WMS - системный подход к повышению качества и сервиса складской логистики
В этой статье рассмотрим как принципы постоянного улучшения деятельности, описанные в международных стандартах серии ISO реализуются в операционной деятельности склада при помощи WMS.
Автоматизация бизнес-процессов является неотъемлемой частью стратегии системного развития компании, потому что позволяет постоянно повышать прибыль и снижать затраты, своевременно реагировать на изменения во внутренней и внешней среде, учитывать риски в планировании деятельности и при построении прогнозов продаж опираться на реальные аналитические данные. Необходимо обеспечивать взаимодействие процессов, достигать соответствия поставленных целей результатам, исправлять возникшие несоответствия с минимальным привлечением материальных ресурсов, постоянно обучать персонал и измерять ключевые показатели деятельности.
Благодаря внедрению Warehouse Management System (с англ. Система управления складом, далее - WMS) предприниматели получают возможность увеличивать товарооборот, повышать рентабельность, снижать потери и издержки и эффективно управлять складом.
В стандартах по системам менеджмента качества (далее - СМК) серии ISO описываются основные принципы, которые являются базой для постоянного улучшения деятельности компании в части повышения качества оказываемых услуг и сервиса. Рассмотрим их с точки зрения автоматизации компаний складской логистики на примере внедрения WMS.
Принцип 1. Ориентация на потребителя
В складской логистике конечный потребитель определяет спрос товаров и уровень его удовлетворенности напрямую влияет на прибыль компании. Услуги должны оказываться точно в срок, товары доставляться нужного качества, а процедуры возврата заказов минимизироваться. При этом владельцу склада важно верно рассчитать количество складских запасов, чтобы не допускать возникновения излишков и дефицита товаров, иначе он понесет потери в прибыли.
AS WMS позволяет обрабатывать большой массив аналитических данных, формировать отчетность на основе мониторинга и выстраивать прогнозы на спрос по всем категориям товаров, присваивая коэффициенты сезонности и ранжируя по группам (метод АВС анализа), осуществлять доставку заказов точно в срок (метод Just in time), оптимально планировать деятельность (метод EOQ), управлять сервисом по уровням (метод SLM).
Система позволяет встраивать в интерфейс необходимые методы учета и прогнозов продаж, опирается на статистику, учитывает сезонные пики, а также реакции рынка на изменения во внешней среде, а самое главное – оптимально распределяет нагрузку распределения товаров на площади складских помещений и ведет постоянный учет по характеристикам качества и безопасности. Как итог потребитель получает качественную услугу с минимальным риском возврата.
Принцип 2. Лидерство
Руководитель склада должен устанавливать цели, выстраивать стратегию и вовлекаться во все процессы операционной деятельности компании, мотивируя сотрудников на результаты. WMS ведет аналитику в режиме реального времени и позволяет незамедлительно подключаться на любом этапе, чтобы принимать управленческие решения на основе фактов и мониторинга данных.
Возможность системы обучать персонал и быстро вовлекать временных работников, осуществлять кросс перестановку персонала на случай авралов или сезонных пиков, оптимально планировать штатное расписание, стандартизировать процессы и обеспечивать внутренний документооборот повышают ответственность всех сотрудников склада. Принцип лидерства становится неотъемлемой частью работы компании.
Принцип 3. Вовлечение персонала
Человеческие ресурсы играют в развитии компании ключевую роль, потому что навыки и компетенции персонала, их вовлеченность в работу, мотивация определяют эффективность деятельности и финальную прибыль. К примеру, удобный интерфейс AS WMS позволяет в короткие сроки пройти необходимое обучение, демонстрирует понятные стандарты и регламенты, что минимизирует возникновение ошибок в виду человеческого фактора, а встроенные процедуры контроля системы за выполнением поставленных задач повышают производительность. Как итог повышаются показатели:
- результативности (способность достигать поставленной задачи в срок – система осуществляет контроль и фиксирует все данные по каждому работнику, есть возможность формирования журнала ошибок и фиксирования времени по отдельным операциям);
- эффективности (затраты, которые понесла компания на выполнение задачи, включая возвраты и переделывания отдельных операций по вине персонала);
- производительности (количество полученного "результата" на единицу времени от каждого сотрудника склада).
Принцип 4. Процессный подход
Вся деятельность склада рассматривается как взаимодействие процессов, непрерывно связанных между собой. WMS ведет контроль за работой персонала в автоматическом режиме и формирует аналитику данных, остлеживает мониторинг по всем ключевым процессам склада. К процессам склада можно отнести: приемку, перемещение, хранение, комплектацию, отгрузку, возврат, ремонт, утилизацию товаров. Также добавляются важные процессы касательно проведения инвентаризация, контроля качества, прослеживаемости, обучения персонала, стандартизации работы и все они легко встраиваются в систему.
