Утверждены новые правила хранения архивных документов

Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила).

Предусмотрено, что для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов – это обязанность, для других организаций – право.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение (в т. ч. в его составе). Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Порядок деятельности архива определяется локальными нормативными актами. Напомним, что Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Этот документ организации могут взять за основу при разработке своего Положения об архиве, которое утверждается руководителем организации.

Требования к комплектованию дел и хранению документов на бумажных носителях существенно не изменились, при этом сроки хранения документов также не изменились.

По сравнению с ранее действовавшими Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, в новых Правилах подробнее рассмотрены:

• порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов;
• правила хранения, комплектования и учета электронных документов;
• порядок хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов;
• порядок передачи документов на хранение в архив;
• требования к помещениям, в которых должен размещаться архив.

Теперь работодатель может передать архивные документы на хранение организации, для которой такая деятельность является уставной (например, в государственный (муниципальный) или частный архив). Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг с такой организацией. В ранее действовавших Правилах это не было предусмотрено.

Кроме того, Росархив утвердил новые формы документов:

• номенклатуру дел организации;
• номенклатуру дел структурного подразделения организации;
• акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
• опись электронных документов;
• опись дел по личному составу;
• книгу учета поступления и выбытия дел, документов;
• акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
• и т. д.

Указанные формы документов – рекомендуемые. Поэтому организации могут использовать их или разработать собственные формы, которые они будут использовать при хранении документов.

Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Новые Правила применяются с 17 сентября 2023 года.