Складской учет: основы организации и ведения

Эффективная коммерческая деятельность невозможна без организации складского учета. Правильный подход к данному вопросу ведет к минимизации затрат, налаженной бесперебойной работе, своевременному выполнению заказов и увеличению прибыли.

Складской учет — это количественный учет и контроль данных по товарам, сырью и  материалам, что позволяет определить в любой момент времени какой товар (или другая номенклатурная позиция), где и в каком количестве находится на складе.
 
Задачи складского учета:

- Упорядочивание позиций для оптимального размещения на складской территории и оперативной выдачи заказов.
- Контроль количества запасов и остатков на складе для планирования закупок и продаж.
- Документальное оформление складских операций для подтверждения выполнения работ и расчетов с поставщиками.
- Контроль за сроком годности товара и выявление неликвида для своевременной реализации продукции.
- Упрощение инвентаризации.

Виды складского учета

В общей практике хозяйственной деятельности рассматривают 4 вида складского учета:
1 Номенклатурный метод используют для хранения небольшого ассортимента, когда нетрудно найти нужную позицию  и без группировки по каким-либо параметрам. 
2 Деление товарной номенклатуры по категориям. Могут быть отмечены цвет и форма, но не учтены другие характеристики: цена, поставщик, дата приобретения, срок годности и т.п. Поступивший товар добавляется к остатку и смешивается с ним вне зависимости от партии товара.
3 Учет по сериям. Потребительские характеристики некоторых товаров могут незначительно отличаться. При отгрузке товара, например обоев, клиенту необходимо подбирать товар одного тона (одной серии). Другими словами, серия - это совокупность товаров, объединённых по параметрам производства.
4 Партионный метод применяется, когда каждую партию товаров необходимо хранить отдельно от предыдущих из-за различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками, сроков годности или других характеристик.
5 Комбинированный способ подходит для хранения широкого ассортимента товаров с разными условиями хранения и реализации, когда необходимо сочетать несколько методов учета.

Документооборот на складе

Для складского учета необходимо обеспечить документальное оформление складских операций. Рассмотрим, какие формы документов требуются для складского учета.

Прием товара

К товару, поступающему на склад, прилагается накладная (ТОРГ-12) от поставщика. На ее основе формируют распоряжение - задание на приём продукции для склада. После приёма товара подписанный документ подтверждает факт приёма-передачи: товар списывается у поставщика и становится на приход у получателя. 
Доставка товара осуществляется транспортом - компания получает вместе с продукцией товарно-транспортную накладную (ТТН) по форме № 1-Т. Во второй части ТТН указываются расходы по транспортировке.

В некоторых случаях форму Торг-12 заменяют универсальным передаточным документом (УПД). Он объединяет в себе несколько документов: товарную накладную, счет-фактуру и товарный раздел ТТН.




Для учета всей продукции, принятой за один день, оформляется приходный складской ордер М-4 на основании накладной.

В случае поступления товара не в полном объеме или без сопроводительной документации, или выявили расхождения между заявленным в сопроводительных документах и фактически полученным количеством,  оформляют акт о приемке материалов М-7. Либо оформляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству. На основании этого акта составляют претензию поставщику. 

Чтобы оформить возврат бракованной продукции, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2).
Если товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности и нет расхождений, то оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.

Хранение товара

Для хранения продукции на складе создают:
- Товарный ярлык ТОРГ 11 оформляют на каждое наименование. Содержит сведения: наименование, артикул, сорт и количество на складе. По данному документу затем составляют инвентаризационную опись.
- Карточка учета М-17 нужна для учета движения материалов и их местонахождения. На каждый вид, сорт и размер создают отдельную карточку на основании приходных документов.

Перемещение товаров

Для перемещения между подразделениями или получения ТМЦ сотрудником заполняют требование-накладную М-11 в двух экземплярах: один — для склада, другой — для получателя товара. Также данный документ запрашивается при сдаче на склад неизрасходованных материалов. Накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 заполняют в двух экземплярах при перемещении между подразделениями организации, в производство или в торговый зал.

Отгрузка товаров со склада

При передаче материальных ценностей в другую организацию или другое подразделение оформляют накладную на выдачу материалов на сторону М-15. В случае порчи товаров на них заполняют акт о списании ТОРГ-16, на основании которого их затем списывают.

Ведение складского учета

Документы можно составлять как в таблицах Excel, так и в специализированных учетных программах. Все зависит от объемов номенклатуры и уровня сложности работы: чем больше операций выполняется на складе тем сложнее вести учет. При увеличении товаропотока возрастает необходимость в автоматизации складского учета.

Автоматизация учета на складе

Автоматизация решает следующие задачи:
- Все документы представлены в электронном виде. Распределение прав доступа позволяет ограничить просмотр и редактирование.
- Документы заполняются с помощью готовых шаблонов, что снижает риск ошибок, вызванных человеческим фактором.
- Ускорение выполнения складских операций за счет электронной передачи распоряжений и документов без дополнительной распечатки и ввода количественных данных вручную.
- Автоматизация контроля сроков хранения и других процессов на складе.

Программа AS WMS для автоматизации складского учета

Наиболее распространённой программой учета как для склада, так и для всего предприятия в целом являются продукты фирмы 1С. Однако в зависимости от специфики работы конкретного склада иногда типовой конфигурации 1С может быть недостаточно. В таких случаях стоит рассмотреть модуль AS WMS для расширения возможностей программы 1С.



Преимущества AS WMS:

- Электронный документооборот. Бесшовная интеграция с 1С позволяет работать в единой системе данных специалистам из разных отделов без дополнительных запросов на склад.
- Система распоряжений не требует привязки к ордерной схеме, что значительно упрощает документооборот.
- Можно сформировать отчеты по остаткам, товародвижению и производительности сотрудников.
- Программа AS WMS упрощает не только ведение учета, но и выполнение складских операций, позволяет получить полную и достоверную информацию о расположении или движении товаров.  Можно смотреть данные об остатках и запасах в режиме реального времени.
- Интеграция со складским оборудованием и программами 1С. AS WMS позволит избежать потери данных и искажения информации; снизить нагрузку на сотрудников склада, которым раньше приходилось передавать операционисту или бухгалтеру каждый документ отдельно и помогать ему с корректным отражением товаров в учете.

Александр Павлов

Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Остались вопросы или не нашли интересующую вас информацию? Задать вопрос