Учет рулонных материалов на складе в 1С

Торговые компании, которые занимаются производством или продажей ковролина, тканей, линолеума, кабельно-проводниковой продукции, сталкиваются с проблемой организации учета материалов на складе в виде рулонов. Типовые конфигурации на платформе 1С Предприятие не всегда имеют достаточно инструментов, чтобы реализовать удобный прием, отгрузку и учет остатков. Разберем, с какими проблемами можно столкнуться при автоматизации работы склада и каким образом их можно решить с помощью настроек и доработок. 

Как организован учет товаров в 1С

Для отражения поступающих и отгружаемых товарах в программах 1С базы данных, в которых отображаются такие данные:

• номенклатура — названия товаров, которые производит, покупает или продает компания;
• характеристика номенклатура — дополнительная таблица, в которой фиксируются свойства конкретной товарной позиции, они могут быть любыми по выбору пользователя;
• единицы измерения — база данных, связанная с перечнем товаров, в ней отображаются единицы для учета операций с товарами. 

По мере работы компании перемещения товаров, указанных в первом справочнике, записываются в отдельный журнал. С точки зрения складского учета важен реестр Товары, которые хранятся на складах. При внесении записи указывается название продукции (из справочника номенклатура) с указанием ее свойств (характеристики). После этого указывается количество поступления или отгрузки с учетом данных из таблицы Единицы измерения. Для этого предусмотрено поле Количество. 

Особенность учета в типовой конфигурации 1С Предприятие состоит в том, что пользователь может выбрать одну единицу измерения и произвести запись в журнал с учетом количества. То есть информация в базе данных учетного приложения, где отражены остатки товаров на складе, учитывается по характеристике «единица хранения остатков». Проблема возникает в случае, если один вид товара поступает на склад в разных единицах. Например, штучный товар на оптовый склад поступает в упаковках по 12 штук и таким же образом отгружается поставщику. 

Решить описанную выше ситуацию можно. Для этого у свойства Единица хранения остатков есть дополнительное поле. Оно называется Базовая единица измерения. Это значение используется для того, чтобы можно было производить пересчет товара при использовании разных единиц измерения. Например, аналогичным способом переводится национальная валюта в иностранную с учетом курса. Пересчет производится на основании коэффициента, указанного в таблице Единицы измерения. Он означает, какое количество базовых единиц содержит та, которую выбрал пользователь. 

В примере с коробками ситуация следующая:

• базовой единицей принимают один экземпляр товара;
• при внесении единицы Коробка нужно указать коэффициент 12.

При таком подходе пользователь получает информацию об остатках товара на складе, причем приложение может самостоятельно пересчитать всё в нужных единицах на основе установленных ранее коэффициентов. 

Особенности учета ТМЦ в рулонах

В случае учета линолеума, ткани и другой подобной продукции используется две единицы:

• квадратные метры материала;
• рулон;

Проблема состоит в том, что рулоны отличаются друг от друга длиной. На одну катушку можно намотать 10, 20, и так далее метров. Такой вариант учета в базовой конфигурации приложений 1С Предприятие не предусмотрен. В настройках программы пользователь задает только один коэффициент для пересчета одной единицы в другую. Схема следующая:

• единицей хранения принимают 1 кв. м.;
• пересчет производится для рулона определенной длины (10 м, 25 м и т.д.).

Проблема состоит в том, что таким образом невозможно вести учет, если на склад поступают рулоны разного метража. Решением может быть использование нескольких единиц товара с указанием отдельных коэффициентов для каждой из них. Но в этом случае останется неясным, какой коэффициент использовать и сколько метров пересчитывать. 

Как организовать хранение

Для автоматизации работы склада необходимо настроить приложение так, чтобы программа и пользователь знали количество квадратных метров материала на складе и правильно выбирали коэффициент для пересчета. 

При выставлении единицы измерения Рулон получается, что коэффициент пересчета будет постоянным. Для катушек разной длины такой подход недопустим. Следовательно, необходимо завести отдельный пункт в Номенклатуре для каждого из товаров с разной длиной намотки. В этом случае при настройке единицы измерения можно устанавливать свой коэффициент с учетом длины и ширины продукции. Преимущество такого подхода в том, что для его внедрения не нужно изменять конфигурацию приложения. В формируемых отчетных документах товары будут отображаться в м² и рулонах. Не придется тратить дополнительные средства на доработку отчета. Достаточно воспользоваться встроенными инструментами.

Недостатки метода

Минус такого подхода в том, что для каждого товара с одинаковыми характеристиками, но разным метражом, придется делать дополнительный пункт в таблице. Это негативно отражается на прозрачности учета, так как усложнит оформление первичной документации. В накладной на отгрузку будет отображаться несколько строк на одинаковый товар, хотя должна быть одна. Решить эту проблему нужно путем изменения форм отгрузочных документов — товарно-транспортной накладной, счета фактуры. 

Это можно сделать по следующей схеме:

1. В номенклатуре нужно сгруппировать карточки для одного рулона с разной длиной намотки в одну папку. 

2. Подобрать название этой папки в соответствии с наименованием товара. Она будет отображаться в первичных отгрузочных документах. 

3. Выбрать базовую единицу метры или квадратные метры. Ее же нужно использовать как единицу хранения товаров на складе. 

4. Выбрать единицу измерения для печатных форм — рулон. В этом случае при формировании документа количество будет отображаться двумя способами. 

5. Доработать печатные формы так, чтобы данные в них группировались по родительскому каталогу номенклатуры, а остатки и стоимость суммировались и отображались в метрах. 

6. В столбце «количество мест» указывается количество отгруженных рулонов. 

В результате пользователь получит настроенную конфигурацию 1С, которой можно пользоваться для правильного отображения в товарном учете рулонов с разной длиной намотки. 

Альтернативные варианты учета рулонов

Вместо ручной доработки форм и применения «костылей» в виде нескольких наименований номенклатуры, можно воспользоваться готовым модулем для управления складом AS WMS от компании «Технологии учета». Он позволяет полностью автоматизировать работу склада и организовать электронный документооборот для компаний, которые продают и покупают товар в рулонах. 

При заказе внедрения модуля специалисты внесут необходимые изменения и адаптируют его под нужды клиента. Заказчик всегда будет иметь актуальную информацию о товаре на складе, минимизирует влияние человеческого фактора на учет и оптимизирует логистические процедуры.