещает его в информационной системе ФСС России – ЕИИС "Соцстрах". После этого от ФСС России поступает запрос в ПФР о предоставлении сведений о застрахованном физлице и о работодателе (отсутствует ли работодатель у физлица или нет, его ИНН и КПП). В течение одного календарного дня с даты получения запроса ПФР размещает запрашиваемые данные в информационной системе ФСС России.

Далее информация об открытии электронного больничного (далее – ЭЛН) поступает работодателю, а также в личный кабинет физлица на портале государственных и муниципальных услуг.

Кроме того, работодателю и физлицу поступают от ФСС России следующие сведения:

• о продлении, закрытии, аннулировании ЭЛН;
• о направлении физлица на медико-социальную экспертизу;
• о дополнении ЭЛН сведениями о проведении медико-социальной экспертизы.

Работодатели заполняют свою часть ЭЛН в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН (п. 22 Правил). Сведения, которые работодатель должен внести, отражаются в запросе от фонда. Это могут быть, к примеру, сведения о:

• продолжительности страхового стажа;
• замене календарных лет;
• районном коэффициенте;
• продолжительности рабочего времени.

Если сведения (или документы) работодатель подаст не в полном объеме, фонд в течение 5 рабочих дней с даты их получения направит работодателю извещение о предоставлении недостающих данных.

Получение извещения нужно подтвердить. Срок для этого – 3 рабочих дня со дня получения извещения. Если указанные действия работодатель не выполнит, фонд направит извещение заказным письмом. Оно будет считаться полученным по истечении 6 рабочих дней с даты отправления (абз. 3, 4 п. 10 Правил). В течение 5 рабочих дней с даты получения извещения необходимо предоставить недостающие сведения и документы (абз. 5 п. 10 Правил).

Также если фонд обнаружит нарушения в порядке заполнения больничного листа работодателем, то в течение 5 рабочих дней с даты закрытия больничного листа фонд направит извещение с указанием перечня необходимых исправлений. Внести исправления в ЭЛН работодатель должен не позднее 5 рабочих дней со дня получения извещения (п. 11 Правил).

Если на дату назначения пособия работник не сможет представить работодателю справку о сумме заработка, полученного в расчетный период от иных нанимателей, фонд назначит физлицу пособие исходя из информации о том заработке, который получен от этого работодателя. При этом сотрудник не лишен возможности впоследствии предоставить работодателю указанную справку и одновременно с этим заявление о перерасчете пособия. Форму такого заявления должен утвердить ФСС России.

В п. 13 Правил указано, что сведения из справки о сумме заработка и заявление физлица о перерасчете пособия работодатель должен передать в фонд в течение 5 рабочих дней с даты их получения от сотрудника.

Если на дату назначения пособий сотрудник не написал заявление о замене лет (года) расчетного периода, а фонд в число запрашиваемых сведений не включил такое заявление, работник вправе сделать это после получения пособий от фонда. Сведения о замене лет (года) работодателю потребуется передать в фонд не позднее 5 рабочих дней со дня получения от физлица заявления о такой замене (п. 14, 22 Правил).

Из этого следует, что фонд пересчитает и доплатит пособие.

В Правилах не сказано о санкциях за непредставление в фонд документов и (или) нарушение сроков такого представления. Однако ответственность за названные действия закреплена в ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ в редакции от 01.01.2022.

Санкции следующие:

1. за отказ от представления документов, необходимых для назначения пособий – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ;
2. за представление недостоверных сведений и документов или их сокрытие, которые повлекли выплату пособия в излишнем размере – штраф в размере 20 % от суммы излишне понесенных фондом расходов, но не более 5 000 руб. и не менее 1 000 руб.;
3. за нарушение установленного срока представления запрашиваемых сведений – штраф в размере 5 000 руб.

Но работодатели должны привыкнуть к новому порядку. Именно поэтому (по данным ФСС России) первое время чиновники никого штрафовать не будут.

Порядок назначения единовременного пособия при рождении ребенка

Пособие при рождении ребенка орган ФСС России выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Никакие документы работодателю сотрудник представлять не должен.

Отметим, что в целях назначения пособия фонд вправе запросить у работодателя данные о районном коэффициенте, который применяется к выплатам работника (п. 31 Правил). Передать сведения об этом работодатель должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса (п. 32 Правил).

Порядок назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком

Для назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком работник должен предоставить работодателю одновременно (п. 34 Правил):

• заявление о назначении указанного пособия;
• заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

Отметим, что с 2022 года работникам больше не потребуется представлять справку с места работы второго супруга о том, что указанное пособие ему не назначено. Такого требования нет ни в Правилах, ни в будущей редакции Закона № 255-ФЗ.

В течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником указанных документов работодатель обязан направить в отделение фонда следующие сведения, подписанные усиленной квалифицированной ЭП (п. 35 Правил):

• о дате начала и дате окончания отпуска по уходу за ребенком;
• о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде, если работник подал заявление на такую замену;
• о продолжительности рабочего времени, если на момент начала отпуска по уходу за ребенком сотруднику установлено неполное рабочее время.

Перечисленные сведения нужно передать в фонд через СЭДО.

