WMS система, чек лист для бизнеса

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов поделился ключевыми вопросами и этапами, которые помогают спланировать автоматизацию склада

Внедрение Warehouse Management System становится все более актуальной задачей для разных отраслей бизнеса, учитывая динамичное развитие складской логистики:

• розничная торговля с большим количеством представленных SKU в плане оптимизации процессов комплектации и отгрузки заказов, роста продаж и обеспечения высокой скорости доставки покупателям без потери качества оказываемого сервиса;
• производственная индустрия, включая химическую, нефтегазовую, строительную, пищевую и многие другие сферы в плане бесшовной интеграции с системами планирования производства и управления цепочками поставок для координации внутренних процессов, минимизации простоев оборудования, соблюдения требований прослеживаемости и принципов FIFO;
• фармацевтическая промышленность в плане следования требованиям GMP и соответствия при проверках со стороны регуляторных органов, внедрения мониторинга температурных режимов хранения лекарственных препаратов, а также отслеживания сроков годности по партиям;
• маркетплейсы и онлайн магазины в плане автоматизации процессов приема и управления заказами в режиме реального времени;
• логистические компании в плане управления большими объемами грузов, оптимизации маршрутов доставки, промежуточного контроля и повышения эффективности всех операций.

Система является центром сбора аналитики данных и позволяет следовать циклу PDCA, начиная с планирования и заканчивая разработкой корректирующих мер по устранению несоответствий, выявленных в процессе работы склада. Использование программного обеспечения может принести компании ряд существенных преимуществ:

1. Повышение эффективности складских операций, автоматизация процессов приемки, отгрузки, хранения и комплектации заказов сокращает время выполнения операций и минимизирует количество ошибок. Например, после внедрения AS WMS число ошибок персонала в виду влияния человеческого фактора снижается на 100%, а скорость сборки повышается более чем на 40%, пересорты исключаются полностью, появляется возможность управлять номенклатурами с большим числом комплектующих;
2. Оптимизация использования пространства склада, программное обеспечение позволяет эффективно распределять товары, используя алгоритмы оптимизации размещения и учета доступности мест хранения за счет функции адресного хранения. Благодаря ему повышается пропускная способность помещений, минимизируются потери от несоблюдения требований по режимам температуры и влажности, снижается количество производственных травм в виду способности генерировать маршруты передвижения персонала и техники;
3. Точный учет запасов, система отслеживает данные в режиме реального времени, предотвращая риски возникновения пересортицы, дефицитов или излишков. WMS упрощает процессы инвентаризации, автоматически генерируя списки для проверки и позволяя оперативно выявлять расхождения, планирует задачи работникам, ведет часть документации и отчетности. Это значительно сокращает не только время, но и затраты, а также повышает общие показатели эффективности. Например, благодаря AS WMS количество документов на бумажных носителях снижается более чем на 60%, а точность инвентаризаций достигает 100%. Все КТУ рассчитываются в любой момент времени, мотивация персонала становится прозрачной.
4. Улучшение планирования и прогнозирования спроса, автоматизированная система управления складом (WMS) собирает данные о каждой единице SKU, что позволяет оптимизировать закупки, избегать простоев или перегрузки склада во время сезонных пиков, управлять ассортиментом и следить за трендами. Алгоритмы WMS учитывают множество факторов, влияющих на спрос, что приводит к более точным прогнозам по сравнению с ручными методами. Система позволяет проводить ABC-анализ, генерировать отчеты любой сложности и обеспечивать высокую ротацию запасов;
5. Сокращение затрат, автоматизация процессов и оптимизация использования ресурсов приводят к снижению общих эксплуатационных затрат склада, а также существенной экономии на ФОТ в виду четкого планирования штатного расписания и расстановки персонала;
6. Повышение уровня обслуживания клиентов, своевременная доставка заказов и точная информация о статусе заказа повышают удовлетворенность конечных потребителей, снижается число возвратов по вине склада (в виду пересортов, либо неверной комплектации, путаницы с адресами и датами, опечатками в документах или неправильно подобранной упаковкой и порчей товаров во время транспортировки);
7. Интеграция с другими системами, WMS может быть бесшовно интегрирована с ERP системами, CRM и TMS, а также другими программными решениями, что обеспечивает единую платформу для управления всей цепочкой поставок без риска утечки или дублирования данных.

