Как AS WMS помогает работе склада ответственного хранения

За последние пять лет, стало популярным логистическое направление - «ответственное хранение» товаров или грузов. Компаний предоставляющих данные услуги становится всё больше и спрос на данный вид услуг постоянно растёт. При всём разнообразии складов со стандартными складскими операциями, у направления ответственного хранения, есть свои тонкости и специфика. 

В свою очередь, данное направление заставляет разработчиков WMS систем постоянно совершенствовать и корректировать программное обеспечение. Рассмотрим, особенности работы склада ответственного хранения, и как грамотно настроенная WMS система помогает вести учёт, на примере одной компании.

Итак, к нам обратился логистический оператор предоставляющий организациям услуги по ответственному хранению товаров и обработке грузов. Склад оператора состоит из 2х очередей, общая площадь помещений около 4000 кв.м., состоит из напольного и стеллажного хранения грузов. Оператор обслуживает одновременно более 500 клиентов Российской Федерации, теперь и КНР. 

В наличии на складе и постоянно в движении около 1000 позиций. В отличии от стандартной работы обычных складов внутри собственных компаний, логистический оператор представляет различные услуги по хранению и обработке грузов с установкой тарифов по:

• предоставлению тары клиенту (паллеты нескольких видов, коробки разных размеров, мешки и т.п.)
• приёму тарных мест до 1 кг, до 10 кг, до 80 кг и выше, а так же негабаритного груза
• приёму и хранению товаров и паллет в разных единицах измерения (кг, м.кв., м.куб.)
• при приёме или отгрузке заказов: паллетирование продукции, упаковка в различные виды тары, стикерование, стреппинг лентой
• отбор тарных мест от 1 кг, от 10 кг, 80 кг и выше,  а так же паллет в (кг и м.кв., м.куб.)
• отгрузка тарных мест и паллет в (кг и м.кв., м.куб.), а так же негабаритного груза
• оформление документов

Компания заказчика работала в системе учёта 1С:Бухгалтерия Предприятия, но основной документ товародвижения и учёта компании был внушительный файл - Excel. Данный документ содержал всю основную информацию по работе с клиентами, о их индивидуальной таре и упаковке, учитывал хранение в разных единицах измерения (штуках, паллетах, метрах, кубических метрах, килограммах). 

В файле Excel было больше сотни вкладок, на каждой множество сложных формул и сносок. Работать в нём и так сложно, а с увеличением количества клиентов и разнообразия продукции - становилось ещё труднее. С каждым разом уходило всё больше времени на создание и заполнение «карточки - информации» о продукции клиента и вида услуг. 

У некоторых клиентов продукция состояла из нескольких номенклатур и хранилась на одном паллете, и при выдачи части товара из паллета клиенту, всё необходимо было записать на бумаге, а далее заполнить данные в громоздком файле. Процесс оформления и приёмки продукции, его сборки и выдачи был очень долгим. Система адресов ячеек - ни при напольном, ни при стеллажном хранении не использовалась. 

Кладовщики расставляли и собирали товар по памяти, из чего следовали различные конфузы в работе, особенно если кто-то заболеет или уйдёт в отпуск. Товар дольше искали, соответственно скорость обработки грузов была низкая.   

Выполнив аудит бизнес-процессов оператора совместно с заказчиком определили основные ключевые задачи проекта:

1. Организовать управленческий и финансовый учёт всех подразделений компании на базе продукта 1С.
2. Настроить систему тарификации и расчёта услуг клиентов, с учётом особенностей продукции каждого клиента компании, характеристик товара, тары, единиц измерения, даты и т.п. (биллинг).
3. Настроить систему штрихкодирования продукции, а так же адресную систему хранения.
4. Настроить приём - хранение - выдачу товара по принципу «контейнерного» наполнения, где «контейнером» может выступать как паллет, коробка, ящик и т.п.
5. Организовать партионный учёт.
6. Повысить конкурентоспособность работы склада и компании в целом в регионе, путём автоматизации процессов системой AS WMS и роста качества обслуживания клиентов. А так же за счёт снижения ошибок при приёме и сборке заказов.
7. Ускорить процесс инвентаризации.

