WMS. Работа над ошибками персонала склада
От эффективности работы сотрудников склада напрямую зависит бесперебойность логистических процессов, а именно: минимизация потерь и издержек в хранении, перемещении, комплектации и отгрузке товаров, своевременная доставка заказов потребителям без ошибок, налаженные процедуры контроля качества и обратной связи по рекламациям и возвратам. В этой статье мы рассмотрим основные функции персонала, требования к квалификации, а также современные тенденции развития на примере автоматизации деятельности при помощи Warehouse Management System (Система управления складом). WMS может значительно облегчить процесс управления персоналом в части оценки и мотивации, минимизировать влияние человеческого фактора по всему циклу операционной деятельности, что положительно скажется на выполнении плана и приведет к росту финансовых показателей компании.
Требования к квалификации
Персонал склада выполняет широкий спектр задач, направленных на управление потоками материальных ресурсов, работу с оборудованием и документацией, общение с клиентами и поставщиками. К основным функциям относятся:
- приёмка и проверка товара: входной контроль, проверка соответствия фактического количества и качества товара заявке, оформление необходимой сопроводительной и отчетной документации.
- контроль хранения товара: планирование и организация рационального использования складских площадей, контроль за сроками годности и сохранностью товаров, ведение необходимых записей и журналов по техническому и санитарному состоянию помещений и оборудования.
- комплектация заказов: сбор и упаковка товаров в соответствии с требованиями клиентов, подготовка к отгрузке, рациональное задействование погрузочно-разгрузочной техники.
- отгрузка товара: оформление документации, погрузка и отправка заказов. Здесь же стоит отметить и обращение с возвратами в части анализа причин и принятия решений, например, планирование ремонта или утилизации, возврат поставщику, повторная отгрузка в случае продажи со скидкой или уценкой.
- инвентаризация и контроль запасов: регулярный учет наличия товара на складе, выявление недостач или излишков, контроль за сроками годности, расчет коэффициентов оборачиваемости, анализ ассортимента, прогнозирование спроса (в том числе на время сезонных пиков).
В связи с растущими требованиями к эффективности и точности складских операций, к сотрудникам предъявляются все более жесткие методы оценки, которые касаются не только теоретических и практических знаний в части понимания принципов организации складского хозяйства, методов хранения и комплектации заказов, но и личных качеств. Таких как: физическая выносливость (работа на складе часто связана с подъёмом тяжестей, перемещением грузов на большие расстояния), ответственность и внимательность (точность и аккуратность при выполнении операций критически важны для предотвращения ошибок и потерь, оптимального задействования оборудования и техники), честность (в складской логистике высока вероятность краж и порчи имущества, важно соблюдать стандарты техники безопасности).
Непрерывное повышение квалификации складских работников необходимо по ряду причин:
- Повышение эффективности работы склада. Квалифицированные сотрудники обладают необходимыми знаниями и навыками для выполнения задач быстро, точно и эффективно. Они знакомы с лучшими практиками хранения, обработки и отгрузки товаров, что минимизирует риски возникновения ошибок и дополнительных затрат от потерь на излишнюю обработку, движения и транспортировку.
- Сокращение операционных расходов. Оптимизация складских процессов приводит к снижению расходов на хранение, перемещение и обработку грузов. Понижение уровня брака и повреждений товаров также способствует экономии ресурсов, в том числе на ремонт.
- Улучшение качества обслуживания клиентов. Быстрая и точная отгрузка заказов является ключевым фактором удовлетворенности клиентов. Квалифицированные складские работники способствуют своевременной доставке товаров в надлежащем состоянии, что укрепляет репутацию компании и способствует росту лояльности клиентов.
- Соответствие требованиям рынка. Технологии в сфере логистики постоянно развиваются, появляются новые стандарты и требования. Повышение квалификации позволяет персоналу склада быть в курсе последних тенденций и адаптироваться к изменениям на рынке, избегая штрафов и простоев в виду найденных несоответствий инспектирующими органами.
- Повышение безопасности труда. Знание правил техники безопасности и использования складского оборудования, погрузочно-разгрузочной техники является неотъемлемой частью работы на складе, обученные сотрудники будут подготовлены к предотвращению несчастных случаев и созданию безопасной рабочей среды, а это один из элементов стабильной корпоративной культуры и высокой производственной дисциплины.
