Упаковочный лист и плюсы его использования
Склады компаний отгружающих продукцию в больших объёмах, после отбора заказов начинают процесс комплектования - формирования грузовых мест для отгрузки.
Поставщики продукции и перевозчики часто используют термины - грузовое, отгрузочное, тарное место, отгрузочный или грузовой модуль. В качестве такого места может выступать - контейнер, паллета, коробка, ящик, габаритное место. По грузовым местам можно контролировать целостность заказов, благополучное выполнение их транспортировки, где количество данных мест должно совпадать с документацией, а продукция оставаться без повреждений.
В целях оптимизации складских операций - приёмки, сборки, доставки и выдачи заказов, а так же перемещений между складами компаний, начали применять - упаковочный лист. На сформированный контейнер, паллет, коробку с собранными позициями крепится или прилагается упаковочный лист, который содержит всю необходимую информацию о индивидуальном заказе или группе заказов получателя. Рассмотрим, для чего нужен и на сколько упаковочный лист облегчает работу как поставщикам, так и грузополучателям.
Упаковочный лист называют по разному - отгрузочный лист, Packing List, а иногда и Pack Slip, где при любом названии - смысл один и тот же. Это дополнительный товаросопроводительный документ заказа, содержащий различную информацию о поставщике и грузополучателе, перечень и численность позиций из заказа, количество грузовых мест, вес и дополнительные характеристики. Pack Slip может прилагаться к расходным документам (УПД или счёт-фактуре), разница между ними в том, что в упаковочном листе отсутствует информация о стоимости продукции.
Упаковочный лист может не составляться в случае работы с инертными материалами, если товар сыпучий и отгружается навалом без какой - либо упаковки. Документ не имеет регламентированной формы и используется компаниями на своё усмотрение. Каждая организация может использовать любую форму, с необходимыми для себя данными. Можно разработать собственную, под специфику продукции и работы своего предприятия, а можно воспользоваться стандартными из систем учёта. И лишь один случай требует обязательного использования упаковочного листа - это поставки продукции за границу.
В данном случае необходимо будет приложить Packing List для проверки документов сотрудниками таможни, а так же по их требованию заявитель должен предоставить перевод документа. В данной статье мы уделим внимание упаковочному листу с точки зрения складских процессов и работы WMS системы.
Содержание упаковочного листа:
Упаковочный лист может быть составлен в произвольной форме, но желательно использовать полезную информацию. В нём можно зафиксировать:
- Информацию о компании отправителе
- Информацию о грузополучателе и адрес доставки
- Номер заказа клиента или накладной, дата и время составления
- Вид или тип упаковки (паллета, коробка, тарное место и т.п.)
- Пронумерованное отдельное и общее количество грузовых мест по каждому из заказов (например, 1/5,2/5,5/5)
- Перечень позиций в грузовом месте (состав и наполнение), где в каждой строке позиции указываются единицы измерения (штуки, литры, м.куб. и т.п.), количество и масса (нетто/брутто)
- Примечание о исключительных характеристиках товаров (например, температурном режиме перевозки и хранения, хрупкости, опасности)
- Подписи сборщика, комплектовщика или представителя компании перевозчика, т.е. сотрудника который перепроверил заказ или упаковку
Плюсы использования:
Информация о заказе, наполнение и фиксация содержимого коробки позициями или паллеты из комплектов заказов:
Многими компаниями организован - «коробочный» метод сборки заказов, где каждое место имеет свой номер, фиксированное наполнение позициями и общее количество мест, например, 1/3, 2/3, 3/3. Работу по формированию упаковочного листа в WMS системе можно реализовать несколькими способами:
1. С наполнением в процессе сборки заказа, с помощью принтера А4 и ТСД.
При данном способе сборки, предприятия работают с различными форматами гофротары. Оператор отбора выбирает на ТСД задание на подбор, далее выбирает «коробку №1», кликая на иконку дисплея. WMS система ведёт кратчайшим маршрутом отборщика по ячейкам. Оператор наполняет «коробку №1» продукцией до максимума, фиксирует на ТСД её наполнение фактическим количеством позиций. Если товар из заказа не помещается в «коробку №1», выбирает на терминале «коробку №2», берёт её и продолжает отбор до полного наполнения. Если оставшиеся позиции из заказа поместились в «коробку №2», то по окончании подбора последней позиции WMS система фиксирует содержимое позиций в «коробке №2» и автоматически пускает на печать два упаковочных листа (т.к. в заказе получилось два места). На первом листе, кроме основных характеристик и наполнения будет зафиксировано «место 1/2», а на втором - «место 2/2».