Цель проекта состояла в автоматизации бизнес-процессов посредством перехода с бумажной системы учёта сводного файла Excel, на продукт компании 1С. Увеличении пропускной способности работы склада, снижении количества ошибок по количеству и сокращении зависимости руководства от сотрудников склада. Повышении эффективности работы, точности и скорости подбора и комплектования заказов.

На основании выявленных проблем, пошагово зафиксированы бизнес-процессы проекта и сформировано предложение заказчику:

• Установка 1С:УТ-11.5 (Управление торговлей) как основной корпоративной системы учёта компании.
• Установка и настройка модуля системы управления складом AS WMS.
• Запуск систем с переносом всех данных из Excel, доработка программы по услугам и тарифам, а так же настройкой отчёта - биллинга.
• Настройка топологии склада с привязкой мест хранения к контрагентам.
• Настройка штрихкодирования и учёт товародвижений «контейнера» (паллет, коробка) с генерацией уникальных номеров, и наполнением его позициями.
• Организация партионного учёта товаров.
• Подробное описание технологии - инструкции работы склада, начиная от создания документа постановки на ответственное хранение и заканчивая отгрузкой заказа и инвентаризацией в учётной системе.

После положительного решения заказчика о начале проекта вместе определились с первоначальными действиями и командами участников.

• Произведены работы по установке новой системы 1С:УТ-11.5 с учётом и фиксацией всех данных клиентов компании, настройкой отчётности, тарифов и услуг ответственного хранения, а так же характеристик продукции.
  
  
  
  
  
  
  

Совместно с заказчиком была проведена работа по подготовке мест хранения:

• Установлен модуль адресного хранения AS WMS и настроен загрузчик ячеек. Выделены зоны склада в системе: приёмки, отбора, отгрузки, хранения и карантина. Так же настроены и обозначены места напольного хранения и ячейки на фронтальных стеллажах.
  
  
  
  
  
  
• Выполнены настройки на терминалах сбора данных (ТСД) и организована работа по партионному учёту. А так же выполнена доработка программы по генерации номеров партий, приёмки и наполнению контейнеров товарными позициями. После генерации партии остаётся распечатать этикетки и проклеить их на паллеты с продукцией, отсканировать штрихкоды и принять их. Можно принять паллет сразу в ячейку. При необходимости можно наполнить «контейнер» (паллет, коробку, отгрузочное место, ящик) разными позициями, или принять, оставив  его без наполнения.
  
     
  
   
  
  
  
  
• Автоматизированы складские операции: отбор заказа, его комплектация и отгрузка. Есть возможность выполнить отбор позиций для клиента из паллет разных партий, отгрузить его полностью или частично. Все складские операции выполняются с помощью ТСД, а действия кладовщика сводятся к следующему: WMS система ведёт кладовщика оптимальным маршрутом к необходимой ячейке. Сотруднику необходимо отсканировать - штрихкод ячейки, за тем штрихкод тарного места или паллеты. Отсчитать необходимое количество товара и забрать его из ячейки. Подтвердить номер уникального контейнера и количество из задания распоряжения на дисплее ТСД. Переместить данный заказ в зону отгрузки.
  
     
  
  
• Выполнена настройка системы тарификации услуг склада ответственного хранения. Когда товар оприходован, WMS система начинает считать посуточно  стоимость хранения каждого заказа клиента. Так же учитывается расценка дополнительных услуг по установленным тарифам компании. Проверить данную информацию можно по отчёту - биллинг. После операций приёма или отбора AS WMS система делает запрос: «Надо ввести услуги хранения?». Если надо, то кладовщик кликает на экране ТСД клавишу «Да» и выбирает вид услуг, например, «Паллетирование для отгрузки». Вводит количество паллет и нажимает кнопку «Завершить».
  
     
  
  После ввода всех данных на ТСД, можно сформировать отчёт по биллингу  в WMS системе. Программа показывает номер партии паллета или коробки, количество дней хранения на складе, цену - тариф по каждому виду услуг,  а так же общую сумму каждой услуги, и так - по каждому контрагенту.
  
  

• Реализована функция инвентаризации ячеек склада, с возможностью наделять правами корректировки и изменения остатков кладовщиков провайдера.
  
     
  
  
• В процессе автоматизации проведено обучение сотрудников и предоставлена «Технология работы склада», с подробной инструкцией выполнения всех складских операций через ТСД.
  
