WMS и мониторинг данных

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов рассказал как автоматизировать сбор и анализ данных операционной деятельности в складской логистике

Мониторинг данных на складе представляет собой непрерывный процесс сбора, анализа и использования информации о движении товаров, ротации запасов, ключевых показателях работы персонала для принятия эффективных управленческих решений. Благодаря мониторингу, обеспечивается:

• точность контроля запасов, отслеживается количество единиц каждого товара в режиме реального времени. Это предотвращает возникновение перепроизводства и дефицитов запасов, потери из-за нарушений сроков годности до отгрузки конечному потребителю (в том числе в виду не соблюдения условий по режимам температуры и влажности в складских помещениях);
• оптимизация логистики, анализ данных помогает определить оптимальные маршруты передвижения персонала и погрузочно-разгрузочной техники, расположение зон хранения, что сокращает время обработки заказов и повышает пропускную способность склада, помогает лучшим способом распределять персонал для выполнения срочных и текущих задач;
• управление качеством, мониторинг состояния товаров позволяет обеспечить высокое качество отгрузок и минимизировать риски повреждения или порчи во время доставки, поддерживать стандарты для соответствия регуляторным требованиям разных отраслей на всех этапах складской деятельности;
• повышение безопасности, встроенные системы могут круглосуточно отслеживать доступ к складу и контролировать передвижения работников, что предотвращает кражи и хищения, минимизирует количество недостач и хорошо сказывается на производственной дисциплине.

В качестве инструментов мониторинга данных используются WMS, сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, RFID-технологии, датчики и видеокамеры. В этой статье поговорим о том, как благодаря Warehouse Management System эффективно управлять аналитикой данных по всей операционной деятельности склада, минимизировать потери и издержки, а главное - делать это системно.

Аналитика данных WMS

Программное обеспечение в непрерывном режиме собирает информацию о приеме товаров, их хранении, комплектации и отгрузке, рассчитывает показатели KPI, выявляет тенденции для будущих продаж на основе ABC-анализа и генерирует документы. Полученные данные визуализируются в отчетах, панелях мониторинга и графиках, что позволяет быстро оценить текущее состояние склада и принять своевременные решения об оптимизации процессов, улучшении производительности и повышении качества обслуживания потребителей. Результаты внедренных изменений также верифицируются с помощью системы, например:

• мониторинг времени обработки заказа, WMS фиксирует время, затраченное на каждый этап обработки заказа, система анализирует данные и выявляет «узкие места» в процессе сборки и комплектации, что позволяет оптимизировать маршруты или своевременно перераспределять задачи работникам склада в зависимости от их компетенций;
• мониторинг оборачиваемости запасов, WMS отслеживает движение грузов на складе и рассчитывает коэффициенты оборачиваемости запасов. Благодаря мониторингу осуществляется эффективное управление ассортиментом, например, если оборачиваемость низкая, это может указывать на избыток запасов, который нужно сократить или поменять поставщика в виду низкого качества поставляемых товаров;
• мониторинг точности комплектации, WMS фиксирует ошибки персонала при комплектации заказов, благодаря мониторингу можно оперативно проанализировать корневые причины выявленных несоответствий (например, несоблюдение стандартов, нехватка персонала, низкая квалификация), чтобы принять меры для  устранения критических несоответствий.

Давайте рассмотрим, как программное обеспечение непрерывно собирает данные на всех ключевых этапах операционной деятельности работы склада.

1. Этап «прием товара». Мониторинг этапа приемки товаров начинается с регистрации информации об ожидаемых поставках. Данные о товаре, количестве, дате прибытия и номере транспортного средства вводятся в систему. При прибытии транспорта на склад, ответственный сотрудник сканирует штрих-код или QR-код на транспортной документации (например, накладной), далее WMS автоматически сравнивает полученную информацию с данными об ожидаемой поставке и незамедлительно уведомляет о возможных расхождениях. После этой процедуры производится проверка количества и состояния товара путем использования сканеров штрих-кодов или терминала сбора данных. В процессе проверки информация о каждой единице товара (количество, состояние, артикул) вносится в систему, анализируются собранные данные и генерируются отчеты о статусе приемки. Эти отчеты могут включать:

• количество принятых единиц товара по каждому наименованию ассортимента склада;
• количество единиц товара с дефектами или повреждениями по вине поставщика;
• сравнение фактического количества товара по сопроводительным документам;
• информация о времени прибытия транспорта и продолжительности процесса приемки.

Дополнительно система может распределять задачи между работниками в зависимости от их физической доступности и фиксировать несоответствия, что позволяет формировать журналы ошибок и управлять мотивацией на основе фактических данных.

2. Этап «хранение товаров». Одним из важнейших аспектов в складской логистике является сбор данных о запасах, который также достигается посредством непрерывного мониторинга. WMS позволяет точно определить местоположение товаров, что минимизирует время поиска и оптимизирует использование пространства склада. Данные системы могут содержать информацию о количестве запасов (SKU в каждой локации склада), расположении запасов (например, в какой ячейке, на какой полке), о сроках годности и скорости оборачиваемости. Для хранения скоропортящихся товаров WMS может быть интегрирована с системами мониторинга температуры и влажности, показатели температурного режима в зонах хранения передаются в систему в режиме «нон-стоп», что позволяет контролировать условия хранения и предотвращать порчу. Программное обеспечение собирает большой объем данных о состоянии склада, запасах, ротации, эта информация анализируется с помощью встроенных инструментов или сторонних аналитических платформ, с которыми WMS способна бесшовно интегрироваться. Результаты анализа используются для оптимизации процессов хранения, прогнозирования спроса и принятия стратегических решений. Система позволяет проводить периодическую или циклическую инвентаризацию для проверки фактического наличия товаров на складе, например, благодаря AS WMS точность учета возрастает до 100%, а скорость проведения инвентаризаций увеличивается до 60%. При этом важно отметить оптимизацию документооборота, больше половины документов на бумажных носителях переводится в электронный формат.

