Кейс по доработке системы учёта и автоматизации склада мебельных салонов ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «НОВО-М» г. Шахты

О компании:

ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «НОВО-М» - это надёжный оптово-розничный поставщик мягкой и корпусной мебели на юге России с 2015 года. Филиалы и торговые точки компании дополнительно расположены как в Краснодаре, так и в Ростове-на-Дону, а прайс-лист предлагает на выбор более 2000 позиций: диванов, кресел, шкафов, полок, тумбочек, столов, стульев, текстильных изделий и мебельных аксессуаров.

Информация о складе:

Сложности учета:

Наша компания является официальным дилером мебельной фабрики «Лером». Вместе с товаром поставщик предоставляет комплектовочную ведомость на отгруженную мебель. Ведомость включает в себя номенклатуру в разрезе различной цветовой гаммы и составляющую её «пакеты». Т.е. одна номенклатура мебели может состоять из нескольких частей и составлять комплект из нескольких коробок. Трудность состояла в том, что раньше в системе учёта некорректно была заполнена номенклатура, т.е. занесена в 1С:УТ-11.5 без дополнительных составных частей. Происходила путаница похожих частей мебели при создании расходного документа, его сборке и отгрузке на складе. Часто кладовщики забывали отгрузить клиенту полный комплект, например, загрузили шкаф, дверцы, а внутренние полки шкафа - остались на складе. Данные факторы увеличивали затраты на доставку и снижали лояльность клиентов к компании из-за частых ошибок. Целью проекта автоматизации было:

• упорядочивание номенклатур и их частей/комплектов  в системе учёта
• установка WMS системы для дополнительного контроля отбора и комплектования мебели
• исключение бумажных технологий работы склада
• снижение ошибок
• ускорение процесса инвентаризации по номенклатурам и «пакетам»

Пути решения проблем:

На основании выявленных проблем составили Техническое Задание в котором зафиксировали необходимый для работы функционал: 

Для системы учёта 1С:УТ-11.5:

Создание «обработки» для загрузки номенклатуры «Лером» из файла комплектовочной ведомости, где торговля осуществляется номенклатурой, а отгрузка номенклатуры - «пакетами».

Задачи обработки:

1. Создать отсутствующие в 1С:УТ-11.5 «пакеты». При их создании должна быть возможность выбора его категории: детали корпуса, фасад, стекло, ДВП, щиток (царга). Данная информация нужна при формировании отгрузочной ведомости для клиентов.
2. Создать отсутствующую в базе номенклатуру. При создании номенклатуры необходимо:
   - заполнить информацию о весо-габаритных характеристиках номенклатуры,
   - выполнить привязку к параметру обеспечения для формирования заказа поставщику,
   - создать вариант комплектации, закрепив за каждым номенклатурным элементом соответствующие «пакеты»,
   - записать штрихкод.
3. Создать базовую маркетинговую цену и цену поставщика для каждого номенклатурного элемента.

Для системы управления складом AS WMS:

Разработка системы для осуществления контроля поступления и отгрузки «пакетов» мебели. Общая схема контроля:

• При приёмке осуществляется сканирование каждого пакета.
• Общая информация поступает в систему, посредством обработки осуществляется сравнение: из заказа поставщика берётся информация по номенклатуре, далее по варианту комплектации каждой номенклатуры собирается общая информация о пакетах, которые должны поступить, всё это сравнивается с фактическим поступлением.
• Итогом выдаётся информация о сравнении.
• Аналогично при отгрузке, сканируется каждый «пакет», только информация берётся из реализации товаров.

Дополнительные обработки:

• Создание штрихкода для работы с номенклатурой «Лером», т.к. у поставщика он изначально «уникальный» и не считывается ТСД.
• Создание «обработки» для документов поступления, внутренних перемещений и реализации.
• Создание «обработки» для инвентаризации пакетов мебели.

Как проходила автоматизация:

Работы по автоматизации бизнес-процессов проводились в несколько этапов: проектирование системы, её тестирование и настройка, запуск систем в тестовую и промышленную эксплуатацию. Для начала работ совместно определили рабочие группы в составе основных сотрудников с каждой стороны.