  
  

Результат:

Сотрудники офиса:

Компания под управлением системы WMS проработала около трёх месяцев, но уже прослеживается положительная тенденция в работе предприятия, и есть первые результаты. После установки программы Управление торговлей 11.5, взамен файла Excel, сотрудники заказчика сразу же отметили удобство, скорость внесения и изменения информации в учётную систему. 1С - установлена на сервере, и каждую ночь, производится резервное копирование системы. 

Если что то произойдёт, и учётная система утратит работоспособность, то всегда можно восстановить данные по резервным копиям. А вот файл Excel, после поломки, коллегам приходилось восстанавливать в «десять раз» дольше, и уже несколько раз. Так как в файле больше сотни вкладок и информации по клиентам, в результате поломки, исчезали ценные данные учёта и информации о контрагентах. Так же в Excel работало несколько человек и обучение работе в нём требовало много времени. 

Необходимо было учесть каждую поставку клиента с привязкой разной тары, видов услуг и тарифов. Сейчас менеджер быстро  вносит данные по заказам в систему, и после их оприходования - WMS начинает учёт заказов по услугам - биллингу. 1С в данном случае сберегает драгоценное время менеджера, т.к. нет необходимости следить за этим в Excel, достаточно сформировать отчёт. Так же программное обеспечение «1С:Управление торговлей» знают большинство управленцев работающих в сфере продаж, и уникальное обучение при этом не требуется.

После обучения работе с ТСД, кладовщики и операторы отметили удобство работы без планшета, ручки и бумаги. Ранее использовавшийся «партионный учёт», и вся получаемая и отгружаемая продукции, а так же информация о ней (партии, тара, сроки), после пересчёта фиксировались на бумаге, и данные для учёта передавались руководителю склада. Сейчас процесс занимает на 60% меньше времени, т.к. распоряжения на приём и сборку заказов кладовщики получают не в бумажном виде, а на ТСД. 

Выбрав необходимое, все действия сводятся лишь: к генерированию новой партии, печати и проклейке этикеток на паллеты (контейнеры), наполнению контейнера и фиксации его в ячейке. А после окончания приёма, все ответственные сотрудники могут посмотреть остатки в WMS системе.

После загрузки адресных мест, общее время размещения товара из прихода, а так же сборки заказа сократилось более чем на 50%. Соответственно и уменьшилось время простоя и задержки автотранспорта. Ячейки напольного хранения, фронтальных и бытовых стеллажей были структурно обозначены штрихкодами с зонами и рядами. WMS для размещения предлагает нужную ячейку, а при сборке ведёт кладовщика оптимальным - кратчайшим маршрутом и возвращает в зону отгрузки. 

Настройка системы адресного хранения помогает не только быстро размещать и подбирать товар. Она так же снижает зависимость руководства компании от персонала склада. Любой сотрудник компании через компьютер или ТСД, может посмотреть информацию о ячейке или товаре на складе. Т.е., что это за товар, его код или артикул, характеристики, в каком количестве и в какой ячейке находится. Нет необходимости запоминать где хранится товар и долго его искать, т.к. система WMS любому пользователю укажет путь.

Общие плюсы:

Стоит так же отметить, что автоматизация склада WMS системой дисциплинирует и контролирует не только складские процессы, но и самих сотрудников склада. Благодаря упорядочиванию процессов, в коллективе появляются какие-то правила, очерёдность действий, регламенты, инструкции. Распределяются обязанности, выделяются ответственные складские группы, где каждый сотрудник знает свои обязанности и ответственность. 

Руководство склада, в свою очередь,  может проконтролировать действия любого сотрудника или подразделения. Благодаря WMS можно оперативно отреагировать на любую ситуацию склада, равномерно распределить нагрузку между персоналом. А если на склад приходит новый человек, то при наличии инструкций и технологии работы склада происходит более качественное обучение, появляется наставничество опытных над новенькими. Общий уровень знаний и навык в работе кладовщиков повышается.

Александр Павлов

Как показывает многолетняя практика, склады  на которых установлена WMS и существуют строгие правила, там - балланс, соответствия и порядок. Ну а где их нет, там - текучесть кадров, бардак и хаос. Всё - таки, WMS стоит попробовать...

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!