В этой статье рассмотрим общий чек-лист, который поможет бизнесу определить, готова ли его инфраструктура к внедрению WMS, а также на какие вопросы следует ответить уже после реализации проекта.

Чек-лист для бизнеса. Внедрение WMS

1.  Оценка потребности и целей

1.1. Анализ текущих складских процессов

• Установлены и стандартизированы все этапы движения товара на складе («приемка», «размещение», «хранение», «комплектация», «отгрузка», «управление возвратами»)?
• Внедрено зонирование, которое затрагивает вышеперечисленные этапы, включая зону контроля качества, ремонта и утилизации возвратов?
• Какие текущие показатели точности учета товарных запасов?
• Какой текущий процент ошибок персонала склада при комплектации заказов?
• Сколько затрачивается времени на поиск товаров на складе в смену?
• Сколько товаров списывается ежемесячно в виду истекших сроков годности до отгрузки?
• Внедрен партионный учет и система прослеживаемости на складе?
• Какой текущий показатель текучести кадров на складе?
• Составлен перечень всего оборудования (стеллажи, конвейеры, подъемники), погрузочно разгрузочной техники, систем идентификации по штрих-кодами или RFID меткам?
• Используются системы автоматизации (помимо WMS)?

1.2. Определение целей внедрения WMS

• Установлены четкие бизнес-цели? (например, «снижение операционных расходов», «повышение точности учета», «ускорение обработки заказов», «улучшение качества обслуживания клиентов», «повышение пропускной способности склада»)?
• Измеримы установленные цели? (например, «снижение операционных расходов на X%», «повышение точности учета на X%», «повышение скорости комплектации и сборки на X%», «снижение количества ошибок при доставке на X%», «увеличение пропускной способности склада на X%)?
• Просчитан ROI (возврат инвестиций) от внедрения WMS?

1.3. Определение ТЗ проекта

• Установлен перечень складских операций для автоматизации? (Например: «весь склад», «зона приема», «зона комплектации и сборки»).
• Установлено точное количество пользователей, которые будут работать с системой?
• Прописаны KPI, которые необходимо рассчитывать?
• Установлены необходимые интеграции с другими системами (ERP, CRM, бухгалтерское ПО, такое как 1С, системы учета транспорта)?

2. Выбор WMS

2.1. Исследование рынка

• Проведено полное исследование доступных на рынке WMS решений и собран пул потенциальных надежных поставщиков?
• Изучены отзывы и кейсы внедрения WMS в компаниях схожего профиля, собраны демо-версии и реальные отзывы?
• Получены предварительные коммерческие предложения по бюджету и срокам проекта от каждого выбранного поставщика (включая стоимость лицензии, разработки ТЗ, оценочного аудита, внедрения проекта по автоматизации, обучения персонала склада, дальнейшей поддержки, обеспечения всех необходимых обновлений)?

2.2. Критерии выбора WMS

• Определены функции программного обеспечения для закрытия текущих потребностей, в соответствии с установленными целями? Например, функции «управление запасами», «управление задачами работникам склада», «оптимизация маршрутов», «зонирование», «аналитика и ABC-анализ», «внедрение адресного хранения»?
• Если планируется масштабировать бизнес, заложено это в функциональность WMS (возможность переноса данных или управления несколькими площадками в дальнейшем)?
• Прописаны тонкости касательно настройки  под локальные запросы склада (например, в виду специфики отрасли)?
• Осуществлена оценка рисков интеграции с текущим ПО, насколько легко WMS будет интегрироваться с уже используемыми IT-системами?
• Прописаны требования к технологической платформе (если выбрано облачное решение)?

