Как хранить внутренние электронные документы по Приказу № 61н?

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса (п. 19 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Регистры бухгалтерского учета формируются в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности – на бумажном носителе.

Учреждение обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены. Способы хранения документов устанавливаются в учетной политике. Это требование закреплено в п. 33 СГС "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С 18.02.2020 сроки хранения документов определены в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

При наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС "Концептуальные основы"). Такая позиция содержится в письме Минфина России от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.

С 2023 года все учреждения должны перейти на применение электронных первичных документов и регистров с подписанием их электронными подписями. Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) утверждены унифицированные формы электронных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета учреждений.

Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо в установленных случаях – простой электронной подписью. Обязанность применения документов, утвержденных Приказом № 61н, распространяется на все организации бюджетной сферы без исключения.

Унифицированные формы электронных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом № 61н, применяются с 1 января 2023 года при ведении бухгалтерского учета всеми организациями бюджетной сферы, с подписанием электронными подписями документов бухгалтерского учета, регистров бухгалтерского учета. См. п. 3 методических рекомендаций, направленных письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 (далее – Методические рекомендации).

Первым или единственным экземпляром документа является подлинник документа. Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника (п. 3 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013). Подлинником (оригиналом) документа, сформированного в электронном виде в системе электронного документооборота (ЭДО), является сам электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" ред. 2 (далее – БГУ2) реализован механизм внутреннего электронного документооборота. Таким образом, пользователи БГУ2 имеют техническую возможность применения и хранения электронных документов (регистров).

По умолчанию файлы электронных документов (регистров) хранятся в информационной базе. При большом объеме документооборота в учреждении, чтобы снизить нагрузку на информационную базу, может использоваться вариант хранения файлов в томах на диске или в информационной базе и томах на диске.

Важная особенность выбора способа хранения присоединенных файлов заключается в том, что настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах н а диске будут храниться не только файлы внутреннего ЭДО, но и другие файлы, сформированные в программе. При значительном увеличении объема ИБ за счет размещенных в ней файлов программа позволяет изъять файлы из ИБ и организовать их дальнейшее хранение в томах на жестком диске.

До 17.09.2023 для организации хранения документов, в т. ч. первичных учетных документов, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, применялись правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526). Правила № 526 утратили силу с 17.09.2023.

Правилами № 526 было предусмотрено, что электронные документы передаются в архив организации на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил № 526). В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил № 526).

С 17.09.2023 применяются правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, утв. приказом Росархива России от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77). В главе 10 Правил № 77 регламентирован порядок работы с электронными архивными документами.

Таким образом, при наличии технической возможности учреждение вправе хранить документы и регистры бухгалтерского учета в электронной форме. Учреждение самостоятельно устанавливает порядок хранения электронных документов, в т. ч. первичных (сводных) учетных электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, с учетом требования законодательства к организации хранения электронных документов (письмо Минфина России от 27.05.2022 № 02-07-10/50875).