Кейс по автоматизации складских операций ООО «Вега» г. Москва

О компании:

ООО «Вега» - российский оптово-розничный поставщик товаров, ассортимент продукции превышает 7000 активных позиций состоящий из: бытовой химии, парфюмерии, косметики, а так же средств личной гигиены.

Информация о складе:

Проблемы склада и принятие решения об автоматизации процессов:

Наша компания работает в программе 1С: Управление торговлей, ред. 10.3. Основная проблема состояла в том, что склад использовал технологию бумажных носителей и все данные в учётную систему заносились операторами вручную. Товарооборот компании начал расти и управлять бизнес - процессами и организовывать бесперебойность работы склада стало всё сложнее. Так же бумага А4 подорожала и было желание снизить затраты компании на канцтовары. Ещё трудности заключались в долгом поиске товара при подборе, т.к. всего  несколько сотрудников склада знали где он находится. Точнее, кто размещал товар по ячейкам тот и знал где он лежит, а через некоторое время и те могли забыть. В пиковые сезонные нагрузки приходилось привлекать к работе  дополнительных кладовщиков из кадровых аутсорсинговых компаний. Но это совсем не ускоряло процесс сборки, а наоборот увеличивало, т.к. значительное время уходило на обучение нового кладовщика номенклатуре и работе, а так же исправлению его ошибок. Все эти проблемы навалились на склад как снежный ком и ситуация с каждым днём только усугублялась. Необходимо было, что-то предпринимать - исправлять ситуацию, и мы рискнули автоматизировать складские процессы.   

Старт работ и интеграция модуля системы AS WMS с учётной системой:

Совместно со специалистами компании «Технологии учёта» составили пошаговое описание бизнес-процессов склада, от приёма до отгрузки. После проанализировали товаропотоки и выявили потребности, каких именно функций нам недостаточно. Приняли решение начать с типовой версии программы управлением склада AS WMS с незначительными доработками. Далее определили первоначальные задачи:

1. Работа с топологией - картой склада, распределив его зоны и помещения в соответствии с категорией товаров.
2. Настройка системы адресного хранения товаров, присвоив каждой зоне и помещению свой номер и места хранения/ячейки.
3. Определение с видом штрихкодирования  и выбор складского оборудования для автоматизации: терминалов сбора данных, принтеров этикеток и точек доступа wi-fi, для покрытия всей площади склада.
4. Доработка печатных форм подбора номенклатуры и настройка списка документов учётной системы.
5. Доработка списания товара через документ "Списание товаров" в ТСД.
6. Настройка функции «Инвентаризация» по группе товаров, зоне склада, по выбранным ячейкам.

Целью проекта - являлась автоматизация складских процессов посредством частичного отказа от бумажных носителей и оптимизацией штатного расписания сотрудников склада. Увеличение эффективности работы склада, скорость поиска товара, точность подбора и комплектования заказов. Общее снижения количества ошибок по количеству и пересорту.

Для старта работ совместно определили рабочие группы в составе основных сотрудников с каждой стороны:

Работы по автоматизации бизнес-процессов нашей компании, по согласованию с разработчиком, проводились в несколько этапов:

1. Проектирование системы
2. Тестирование и настройка системы и оборудования
3. Запуск AS WMS в тестовую эксплуатацию
4. Запуск AS WMS в промышленную эксплуатацию

1 этап. Проектирование системы:

• доработка и настройка AS WMS - модуля под конфигурацию УТ-10.3 учётной системы
• доработка учётной системы для привязки мест хранения
• установка модуля в систему
• доработка мобильного приложения для ТСД

2 этап. Тестирование и настройка системы и оборудования:

• установка мобильной платформы на ТСД
• выполнение настроек ТСД и настроек параметров печати принтера этикеток
• загрузка мест хранения в соответствии с топологией склада
• настройка операторов ТСД и добавление прав пользователей  

3 этап. Запуск в тестовую эксплуатацию:

• проведено дистанционное обучение сотрудников с соответствующими инструкциями по работе с AS WMS при помощи ТСД
• совместно с разработчиком, на тестовых документах произведено тестирование системы и оборудования на работоспособность, поочерёдно по каждой складской операции
• в процессе тестирования работы системы и оборудования проводилось выявление и устранение неисправностей или ошибок

4 этап. Запуск в промышленную эксплуатацию:

• старт работы склада компании по всем операциям, при взаимодействии с поставщиками продукции и отгрузке клиентам
• в процессе запуска в промышленную эксплуатацию выявление и устранение недостатков работы учётной системы и мобильного приложения
• сопровождение, консультации и поддержка разработчиком по выявленным проблемам и возникшим вопросам

Результат и эффект задач проекта:

В среднем, автоматизация складских процессов заняла пол года. Все этапы внедрения и установки оборудования прошли успешно. После ввода платформы в промышленную эксплуатацию, пользоваться AS WMS активно начали с марта 2022 года, т.е. почти три месяца, и что можно отметить:

1. Раньше при приёме или сборке товара кладовщики получали задания в бумажном виде у руководителя склада. Уходило много бумаги А4 на каждое задание, и при его выполнении, кладовщику приходилось вновь возвращаться за новым к заведующему складом, каждый раз преодолев значительное расстояние и потеряв время. При автоматизации процесса приёмки и сборки теперь сразу решено два вопроса. Первый, расход бумаги А4 значительно снизился, т.к. распоряжение при создании документа «Закупки» или «Реализации» автоматически отображается в списке операций на ТСД. Кладовщику лишь остаётся выбрать необходимое распоряжение (на Приём или Отгрузку) из «Списка операций ТСД», кликнуть на него пальцем и войти в задание. А второй, кладовщику теперь не приходится тратить дополнительное время и преодолевать большие расстояния, чтобы получить новое задание у заведующего складом. Склад - не большой, не маленький, но 2500 м.кв. Задание для выполнения он выбирает сам, без отвлечения руководителя склада.
   
          
2. Организован быстрый поиск товара, т.к. промаркированы все ячейки и система управления складом сама ведёт кладовщика по оптимальному маршруту. Кладовщику или водителю погрузчика не надо тратить время на поиск товара. Вся продукция хранится в своих зонах и на своих местах. Так же новым сотрудникам склада не нужно знать где лежит тот или иной товар, необходимо только выучить зоны и помещения склада, чтобы быстрей туда добраться. Зависимость от «незаменимого» персонала значительность снижается. Общая скорость отбора заказа доставки увеличивается. Клиенты быстрей получают оплаченный товар. Предстоящий сезон 2022 должен окончательно определить штатное расписание склада компании. При увеличении пропускной способности складского хозяйства уже отказались от услуг аутсорсинговых компаний. Просматривается тенденция по оптимизации численности сотрудников.
3. Теперь на складе появилась информационная функция о товаре или ячейке, т.к. благодаря организации штрихкодирования товара и мест хранения, есть возможность оперативно посмотреть либо характеристики ТМЦ, либо что находится в ячейке непосредственно через ТСД. Раньше получить информацию было возможно только с рабочего места - компьютера. И если в процессе сборки у кладовщика появляются сомнения при подборе похожего товара, то он оперативно, не потратив время на выяснения информации о товаре, может посмотреть его характеристики на ТСД и выбрать правильную позицию для заказа клиента.
4. Для удобства работы нам доработали печатные формы первичных документов.
5. Настройка функции списания товара непосредственно с ТСД позволила ускорить процесс пересчёта товаров, т.к. ранее выполнять данную операцию возможно было только с рабочего места компьютера. При появлении данной возможности и «Инвентаризации» ТМЦ значительно экономится рабочее время.

При том, что мы остановили свой выбор на стандартной конфигурации AS WMS с небольшими доработками и вложениями, плюсы от проведённой автоматизации очевидны. Компания разработчик ООО Технологии учёта выполнила все стоящие перед ней задачи, и в общем, реализацию проекта считаем положительной.