Зачем готовиться к внедрению WMS и как минимизировать риски?

Грамотная подготовка к интеграции WMS – половина успеха проекта. Четкий план поможет избежать неоптимального использования ресурсов: финансовых, человеческих, временных, а результаты автоматизации совпадут с вашими ожиданиями или даже превзойдут их. Подробнее про подготовку к внедрению WMS и о возможных рисках рассказал генеральный директор ООО «Технологии учета» Александр Сергеевич Павлов.

Этапы внедрения WMS

Интеграцию системы можно выполнить собственными силами, если в штате есть специалисты с нужными знаниями, или обратиться к поставщикам услуг. Второй вариант предпочтительнее, поскольку у таких компаний есть необходимый опыт внедрения WMS.

Автоматизация склада состоит из следующих этапов:

• аудит склада и текущей инфраструктуры. В первую очередь специалист анализирует ситуацию: какое оборудование необходимо для автоматизации и какие процессы нужно оцифровать для полноценной работы склада;
• определение целей и задач проекта, требований к автоматизации склада;
• формирование команды и плана работ, выбор программного обеспечения и оборудования;
• установка WMS, подключение и настройка. Интеграция действующей системы учета с новой WMS;
• запуск в пробном режиме. Проверка работоспособности всей инфраструктуры и устранение проблем;
• подготовка к окончательному вводу в эксплуатацию, обучение и консультирование персонала;
• ввод в эксплуатацию;
• гарантийная поддержка. 

В течение нескольких месяцев после внедрения WMS поставщик осуществляет техническое сопровождение: обновляет ПО, консультирует пользователей и совершенствует процессы, если это необходимо.

Риски при внедрении WMS

Выбор и интеграция WMS – сложный и многоступенчатый процесс, поэтому нужно относиться к этому вопросу серьезно. Компаниям необходимо тщательно изучить рынок и предложения.

«На качество работы WMS влияют разные факторы: технологическая неготовность склада, низкая квалификация и мотивация персонала, слабое тестирование», – комментирует Александр Сергеевич.

Собрали шесть основных рисков, с которыми вы можете столкнуться при внедрении WMS-системы:

• желание не автоматизировать свой склад, а сделать как у конкурентов. Внедрить WMS по принципу «хочу как у них» не получится. Правильнее будет изучить недостатки склада и подобрать ПО, которое сможет их решить. В противном случае вы потратите деньги и время на программу, которая вам просто не нужна или не подходит;
• неправильное планирование. Если работа на складе изначально настроена с ошибками, то автоматизация здесь не поможет. Прежде чем интегрировать ПО, важно провести подготовку и понять, какие задачи нужно решить;
• дополнительные издержки. При внедрении WMS предприниматели забывают учесть расходы по ее дальнейшему обслуживанию и доработке. Такой подход несет существенные риски, поскольку можно интегрировать на склад систему, которую потом нельзя будет изменить без существенной доработки. Чтобы избежать этого, на этапе планирования штатный специалист или сотрудник компании-поставщика должен сопоставить функционал системы с задачами. На этом же шаге необходимо учесть возможность масштабирования бизнес-процессов и тиражирования системы в будущем;
• сопротивление персонала и смежных подразделений. С этой проблемой часто сталкиваются предприниматели на начальном этапе. Основная причина – персонал компании просто не готов к внедрению. Чтобы сотрудникам было легче адаптироваться к новым условиям, пропишите подробно все этапы и проведите обучение;
• несистемный подход к обслуживанию. Если компания использует только услуги своего IT-отдела, есть риск, что этого будет недостаточно и поддержка будет оказываться некачественно. Поэтому рекомендуем обращаться к поставщику услуг;
• увлечение кастомизацией. Постоянный апгрейд системы может сломать процессы, которые были реализованы в рамках внедрения. Или, например, если обработки и сервисы не были протестированы, установка сомнительного ПО может разрушить внутреннюю инфраструктуру компании. 

Часто предприниматели сталкиваются с тем, что решение оказывается не таким функциональным и эффективным, как они ожидали. И дело не в низком качестве продукта, а в ошибках, которые были допущены в процессе внедрения. 

На каждом этапе интеграции WMS и при ее тиражировании есть свой набор возможных рисков. Для успешного управления рисками необходима слаженная работа сотрудников со стороны поставщика WMS и руководителя со стороны заказчика. Так у проектной команды будет доступ ко всей информации и процессам, которые требуются для автоматизации работы склада.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!