Также возможно, что фонд направит работодателю запрос на представление дополнительных сведений. В числе запрашиваемых сведений могут быть сведения о:

• суммах выплат и иных вознаграждений в пользу физлица, которые включались в базу для начисления взносов на ОСС в расчетном периоде;
• районном коэффициенте;
• количестве календарных дней, которые не учитываются при исчислении среднего дневного заработка.

Если сотрудник в период получения ежемесячного пособия утратит право на него, работодатель должен сообщить об этом в фонд в срок не позднее трех рабочих дней с даты, когда ему стало известно о таком факте (п. 43 Правил).

Порядок назначения пособий по нетрудоспособности и по беременности и родам

Для назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам сотрудникам с 2022 года не требуется подавать работодателю какие-либо документы. Такие пособия будут выплачиваться только на основании листка нетрудоспособности. А он в электронном виде размещается в информационной системе "Соцстрах" (п. 16 Правил).

По запросу фонда работодатель обязан предоставить дополнительные сведения для исчисления пособий в том объеме, который запросит фонд. Перечислим данные, которые вправе запросить орган ФСС России (п. 22 Правил).

Для расчета пособия по нетрудоспособности фонд может запросить сведения:

1. о продолжительности страхового стажа работника на день наступления временной нетрудоспособности;
2. о суммах выплат в пользу работника, которые включались в базу для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование;
3. о замене календарных лет;
4. о районном коэффициенте;
5. о продолжительности рабочего времени сотрудника, если на момент наступления временной нетрудоспособности он трудится неполное рабочее время;
6. о периоде освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты (в т. ч. о периоде ежегодного оплачиваемого отпуска); отстранения сотрудника от работы без оплаты в соответствии с законодательством РФ; о периоде проведения судебно-медицинской экспертизы работника; о периоде простоя, если нетрудоспособность приходится на упомянутые периоды;
7. о размере сохраняемой за период простоя зарплаты, если временная нетрудоспособность, наступившая до  простоя, продолжается в период простоя;
8. о периоде отсутствия сотрудника на работе в связи с временной нетрудоспособностью;
9. о наступлении временной нетрудоспособности в результате установленного судом умышленного причинения работником вреда своему здоровью или попытки самоубийства, а также в результате совершения работником умышленного преступления;
10. о том, что сотрудник приступил к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 01.01.2007 и продолжает работать в этих районах и местностях при условии, что страховой стаж составляет менее 8 лет. Указанные сведения работодатель обязан предоставить, если располагает ими.

Для расчета пособия по беременности и родам фонд может запросить сведения:

1. о дате начала отпуска по беременности и родам;
2. о продолжительности страхового стажа сотрудницы на день начала отпуска по беременности и родам;
3. о суммах выплат в пользу работника, которые включались в базу для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование;
4. о количестве календарных дней, которые не учитываются при определении среднего дневного заработка;
5. о замене календарных лет;
6. о районном коэффициенте.

Работодатель должен передать в фонд запрашиваемые сведения не позднее трех рабочих дней со дня поступления в систему информации о закрытии листка нетрудоспособности (п. 22 Правил). Обратите внимание на следующий момент. Сотрудница вправе уйти в отпуск по беременности и родам позже даты открытия больничного листа. В настоящее время о предоставлении такого отпуска женщина пишет заявление. С учетом даты начала отпуска, указанной в заявлении, рассчитывается пособие. Так, пособие может быть рассчитано не за 140 календарный дней отпуска (при обычной беременности), а за меньшее число дней.

Несмотря на то что с 2022 года Закон № 255-ФЗ не требует в рассматриваемом случае писать заявление на отпуск, сотрудницу следует попросить все же составить его. Это необходимо для определения продолжительности периода выплаты пособия, тем более что сведения о дате начала и окончания отпуска по БиР ФСС России вправе запросить у работодателя (пп. "б" п. 22 Правил).

Особенности получения пособия лицами, которые добровольно платят взносы на социальное страхование

Напомним, что право на получение пособий имеют не только лица, работающие по трудовому договору, но и те граждане, которые добровольно платят взносы на ОСС. В частности, это предприниматели, адвокаты, нотариусы. Они платят взносы на обязательное страхование исходя из стоимости страхового года (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2009 № 790). Право на получение пособий у названных лиц возникает, если за год, предшествующий году наступления страхового случая, они полностью уплатили взносы (п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2009 № 790).

По Правилам с 2022 года названные лица в целях получения пособий подают документы, необходимые для их назначения, в орган ФСС России по месту регистрации в качестве страхователя (п. 9 Правил). В числе документов, в частности, справка о сумме заработка за расчетный период, заявление о замене лет расчетного периода. Полагаем, что лица, добровольно уплачивающие взносы на ОСС, справку о сумме заработка подают в фонд, если в расчетном периоде они вели не только предпринимательскую деятельность, но и работали по найму.

Фонд также вправе запросить у таких лиц дополнительные документы, если они представлены не в полном объеме. Об этом в адрес физлица направят извещение. Предоставить недостающие документы необходимо в течение 5 рабочих дней с даты получения извещения (п. 14 Правил).

Обратим внимание, что с 01.01.2023 лица, добровольно уплачивающие взносы на ОСС, получат право подавать документы для получения пособий через единый портал Госуслуг (п. 2 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010, п. 9, 10, 13, 14 Правил).