Упаковочный лист и плюсы его использования
Склады компаний отгружающих продукцию в больших объёмах, после отбора заказов начинают процесс комплектования - формирования грузовых мест для отгрузки.
Поставщики продукции и перевозчики часто используют термины - грузовое, отгрузочное, тарное место, отгрузочный или грузовой модуль. В качестве такого места может выступать - контейнер, паллета, коробка, ящик, габаритное место. По грузовым местам можно контролировать целостность заказов, благополучное выполнение их транспортировки, где количество данных мест должно совпадать с документацией, а продукция оставаться без повреждений.
В целях оптимизации складских операций - приёмки, сборки, доставки и выдачи заказов, а так же перемещений между складами компаний, начали применять - упаковочный лист. На сформированный контейнер, паллет, коробку с собранными позициями крепится или прилагается упаковочный лист, который содержит всю необходимую информацию о индивидуальном заказе или группе заказов получателя. Рассмотрим, для чего нужен и на сколько упаковочный лист облегчает работу как поставщикам, так и грузополучателям.
Упаковочный лист называют по разному - отгрузочный лист, Packing List, а иногда и Pack Slip, где при любом названии - смысл один и тот же. Это дополнительный товаросопроводительный документ заказа, содержащий различную информацию о поставщике и грузополучателе, перечень и численность позиций из заказа, количество грузовых мест, вес и дополнительные характеристики. Pack Slip может прилагаться к расходным документам (УПД или счёт-фактуре), разница между ними в том, что в упаковочном листе отсутствует информация о стоимости продукции.
Упаковочный лист может не составляться в случае работы с инертными материалами, если товар сыпучий и отгружается навалом без какой - либо упаковки. Документ не имеет регламентированной формы и используется компаниями на своё усмотрение. Каждая организация может использовать любую форму, с необходимыми для себя данными. Можно разработать собственную, под специфику продукции и работы своего предприятия, а можно воспользоваться стандартными из систем учёта. И лишь один случай требует обязательного использования упаковочного листа - это поставки продукции за границу.
В данном случае необходимо будет приложить Packing List для проверки документов сотрудниками таможни, а так же по их требованию заявитель должен предоставить перевод документа. В данной статье мы уделим внимание упаковочному листу с точки зрения складских процессов и работы WMS системы.
Содержание упаковочного листа:
Упаковочный лист может быть составлен в произвольной форме, но желательно использовать полезную информацию. В нём можно зафиксировать:
- Информацию о компании отправителе
- Информацию о грузополучателе и адрес доставки
- Номер заказа клиента или накладной, дата и время составления
- Вид или тип упаковки (паллета, коробка, тарное место и т.п.)
- Пронумерованное отдельное и общее количество грузовых мест по каждому из заказов (например, 1/5,2/5,5/5)
- Перечень позиций в грузовом месте (состав и наполнение), где в каждой строке позиции указываются единицы измерения (штуки, литры, м.куб. и т.п.), количество и масса (нетто/брутто)
- Примечание о исключительных характеристиках товаров (например, температурном режиме перевозки и хранения, хрупкости, опасности)
- Подписи сборщика, комплектовщика или представителя компании перевозчика, т.е. сотрудника который перепроверил заказ или упаковку
Плюсы использования:
Информация о заказе, наполнение и фиксация содержимого коробки позициями или паллеты из комплектов заказов:
Многими компаниями организован - «коробочный» метод сборки заказов, где каждое место имеет свой номер, фиксированное наполнение позициями и общее количество мест, например, 1/3, 2/3, 3/3. Работу по формированию упаковочного листа в WMS системе можно реализовать несколькими способами:
1. С наполнением в процессе сборки заказа, с помощью принтера А4 и ТСД.
При данном способе сборки, предприятия работают с различными форматами гофротары. Оператор отбора выбирает на ТСД задание на подбор, далее выбирает «коробку №1», кликая на иконку дисплея. WMS система ведёт кратчайшим маршрутом отборщика по ячейкам. Оператор наполняет «коробку №1» продукцией до максимума, фиксирует на ТСД её наполнение фактическим количеством позиций. Если товар из заказа не помещается в «коробку №1», выбирает на терминале «коробку №2», берёт её и продолжает отбор до полного наполнения. Если оставшиеся позиции из заказа поместились в «коробку №2», то по окончании подбора последней позиции WMS система фиксирует содержимое позиций в «коробке №2» и автоматически пускает на печать два упаковочных листа (т.к. в заказе получилось два места). На первом листе, кроме основных характеристик и наполнения будет зафиксировано «место 1/2», а на втором - «место 2/2».
