Как снизить ошибки персонала на складе: оптимизация и автоматизация

Дейв Кларк, один из членов правления Amazon, в интервью 2017 года рассказал, что исторически подтверждено, насколько эффективно автоматизация повышает продуктивность и потребительский спрос. Ошибки персонала – один из факторов, тормозящих развитие компании, поэтому сокращение влияния человеческого фактора на логистику входит в перечень первоочередных задач руководителя склада. Рассмотрим, какие проблемы помогает решать автоматизация, и почему она неотделима от оптимизации. 

Проблемы, из-за которых возникают ошибки, и их организационные решения

Согласно статистике, неточности в работе персонала приводят в среднем к потерям от 0,1 до 1% от общего товарооборота. Чем больше масштабы, тем существеннее издержки. И важно точно определить «неисправность». В профессиональной среде процесс обнаружения уязвимых мест называется логистическим аудитом склада.

Первым делом обозначим ценность мероприятия: пока на складе существует беспорядок, серьезно повлиять на процент брака в работе не поможет даже самая современная система управления. Все потому, что нельзя автоматизировать хаос. Отсюда прослеживается взаимосвязь между аудитом, оптимизацией и автоматизацией. 

Проблема №1: несовершенство руководства

Начинать следует с топ-менеджеров и руководства. В четкой системе практически 80% успеха зависят от организационных мероприятий, и только 20% приходятся на качество исполнения. Перечень часто встречающихся ошибок руководящего состава:

• принятие решений на основе собственного мнения и взаимоотношений с подчиненными, а не с учетом объективных факторов;
• привлечение персонала с недостаточным уровнем квалификации;
• слишком большое количество прямых подчиненных (более 5-7 человек на одного менеджера);
• завышенная трудовая нагрузка на одного человека;
• нежелание разбираться в причинах снижения производительности труда;
• допущение «уникальных сотрудников» (например, когда только один кладовщик способен разобраться в запутанной системе хранения и быстро находить нужный товар).

Это лишь часть несовершенств управления, выявляемых в ходе аудита. Решать их придется самостоятельно путем создания достойных условий для квалифицированного персонала, введения четкой системы делегирования задач и распределения ответственности, оптимизации адресного хранения, настройка претензионной работы и т. д. 

Проблема №2: плохо развитая инфраструктура

Если человек хорошо понимает поставленную задачу, но все равно совершает ошибки, стоит пристальнее рассмотреть инфраструктуру склада. Возможные причины низкой производительности:

• слишком большие или маленькие площади;
• неэффективно выстроенные маршруты перемещения товаров;
• нелогично распределенные зоны хранения;
• недостаток грузоподъемного и транспортного оборудования, из-за чего упаковки чаще повреждаются и деформируются;
• плохое информационное взаимодействие между сотрудниками, некачественная связь, отсутствие системы контроля внутренних процессов и другие.

Смысл в том, что рядовому сотруднику склада с плохой инфраструктурой приходится постоянно напрягать все органы чувств, чтобы решать даже простейшие задачи. Так, ему необходимо «придумывать», как уместить все товары на маленьком стеллаже, как побыстрее добраться до нужного места с учетом того, что проходы постоянно меняются, и не забывать информировать другие отделы о перемещениях. Чем больше такой «творческой» работы ложится на плечи человека, тем выше вероятность принятия ошибочного решения.

В этом плане помогает техническое проектирование склада. Специалисты-проектировщики берут исходные данные и практически с нуля строят новую виртуальную систему с учетом доступных ресурсов. Рабочий процесс становится максимально логичным для сотрудников и бережным для товаров, работник теряет надобность в подгонке принимаемых решений под текущие условия: все уже строго определено до него.

Проблема №3: отсутствие контроля

На некоторых складах настолько запутанная и несовершенная систем делегирования задач, что найти ответственного за ошибку – попросту невыполнимое мероприятие. Одно из самых ярких проявлений недостаточного контроля – воровство. Решить проблему пропажи помогают вполне конкретные организационные подходы:

• регулярная проверка запасов, инвентаризация;
• досмотр сотрудников, имеющих доступ к некоторым категориям товаров;
• охрана;
• введение системы видеонаблюдения;
• введение RFID-меток, препятствующих несанкционированному выносу коробок из зоны.

Недостаточный контроль – также причина снижения производительности труда. Зачем прилагать больше усилий, если результат никак от этого не меняется? Отсюда появляются «сознательные ошибки», которые человек совершает намеренно ввиду безнаказанности или отсутствия мотивации.

Как помогает автоматизация

Снижение влияния человеческого фактора проходит по следующей стандартной схеме:

1. Аудит.
2. Проектирование.
3. Автоматизация. 

Важно понимать, что это не отдельные методы, а строгая последовательность. Первоначально вам необходимо проверить всю систему на наличие ошибок, а уже потом заниматься проектированием по выявленным недочетам. То же касается автоматизации: нельзя просто закупить оборудование, внедрить WMS и ожидать успеха от «автоматизированного хаоса». В подавляющем большинстве это приведет к еще большим издержкам.

Примеры конкретных задач, решаемых за счет автоматизации:

• Выделение зон хранения. WMS не допустит хранения на одних стеллажах лекарств и строительных материалов, продуктов питания с коротким сроком годности и многоразовых пластиковых изделий. У каждого товара – своя зона с требуемыми условиями.
• Маркировка. WMS – это база всего находящегося на складе с учетом прибывающих и отбывающих товаров. В любой момент можно зайти и посмотреть, где коробка находится сейчас, и что внутри. База постоянно обновляется, ничего не нужно запоминать.
• Задание алгоритмов. На основе маркировки и фиксированных зон WMS формирует строгие алгоритмы действий. Сотрудник, сканирующий товар, точно знает, куда его нужно отнести и положить. Когда на руках есть четкая и понятная инструкция, оптимизированная под текущие условия «программным роботом», вероятность совершить ошибку снижается к нулю.
• Объединение оборудования. Речь идет о терминалах сбора данных, камерах, сканерах штрих-кодов, конвейерных лентах, весах и т. д. Даже по отдельности перечисленные инструменты повышают эффективность труда, а когда они работают под крылом одной WMS, производительность вырастает многократно. А еще практически до идеала доводится информационный обмен: менеджер, сидящий в офисе за компьютером, точно знает, чем занимается подчиненный персонал, какие товары прибыли на склад, как перемещаются коробки внутри и т. д.

Компания «Технологии Учета», разработчик AS WMS, придерживается именно поэтапного решения проблемы ошибок персонала. Мы проводим полный комплекс соответствующих мероприятий:

• осмотр склада, мест хранения, техники;
• фиксация особенностей учета и принятых на складе процессов;
• оценка желаемых результатов;
• оформление предложений по улучшению;
• подбор необходимого торгового оборудования;
• определение стоимости автоматизации и необходимости ее внедрения в текущий момент времени;
• реализация проекта на практике, обучение персонала, сбор статистики.

AS WMS – мощная, масштабируемая, универсальная система управления складом. Но надо понимать, что это не волшебное решение, способное устранить существующие проблемы одной кнопкой. Важно придерживаться комплексного подхода, выявлять причины систематических «поломок», учитывать особенности логистических цепочек в вашей конкретной сфере. Только в этом случае автоматизация поможет сократить процент ошибок персонала на 99% и практически устранить этот фактор из рабочей среды.