Можно ли вести журналы учета трудовых книжек и их бланков в электронной форме?

Даже если организация перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), книги (журналы) по учету трудовых книжек и бланков таких книжек, а также вкладышей в них нужно вести на бумаге. Такой вывод можно сделать из письма Минтруда России от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245.

В ведомстве напомнили, что ведение КЭДО является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень документов, участвующих в КЭДО. Согласно ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ в рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений документы, связанные с работой, оформляются в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, но за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ. КЭДО применяется к документам, в отношении которых законодательством установлено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме (в том числе под подпись). Исключение составляют документы, указанные в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Минтруд России отметил, что действующие нормы не относят книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них к документам, которые необходимо оформлять на бумажном носителе. Иными словами, указанные документы не подпадают под действие требований, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Вместе с тем согласно п. 40 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, такие книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации (при ее наличии).

Таким образом, указанные документы в любом случае придется оформить на бумаге.