Для роста заинтересованности в повышении квалификации необходимо создать систему мотивации, которая может включать не только денежные премии (за выполнение плана или успешное прохождение обучения), но и поощрения предложений по улучшению операций рабочего процесса и деятельности компании в целом. Стоит отметить, что постоянное повышение квалификации также демонстрирует заботу о персонале, что повышает лояльность и приверженность работников, укрепляет статус надежного работодателя.
Топ ошибок в работе
Недостаточная квалификация может привести к ошибкам в приемке товара, неправильному хранению, неточному комплектованию заказов, что влечет за собой финансовые потери и негативно влияет на репутацию компании. Руководство должно уделять пристальное внимание всем аспектам, создавая условия для вовлечения, роста, мотивации и комфортных условий труда, потому что недостаточный уровень профессиональной подготовки и не выстроенная корпоративная культура приводят к снижению производительности, большому количеству ошибок, высокой текучести кадров, в итоге компания не успевает обучить персонал и наладить процессы адаптации.
На практике, компании в сфере складской логистики часто сталкиваются с рядом ошибок работников, которые могут привести к серьезным последствиям, таким как:
- ошибки при приемке и отгрузке: неправильная идентификация товара, несоответствие наименования, количества, качества, артикула, серийного номера и т.д, как итог неверные данные в накладных, актах, ведомостях. Ошибки в зонировании помещений и размещении заказов на стеллажах с нарушениями принципов FIFO/FEFO, ошибки в оформлении возвратов.
- ошибки в управлении запасами: ошибки в подсчете позиций, неверные данные в инвентаризационных ведомостях, отсутствие подписей и данных по температуре, влажности в рабочих журналах, некорректная маркировка, нечитаемые этикетки, недостачи.
- ошибки в отгрузке: неправильное комплектование заказа по составу и весу, несоответствие наименований товаров, отсутствие необходимых комплектующих, ошибочные данные в накладных, счетах-фактурах, актах, несоблюдение сроков отгрузки, несвоевременное информирование руководителя о статусе заказов и задержках.
- ошибки в использовании программного обеспечения: неправильное использование функционала программы, неверные настройки параметров, некорректные данные в базе данных.
Необходимо постоянно повышать квалификацию персонала, проводить регулярное обучение и тренинги по вопросам складской логистики, техники безопасности, работы с используемым в работе программным обеспечением. Современные компании используют разные формы повышения квалификации персонала:
- Внутренние тренинги и семинары, включая собственные программы обучения;
- Внешнее обучение в специализированных учебных центрах;
- Профессиональные курсы и программы сертификации;
- Онлайн-курсы и дистанционное обучение;
- Наставничество и передача опыта.
Успех процесса повышения квалификации напрямую зависит от грамотной разработки программы обучения. Если говорить в общем, то как правило, необходимо:
1. Провести анализ потребностей: Определить, какие навыки и знания требуются сотрудникам для эффективной работы. Можно проанализировать основные потери, которые возникли в виду ошибок персонала и провести тестирование по уровню теоретических знаний, эта информация также поможет стандартизовать операции технологических процессов (ввести регламенты работы разных сотрудников, разработать рабочие инструкции и SOP/Стандартные операционные процедуры с визуализацией действий, установить их на видных местах);
2. Выбрать подходящие формы обучения: Учитывая специфику склада, бюджет и время сотрудников, чтобы исключить простои в рабочих процессах;
3. Обеспечить доступ к учебным материалам: Предоставить сотрудникам необходимые ресурсы, такие как учебники, руководства, онлайн-платформы. Многие компании сейчас заводят собственную «библиотеку знаний», материалы которой позволяют оперативно ввести в работу нового сотрудника, в ней собраны стандарты, правила, все, что необходимо для быстрого вовлечения в рабочий процесс.
4. Оценить эффективность программы обучения: Провести оценку знаний до и после обучения, отследить изменения в производительности, посмотреть на динамику ошибок и количество переделываний операций каждого работника, идентифицировать самые частые ошибки в работе и на основе статистики разработать оперативные мероприятия для устранение проблемных зон. Реализация этих мер позволит повысить эффективность работы склада, снизить риски и обеспечить бесперебойную работу.
Для минимизации ошибок в работе персонала склада необходим комплексный подход, который включает в себя автоматизацию складских процессов (внедрение современных технологий, далее рассмотрим на примере внедрения WMS), оптимизацию складского пространства и рациональное использование площади, грамотную организацию зон хранения, контроль за работой персонала и прозрачную систему мотивации, которая напрямую зависит от производительности.