Планирование деятельности, выполнение постоянных операций процессов, измерение результатов, своевременная корректировка, назначение мер контроля и внедрение мероприятий по улучшению должны осуществляться постоянно.
Одно из ключевых преимуществ WMS – возможность собирать статистические данные по заказам в режиме реального времени и следовать в работе.
Цикл PDCA (от англ. «Plan-Do-Check-Act») представляет собой непрерывную взаимосвязь важных этапов производственной деятельности «Планирование-Действие-Проверка-Коректировка». Этот цикл, предложенный Э. Демингом успешно зарекомендовал себя в качестве эффективного инструмента менеджмента для непрерывного повышения качества и сервиса оказываемых услуг в складской логистике.
Рассмотрим каждый этап применительно к AS WMS детальнее.
- Планирование (plan) — этап планирования работы склада. Встроенные алгоритмы системы позволяют оптимально распределять пропускную способность склада между задействованным персоналом. Заказы отгружаются по плану и согласно аналитическим данным по проведенным инвентаризациям, учитывая сроки годности товаров и срочность поставок. AS WMS определяет задачи для персонала и контролирует их выполнение в срок и без ошибок.
- Действие (do) — система следит за выполнением поставленных задач персоналу склада и своевременно реагирует на ошибки, блокируя возможность завершить задачу без корректировок. Возможность проведения инвентаризаций в постоянном режиме, сохранение истории по каждому товару, включая все этапы, начиная с приемки и заканчивая отгрузкой снижает потери от излишних запасов и дефицита ассортиментной матрицы.
- Проверка (check) — изучение мониторинга аналитических данных системы и своевременное выявление несоответствий. Встраиваемые инструменты для измерения производительности сотрудников склада и инвентаризаций позволяют минимизировать потери и издержки и устранять возникшие «узкие места» в работе склада.
- Корректировка (act) — благодаря возможностям WMS ведения аналитики в режиме реального времени назначение коррекций, корректирующих и предупреждающих действий по результатам выявленных несоответствий минимизирует затраты. Также система оперирует данными, которые учитывают предыдущие периоды (сезонные колебания, пики спроса, статистика по возвратам и т.п.), что позволяет оптимально планировать будущие заказы.
Принцип 5. Улучшения
Постоянное улучшение деятельности склада в части оптимизации управления запасами, минимизации влияния человеческого фактора на результаты работы, стремление к оказанию сервиса без возвратов благодаря WMS показывает хорошие результаты. Также возможно автоматизировать инструменты повышения эффективности деятельности и получать мониторинг данных для отчетности и расчетов, например ABC-анализ, Just-in-Time/JTI, Economic Order Quantity/EOQ, Service Level Management/SLM.
Благодаря аналитике данных в случае возникновения возвратов или вынужденных простоев оборудования склада можно быстро провести Анализ корневых причин, назначить эффективные меры по устранению несоответствий, разработать корректирующие и предупреждающие мероприятия.
Принцип 6. Принятие решений на основе свидетельств
Обоснованные решения руководства должны основываться на фактах и возможности WMS в отношении сбора и использования аналитики данных по всем операциям процессов оказывают незаменимую помощь в управлении компанией. Получая достоверную информацию, собственник видит наличие узких мест и зоны с высокой вероятностью возникновения потерь и издержек, принимает решения по стандартизации процессов от «as is/ как есть» до «as to be/ как должно быть».
Благодаря WMS можно формировать любые необходимые отчеты. Встроенные функции проведения инвентаризаций (системой предусмотрена возможность осуществления учета товаров без остановки работы склада) позволяют экономить время и планировать отгрузки с соблюдением принципов FIFO (англ. first in, first out — «первым пришёл — первым ушёл»), что минимизирует порчу товаров по причине истечения срока годности до отправки потребителям.
Принцип 7. Менеджмент взаимоотношений
WMS возможно интегрировать с любой ERP или CRM системой, что позволяет выстраивать долгосрочные партнерские отношения со всеми заинтересованными сторонами, оценивать и переоценивать поставщиков, формировать базу знаний компаний, собирать статистику по товарам и заказам. Использование облачных технологий позволяет осуществлять оперативный обмен данными как внутри компании так и с внешними системами.
Благодаря внедрению WMS компания системно управляет деятельностью по всему жизненному циклу услуги поставки качественных товаров в заказах точно в срок, минимизированы риски возврата и сезонные колебания рынка не несут серьезных угроз и потерь.
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