3. Подготовка к внедрению

3.1. Формирование команды проекта

• Назначен руководитель проекта со стороны поставщика или склада?
• Включены в команду представители ключевых отделов склада (IT, закупки, продажи, финансы)?
• Определены роли и обязанности каждого члена команды, сроки проекта?

3.2. Подготовка инфраструктуры склада

• Просчитаны необходимые серверные мощности?
• Обеспечен стабильный доступ к интернету (при принятии решения об облачном решении)?
• Составлен перечень оборудования к закупке (сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, принтеры этикеток, Wi-Fi оборудование)?
• Проведено тестирование сети к работе с новой системой?

3.3. Подготовка данных

• Проведена полная инвентаризация товаров и актуализация всех данных по текущему ассортименту (количество SKU, наименование, единицы измерения, коэффициенты оборачиваемости, номенклатуры и т.п.)?
• Подготовлены данные о складской структуре (зоны, стеллажи, ячейки) перед импортом в WMS?

3.4. Определение складской топологии

• Разработана четкая схема размещения товаров и персонала на складе?
• Определены правила размещения товаров (по габаритам, оборачиваемости, срокам годности)?

3.5. Разработка бизнес-процессов

• Описаны бизнес-процессы, которые будут автоматизированы в WMS с детализацией?

4. Внедрение WMS

4.1. Установка и настройка системы

• Проведена установка WMS в соответствии с техническим заданием?
• Выполнена настройка системы под установленные бизнес-процессы?
• Интегрирована WMS с другими IT-системами?

4.2. Обучение персонала

• Проведено обучение всех пользователей WMS?
• Разработаны руководства, включая SOP (стандартные операционные процедуры)?
• Отработаны основные сценарии работы в системе и внесены корректировки «на месте»?

4.3. Тестирование системы

• Проведено функциональное тестирование всех модулей WMS?
• Проведено нагрузочное тестирование программного обеспечения?
• Проведено приемочное тестирование с участием ключевых пользователей?
• Устранены выявленные ошибки и недочеты с непосредственным участием разработчика?

4.4. Запуск WMS в эксплуатацию

• Определен план поэтапного запуска программного обеспечении в работу?
• Создан протокол резервного копирования и восстановления аналитических данных в случае непредвиденных обстоятельств?
• Определена команда поддержки на период запуска? Если да, запланирован бюджет на ее поддержку (со стороны поставщика, включая командировочные расходы)?

5. Эксплуатация и оптимизация после внедрения WMS

5.1. Мониторинг и аналитика

• Отслеживаются ключевые показатели эффективности KPI?
• Используются отчеты системы для анализа производительности работы и выявления текущих проблем?
• Анализируются корневые причины выявленных отклонений и разрабатываются коррекции и корректирующие действия с последующей верификацией данных?

5.2. Оптимизация процессов

• Проводится регулярный пересмотр и оптимизация процессов на основе данных WMS?
• Проводится регулярное обучение персонала для повышения эффективности использования WMS с оценкой этого обучения?

5.3. Управление пользователями и системой

• Осуществляется и отслеживается надежность контроля доступа пользователей?
• Регулярно обновляется WMS в соответствии с договорными обязательствами?
• Обеспечена безопасность данных?

5.4. Обратная связь

• Собирается обратная связь от пользователей WMS (работников склада)?
• Учитывается обратная связь при дальнейшей оптимизации системы и внедрении постоянных улучшений?

В заключениии отмечу, что внедрение системы управления складом - это комплексный процесс, требующий тщательной подготовки и планирования, чек-лист поможет не забыть о ключевых этапах, но основное - это бюджет, надежный поставщик и стратегические планы развития компании. Для каждого конкретного склада будет своя детализация чек-листа, которая опирается на реальные потребности.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!