3. Этап «сборка заказа». На данном этапе система может предоставлять данные для мониторинга и оценки эффективности работы персонала, которые включают информацию о составе заказов (например, «номер заказа», «клиент», «дата заказа», «список товаров в заказе», «количество номенклатур» и т.п.) и статусе («новый заказ», «подготовка», «упаковка», «отправлен», «отменен» и т.д.). Программное обеспечение фиксирует время, затраченное на обработку заказа и благодаря мониторингу данных можно рассчитать такие важные показатели, как:

• количество заказов, обработанных каждым работником склада за определенный период времени;
• эффективность комплектации (количество позиций, подобранных за час);
• процент точности комплектации за смену (количество ошибок);
• время, затраченное на комплектацию заказов за смену.

В процессе сборки и комплектации работники сканируют штрих-код товара с помощью терминала сбора данных, подтверждая его наличие и количество, WMS автоматически сравнивает отсканированные данные с данными заказа, выявляя любые несоответствия. Далее система генерирует этикетки для упаковки товара, содержащие всю необходимую информацию о заказе: номер заказа, наименование груза, число позиций, адрес доставки. Количество пересортиц и некомплектов значительно снижается, например, благодаря AS WMS число несоответствующих требованиям заказов снижается до «0», а такой важный показатель как скорость комплектации возрастает до 40%.

4. Этап «отгрузка заказа». Важной функцией WMS является сбор данных о состоянии отгрузки в режиме реального времени, что позволяет эффективно управлять потоком товаров и повышать общую эффективность работы склада. Данные о заказе, такие как «наименование товара», «количество позиций», «адрес доставки», автоматически вводятся в WMS. Система проверяет наличие товара на складе и формирует маршрут, по которому сотрудники склада должны пройти для сбора, далее отслеживает процесс погрузки на транспортное средство и формирует все сопроводительные документы: товарные накладные, счета-фактуры, упаковочные листы. Мониторинг данных об отгрузке может содержать «время отгрузки», «объем отгруженного товара», «качество отгрузки» (количество ошибок персонала). При отгрузке также фиксируются данные обо всех бракованных или поврежденных товарах. Например, весы, интегрированные с WMS, позволяют учитывать вес товаров, что важно для контроля поставок, отгрузок и расчета стоимости логистических услуг. В итоге происходит повышение точности отгрузки и минимизация ошибок благодаря автоматической проверке данных.

Дополнительные функции WMS для мониторинга

Автоматизированная система управления складом может интегрироваться с системами учета 1 С, планирования производства и транспортировки TMS, ERP и CRM системами, что обеспечивает единый поток информации без рисков дублирования данных и более эффективное управление цепочкой поставок. Данные о персонале и операциях, загруженности техники помогают оперативно рассчитать:

• производительность персонала, количество подобранных позиций, отсканированных товаров, обработанных заказов за определенный период времени;
• время выполнения задач, время, затраченное на выполнение различных складских операций (приемка, размещение, комплектация, упаковка, отгрузка);
• ошибки и неточности, количество ошибок при комплектации, сканировании, размещении товара;
• использование оборудования, время работы вилочных погрузчиков, конвейеров и другого оборудования;
• соблюдение стандартов, процедур и правил безопасности, например, количество нарушений установленных в компании правил за смену;
• расписание работы, смены, перерывы, отпуска персонала;
• данные об аналитике исторических продаж для выявления трендов и областей для улучшения в ассортиментной матрице склада;
• прогнозы спроса и потребностей в конкретных SKU;
• расчет KPI и КТУ, отслеживание выполнения ключевых показателей эффективности склада (например, «стоимость хранения груза», «скорость обработки заказа», «точность инвентаризации» и т.п.).

Сбор этих данных необходим для улучшения системы прослеживаемости, повышения эффективности выполнения рутинных операций, сокращения времени выполнения заказов, снижения расходов на хранение, обработку и комплектацию товаров. Благодаря мониторингу происходит разработка корректирующих мер и мероприятий, которые нацелены на сокращение ошибок в комплектации, инвентаризации и отгрузке, способствуют быстрой и точной обработке заказов, а также соответствию нормативным требованиям и стандартам. В зависимости от WMS, типы и объемы мониторинга данных могут различаться. Однако, основная цель автоматизации всегда одна – эффективное управление складом и оптимизация внутренних логистических процессов за счет возможностей системы вести аналитику данных в режиме реального времени.

В заключение отмечу, что WMS играет важную роль в осуществлении мониторинга от приемки товара до отгрузки заказа со склада. Автоматизация процессов сбора данных, анализа информации и управления задачами позволяет непрерывно повышать такие важные показатели как «точность» и «скорость», внедрять прозрачную систему прослеживаемости и осуществлять жесткий контроль над всеми этапами операционной деятельности склада.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!