Данный способ сборки и обозначение грузовых мест очень полезен для предприятий осуществляющих доставку. Водитель - экспедитор получает заказ состоящий, например, не из сотни позиций, не пересчитывает их, потратив драгоценное время. Он принимает от склада 2 места (две коробки). Сдаёт получателю тоже 2 места, опять же не потратив драгоценное время на пересчёт. При погрузке в кузов, водитель знает из каких заказов состоит тот или иной паллет. Знает содержимое и количество мест каждого заказа, которые можно отделить друг от друга в кузове, быстро найти и без ошибок выдать получателю.
Так как WMS система фиксирует наполнение позиций из заказа по каждой коробке и на упаковочном листе есть вся информация, то Pack Slip помогает оперативно узнать получателю, какой товар и в каких номерных коробках содержится, а так же оперативно перепроверить количество поставки.
Компании использующие методы «доверительной» приёмки, например, cross-docking, принимая поставку по грузовым местам, значительно экономят время в работе. Можно быстро выгрузить двадцатитонник, принять товар по паллетам или тарным местам и отпустить транспорт поставщика.
В случае полного пересчёта или хаотично собранных, необозначенных грузовых мест без упаковочных листов, придётся потратить время на рассортировку и поиски номенклатур заказа, так как позиции из одного заказа могут быть укомплектованы в разных коробках или паллетах. При наличии упаковочного листа с содержимым каждого места, сверка по упаковочному листу удобней, чем по первичным документам, позиции или заказы идентифицируются намного быстрее.
2. С наполнением в конце сборки заказа и обозначением номера каждой коробки, с помощью принтера этикеток и ТСД.
При данном способе сборки, WMS система ведёт кладовщика по ячейкам, он отбирает позиции из заказа и складывает их на поддон или корзину. После того как отобрал последнюю - перемещает все на сборочный стол зоны комплектования. На ТСД выбирает функцию «Контроль и формирование грузовых мест», выбирает необходимый размер коробки и начинает её наполнять, подтверждая количество содержимого на терминале.
После наполнения и фиксации позиций последней коробки, например, получилось 6 коробок, система на принтере А4, начинает печатать 6 упаковочных листов с номерами коробок и содержимым. Параллельно на принтере этикеток, WMS печатает дублирующие этикетки коробки: 1/6, 2/6, 3/6, 4/6, 5/6, 6/6. Кладовщику остаётся проклеить упаковочные листы и грузовые ярлыки.
В данном случае оператор выполняет 2 полезные функции, сначала при подборе из ячеек пересчитывает товар, а потом проводит функцию «Контроль» (дополнительный пересчёт и осмотр) при наполнении коробок. Данный функционал нужен для исключения ошибок по количеству, выявления некондиционного или бракованного товара в заказах.
3. Вручную без наполнения, с формированием и заполнением таблицы в системе учёта
Для некоторых организаций формирующих комплекты заказов по принципу «коробочной» доставки, не всегда важно наполнение или содержимое каждой коробки. Важно общее количество грузовых или тарных мест доставки. В данном случае, после окончания подбора позиций, кладовщик перемещает собранные заказы в зону комплектования. Распределяет позиции заказа по коробкам без фиксации содержимого. С рабочего места компьютера заполняет упаковочный лист. Указывает количество мест в заказе с номером коробки, распечатывает и наклеивает упаковочные листы на коробки.
А если нет времени, или возможности его распечатать, можно по старинке обозначить количество коробок маркером. Всё равно информативность о заказе будет выше, чем если этого не сделать и не обозначить грузовые места.
Весогабаритные характеристики в заказе и упаковочном листе:
Если у компании есть потребность в более подробной информации о заказе в упаковочном листе, то необходимо провести работу по заполнению карточек товара в системе учёта. WMS система будет использовать данные из НСИ (нормативно - справочной информации). Заполняются дополнительные данные по:
- основным параметрам учёта (группа, вид или тип номенклатуры)
- единицам измерения (штуки, упаковки, литры, кг, метры, объём и т.д.)
В данном случае упаковочный лист может содержать информацию о весе и объёме заказа или грузового места, что очень полезно для фиксации и контроля объёма товара в каждой экспедиционной зоне склада. На основании весогабаритных данных заказов WMS системы, транспортные логисты подбирают формат транспортного средства (объём/тоннаж) для доставки. Водитель транспорта, зная вес отдельного грузового модуля, а он может быть разный, правильно распределяет груз по осям автомобиля в кузове.
Рассмотрев информацию об упаковочном листе, можно отметить, сколько плюсов в его использовании. Данные листа, в свою очередь, ускоряют процесс приёма продукции от поставщика, увеличивают качество, точность комплектования доставки. Повышают лояльность клиентов к компании - поставщику за счёт снижения ошибок при выдаче заказов.
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
Если вы не пользуетесь отгрузочным листом, то обязательно попробуйте, положительный результат не заставит Вас долго ждать. Разработайте форму со своими данными, «прокачайте» свой упаковочный лист.
|
Остались вопросы или не нашли интересующую вас информацию?
|