Данный способ сборки и обозначение грузовых мест очень полезен для предприятий осуществляющих доставку. Водитель - экспедитор получает заказ состоящий, например, не из сотни позиций, не пересчитывает их, потратив драгоценное время. Он принимает от склада 2 места (две коробки). Сдаёт получателю тоже 2 места, опять же не потратив драгоценное время на пересчёт. При погрузке в кузов, водитель знает из каких заказов состоит тот или иной паллет. Знает содержимое и количество мест каждого заказа, которые можно отделить друг от друга в кузове, быстро найти и без ошибок выдать получателю.
Так как WMS система фиксирует наполнение позиций из заказа по каждой коробке и на упаковочном листе есть вся информация, то Pack Slip помогает оперативно узнать получателю, какой товар и в каких номерных коробках содержится, а так же оперативно перепроверить количество поставки.
Компании использующие методы «доверительной» приёмки, например, cross-docking, принимая поставку по грузовым местам, значительно экономят время в работе. Можно быстро выгрузить двадцатитонник, принять товар по паллетам или тарным местам и отпустить транспорт поставщика.
В случае полного пересчёта или хаотично собранных, необозначенных грузовых мест без упаковочных листов, придётся потратить время на рассортировку и поиски номенклатур заказа, так как позиции из одного заказа могут быть укомплектованы в разных коробках или паллетах. При наличии упаковочного листа с содержимым каждого места, сверка по упаковочному листу удобней, чем по первичным документам, позиции или заказы идентифицируются намного быстрее.
2. С наполнением в конце сборки заказа и обозначением номера каждой коробки, с помощью принтера этикеток и ТСД.
При данном способе сборки, WMS система ведёт кладовщика по ячейкам, он отбирает позиции из заказа и складывает их на поддон или корзину. После того как отобрал последнюю - перемещает все на сборочный стол зоны комплектования. На ТСД выбирает функцию «Контроль и формирование грузовых мест», выбирает необходимый размер коробки и начинает её наполнять, подтверждая количество содержимого на терминале.
После наполнения и фиксации позиций последней коробки, например, получилось 6 коробок, система на принтере А4, начинает печатать 6 упаковочных листов с номерами коробок и содержимым. Параллельно на принтере этикеток, WMS печатает дублирующие этикетки коробки: 1/6, 2/6, 3/6, 4/6, 5/6, 6/6. Кладовщику остаётся проклеить упаковочные листы и грузовые ярлыки.
В данном случае оператор выполняет 2 полезные функции, сначала при подборе из ячеек пересчитывает товар, а потом проводит функцию «Контроль» (дополнительный пересчёт и осмотр) при наполнении коробок. Данный функционал нужен для исключения ошибок по количеству, выявления некондиционного или бракованного товара в заказах.
3. Вручную без наполнения, с формированием и заполнением таблицы в системе учёта
Для некоторых организаций формирующих комплекты заказов по принципу «коробочной» доставки, не всегда важно наполнение или содержимое каждой коробки. Важно общее количество грузовых или тарных мест доставки. В данном случае, после окончания подбора позиций, кладовщик перемещает собранные заказы в зону комплектования. Распределяет позиции заказа по коробкам без фиксации содержимого. С рабочего места компьютера заполняет упаковочный лист. Указывает количество мест в заказе с номером коробки, распечатывает и наклеивает упаковочные листы на коробки.
А если нет времени, или возможности его распечатать, можно по старинке обозначить количество коробок маркером. Всё равно информативность о заказе будет выше, чем если этого не сделать и не обозначить грузовые места.
Весогабаритные характеристики в заказе и упаковочном листе:
Если у компании есть потребность в более подробной информации о заказе в упаковочном листе, то необходимо провести работу по заполнению карточек товара в системе учёта. WMS система будет использовать данные из НСИ (нормативно - справочной информации). Заполняются дополнительные данные по:
- основным параметрам учёта (группа, вид или тип номенклатуры)
- единицам измерения (штуки, упаковки, литры, кг, метры, объём и т.д.)
В данном случае упаковочный лист может содержать информацию о весе и объёме заказа или грузового места, что очень полезно для фиксации и контроля объёма товара в каждой экспедиционной зоне склада. На основании весогабаритных данных заказов WMS системы, транспортные логисты подбирают формат транспортного средства (объём/тоннаж) для доставки. Водитель транспорта, зная вес отдельного грузового модуля, а он может быть разный, правильно распределяет груз по осям автомобиля в кузове.
Рассмотрев информацию об упаковочном листе, можно отметить, сколько плюсов в его использовании. Данные листа, в свою очередь, ускоряют процесс приёма продукции от поставщика, увеличивают качество, точность комплектования доставки. Повышают лояльность клиентов к компании - поставщику за счёт снижения ошибок при выдаче заказов.
Если вы не пользуетесь отгрузочным листом, то обязательно попробуйте, положительный результат не заставит Вас долго ждать. Разработайте форму со своими данными, «прокачайте» свой упаковочный лист.
|
Остались вопросы или не нашли интересующую вас информацию?
|