WMS и минимизация человеческого фактора
Использование WMS для минимизации влияния человеческого фактора приводит к ряду преимуществ: повышение точности и эффективности складских операций, снижение количества ошибок и как следствие рекламаций и возвратов, улучшение управления запасами, снижение затрат на хранение, повышение удовлетворенности клиентов за счет своевременной доставки заказов. Предельная точность в складском учете и отсутствие влияния человеческого фактора крайне важны, но от ошибок никто не застрахован, их можно минимизировать. Чем конкретно система может помочь рассмотрим на примере WMS, также приведу конкретные примеры в цифрах:
Прозрачное планирование. Важно не просто ставить задачи, но и разъяснять работникам как выполнение влияет на их материальную мотивацию, в планировании система опирается на такие данные как текущая загрузка склада, данные инвентаризаций, оборачиваемость и прогнозы по востребованности товаров. Удобный интерфейс позволяет комфортно влиться в рабочие процессы. Например:
- «управление запасами»: система отслеживает движение товаров с момента поступления, автоматически генерирует заказы на пополнение запасов в случае возникновения дефицита, предупреждает о высоком уровне товаров определенной категории и т.д.
- «сбор заказов»: система создает оптимальные маршруты для техники и персонала, минимизируя время и усилия, а также снижая риск возникновения ошибок на этапе комплектации.
- «упаковка и отгрузка»: система автоматизирует процессы упаковки и отгрузки, включая печать этикеток и создание сопроводительных документов, электронный документооборот значительно экономит время.
То есть, на каждом этапе работникам понятно, что и в какой последовательности необходимо делать в соответствии с поставленными задачами, система сама планирует и контролирует выполнение работы.
Понятная оценка работы. Благодаря аналитике данных в режиме реального времени, в любой момент можно сформировать отчет по каждому сотруднику, например, журнал ошибок, рассчитать степень выполнения установленных KPI (Key Performance Indicators/Ключевые показатели результативности) по скорости комплектации, объему выполненных заказов. Персонал понимает, что именно повлияло на доход и стараются выполнять работу лучше, становятся более внимательны в работе, потому что система все фиксирует автоматически и каждая ошибка скажется на мотивации.
- повышение точности операций: WMS использует сканирование штрих-кодов для идентификации товаров и отслеживания их перемещения, что минимизирует риск ошибок и может проверять данные, введенные вручную, на наличие ошибок, сигнализирует о несоответствиях.
- создание единой системы: Программное обеспечение формирует единую систему для хранения и доступа к данным о товарах, клиентах, заказах и т.д., исключая возможность дублирования информации и предоставляет доступ в режиме реального времени, позволяя отслеживать все операции и выявлять проблемы на ранних этапах.
- повышение эффективности: WMS позволяет оптимизировать процессы на складе, сокращая время выполнения задач и повышая производительность, позволяет сократить расходы на человеческие ресурсы, складские площади, транспорт и т.д. Внедрение системы адресного хранения повышает коэффициенты полезного использования складских площадей, увеличивает пропускную способность, что позволяет принимать больше товаров и, соответственно, отгружать больше заказов.
- повышение уровня безопасности: В части контроля доступа система позволяет ограничивать доступ к различным зонам склада, повышая безопасность и предотвращая кражи, также отслеживает перемещение товаров и персонала, что позволяет контролировать их действия и предотвращать несчастные случаи.
Результаты, которые получили компании после автоматизации при помощи AS WMS в части минимизации влияния человеческого фактора:
- на 30% сократилось время поиска товаров и нужных категорий персоналом склада,
- на 35% повысилась скорость обработки заказов,
- на 25% стало меньше ошибок,
- до 30% повысились показатели производительности работников за счет выполнения плана и выполнения установленных KPI.
Безусловно, система требует специальных знаний и навыков для ее максимально полезного использования, поэтому сотрудники должны понимать принципы, уметь работать с интерфейсом, анализировать данные и принимать решения на основе полученной информации. На этапе внедрения обязательно вводится первичное обучение и тестирование на отдельных операциях, чтобы максимально отладить процесс и сделать его понятным.
Автоматизация при помощи WMS позволяет добиться минимизации влияния человеческого фактора в операционной деятельности и показывает хорошие результаты в показателях компаний разных сфер, что подтверждают практические кейсы в таких отраслях как розничная и оптово-розничная торговля, производство, интернет-магазины, фулфилмент, грузоперевозки.
Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?
Маркировка товаров Честный знак "под ключ"
Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С
Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
