Журналы и документы склада: важный инструмент безопасности и учёта

Управление складским хозяйством является неотъемлемой частью работы многих компаний и документооборот на складе должен обеспечивать учёт товаров на всех этапах, начиная с приёма, хранения, перемещения и заканчивая отгрузкой товаров.  Правильное ведение документации исключает риски нарушения законодательства, предупреждает возникновение аварийных ситуаций  и повышает эффективность работы ключевых бизнес-процессов.

К основным журналам в части обеспечения безопасности  склада можно отнести журналы по техническому обслуживанию и технике безопасности,  пожарной безопасности, электробезопасности.

• В журнале технического обслуживания и безопасности фиксируются все процедуры по техническому обслуживанию оборудования, обязательные периодические проверки на соответствие стандартам безопасности, а также записи о проведённых инструктажах по технике безопасности для персонала. Заполнение этого журнала является обязательным и важным элементом поддержания безопасности на складе и контролем за своевременным проведением всех необходимых инструктажей.  
• В журнале по пожарной безопасности отражают все мероприятия по обеспечению пожарной безопасности (такие как регулярные проверки огнетушителей, систем пожарной сигнализации, тренировочные мероприятия). Этот журнал необходим для контроля за состоянием пожарной безопасности на складе и своевременного реагирования на возможные угрозы.
• В журнале по электробезопасности регистрируют все, что касается проверки и обслуживания электрооборудования, а также вносят данные об обучении сотрудников правилам работы с электричеством, итогам аттестации персонала. Это помогает предотвратить аварии и несчастные случаи, связанные с электричеством.

Кроме технических журналов на складе также должны вестись записи, связанные с учётом движения товаров, которые касаются юридических аспектов работы компании:  журнал учёта прихода и расхода товаров, акты приёмки-передачи, договоры с поставщиками, документация по инвентаризациям, списаниям на собственные нужды, из-за порчи или недостачи товаров. Эти документы не только обеспечивают правильный учёт товаров и прозрачность движения средств на случай финансовых проверок, но и выступают доказательной базой законности и правомерности действий компании в случае сторонних исков.

Особенности заполнения каждого из этих журналов связаны с требованиями нормативных актов, важно строго соблюдать инструкции по заполнению, чтобы информация была корректной и достоверной. Кроме того, ведение журналов должно быть организовано таким образом, чтобы можно было оперативно найти всю необходимую информацию.

Внедрение WMS системы в складской логистике позволяет сократить время на оформление документации и ведение обязательных записей, значительно снижается количество ошибок при заполнении, и как итог в складском учёте минимизируются потери и недочёты по товарам и остаткам. Как пример, AS WMS  включает в себя «электронный документооборот», который позволяет все документы и задачи получать на терминал сбора данных, что обеспечивает точность и ускорение выполнения операций с минимальным количеством ручного труда, а это значительно повышает эффективность работы склада.  

Автоматизация документооборота склада решает ряд важных задач:

• возможность назначения ответственных за ведение конкретных журналов и документов;
• ограничение доступа к документам, встроенная защита от намеренного внесения недостоверных данных в документацию;
• возможность использовать готовые шаблоны, в том числе для проведения инвентаризаций;
• встраивание процедур контроля качества на всех этапах движения товаров.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!