1 этап. Проектирование и доработки:

• Работы по настройке нескольких видов документов в распоряжениях.
• Работы по дополнению контроля комплектующими в системе учёта.
• Настройки записи данных в группы справочника по виду номенклатуры и артикула.
• Загрузка для регистрации цены поставщика.
• Доработка настроек обработки по созданию цен, тестирование и отладка их заполнения в системе.
• Создание и отладка комплектации, штрихкода номенклатуры.
• Создание загрузчика номенклатуры из табличного документа.

2 этап. Тестирование, настройки системы и оборудования:

Выполнили:

• Установку и настройки модуля системы управления складом AS WMS.
• Установку и настройки мобильного программного обеспечения на терминалы сбора данных (ТСД).
• Загрузку служебных зон в WMS систему.
• Настройки  складских пользователей в системе WMS с разграничением прав по функционалу.

3 этап. Запуск в тестовую эксплуатацию:

• Разработчиком проведено обучение сотрудников нашей компании по работе с WMS системой. На тестовых документах произвели проверку работоспособности системы и оборудования.
• В процессе тестирования функционала разработчик устранил все неисправности.

4 этап. Запуск в промышленную эксплуатацию:

• Запуск работ начали с функции приёма товара от поставщика, с учётом номенклатуры и её «пакетов». Далее начали размещать принятый товар по местам хранения. Так как стеллажи частично были заняты продукцией, разработчик выделил и перенёс её в отдельную служебную зону. Посредством функции перемещения, через ТСД, кладовщики перенесли стеллажный товар в ячейки. Так были присвоены адреса ранее размещённой продукции и отражены в WMS системе.
• Далее провели работу с реализациями, пошагово выполняя отбор комплектов из ячеек и сборку номенклатур с «пакетами» на доставку.
• Группа разработчика дистанционно оказывала содействие и  поддержку по возникшим вопросам и складским операциям.

Результат:

Автоматизировать и наладить систему учёта и контроля невозможно без учёта особенностей работы с крупными партнёрами, особенно таким поставщиком мебели как «Лером». Благодаря доработкам системы учёта и штрихкодированию, компании удалось минимизировать затраты на доставку при отгрузке комплектной мебели. Налажены бизнес-процессы предприятия, такие как:

• Возможность загрузки номенклатуры партнёров и «Лером» из файла комплектовочных ведомостей, где каждая sku содержит составные «пакеты». При приёмке кладовщик сканирует штрихкод каждого «пакета» номенклатуры,  а WMS система отображает уникальный состав каждой номенклатуры. Благодаря составу содержимого мебельного комплекта и уникального штрихкодирования отдельного «пакета» исчезла путаница и пересорты.
• Благодаря установленной WMS системе появилась операция - «Контроль», как дополнительный пересчёт после отбора комплектов. При выдаче самовывоза кладовщик сканирует штрихкод каждого «пакета» мебельного комплекта, а если комплект будет не полным, то WMS подскажет какого не хватает, т.е. система не даст отгрузить «задание». То же самое при сборке заказов на доставку. В результате кладовщики не забывают собрать и отгрузить мебельный комплект полностью, что сберегает средства на довозы частей мебели и улучшает лояльность клиентов к нашей компании. Общее количество ошибок при приёмке и сборке сократилось в 5 раз.
• В следствии того, что все операции склада происходят через терминал сбора данных ТСД, в работе используется меньше бумажных носителей, сокращая часть затрат на бумагу.
• В результате настроенной «пакетной» системе номенклатур, процесс инвентаризации ускорился в 2 раза. Кладовщики по подсказкам WMS сканируют составные части и считают комплекты. Далее фиксируют фактическое количество на ТСД. Итоги инвентаризации отображаются  онлайн в системе.

На проектирование и доработки систем, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию - ушло шесть месяцев. Все этапы автоматизации и установки оборудования прошли успешно. Ростовские специалисты «Технологий учёта» с задачами справились на отлично. Проект получился интересным и положительным.