WMS и комплексная отчетность склада

Генеральный директор Технологии учета, эксперт по автоматизации Александр Павлов рассказал, как WMS позволяет систематизировать данные и вести нужные отчеты.

Все больше предпринимателей в сфере складской логистики автоматизируют процессы учета и управления запасами для непрерывного улучшения этапов приемки, отгрузки и перемещения товаров. Современному складу важно обеспечивать точность и оперативность выполнения заказов за счет встраивания процедур контроля качества и безопасности в операционную деятельность, незамедлительно реагировать на ошибки в работе персонала, не допускать высоких потерь и издержек, чтобы расходовать бюджеты рационально. Точные данные позволяют сводить к минимуму финансовые и репутационные риски, повышать прозрачность основных операций и управлять несоответствиями системно. После автоматизации благодаря комплексной отчетности решения по развитию производственных и технологических процессов опираются на реальные факты, рентабельность компании растет и количество надежных поставщиков и удовлетворенных клиентов увеличивается.

Благодаря WMS системе аналитика и мониторинг данных содержат информацию обо всех аспектах деятельности склада в режиме реального времени и появляется возможность автоматически генерировать нужную отчетность в любой момент, например:

• отчетность о товарах (с указанием артикулов, наименований, номенклатур, характеристик, показателей качества и количества, мест хранения, даты поступления, сроков годности и дополнительных обязательных условий по обращению);
• отчетность о поставщиках (с указанием истории поставок, статистике возвратов в виду нарушения показателей качества и безопасности при приеме, изменений условий сотрудничества);
• отчетность о клиентах (контактная информация, история заказов, история претензий и рекламаций);
• отчетность по операционной деятельности (данные по всем складским операциям на этапах «приемка товара», «отгрузка заказа», «перемещение груза», «инвентаризация» и т.п.).

По типам отчеты могут делиться на кратковременные, например, ежедневные. Они содержат информацию о движении товаров за сутки, включая поступления, отгрузки и перемещения внутри склада, и долговременные, такие как недельные, месячные, квартальные и годовые. Долговременные отчеты позволяют проследить динамику показателей работы склада в более длительном периоде, выявить сезонные тенденции и спрогнозировать будущие потребности компании. Также Warehouse Management System может генерировать отчеты по запросу руководства для анализа конкретных ситуаций, чтобы оценивать эффективность внедрения нового оборудования или рассматривать корневые причины серьезных ошибок в работе склада (систематические недостачи, задержки отгрузок, частые списания товаров, низкая оборачиваемость).

Использование комплексной отчетности в работе позволяет оперативно определять «узкие места» в складских процессах, оценивать эффективность работы сотрудников, анализировать спрос на товары, повышать точность учета и минимизировать затраты на хранение и эксплуатацию склада. В этой статье поговорим о том, какие данные может предоставлять автоматизированная система управления складом WMS и какие возможности это дает бизнесу для дальнейшего развития и улучшения ключевых показателей работы.

Типы отчетов на складе

Отчетность в работе склада является неотъемлемой частью менеджмента и предоставляет ценную информацию о функционировании складского хозяйства в части управления человеческими ресурсами, оборудованием и техникой, эффективности используемых методов планирования ассортимента и прогнозирования спроса, процедур взаимодействия с поставщиками и конечными потребителями. Складу необходимо своевременно реагировать на изменения рынка и поддерживать высокие коэффициенты оборачиваемости товаров, минимизировать затраты на возвратную логистику и грамотно распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Давайте рассмотрим показатели, которые должны быть отражены в отчётах по работе склада, которые дают возможность принимать действительно эффективные решения:

• ключевые показатели эффективности KPI, такие как «оборачиваемость запасов», «процент выполнения заказов в срок», «уровень точности складского учёта», «время на инвентаризации», «количество пересортов и некомплектов» и т.п. Эти показатели должны рассчитываться и анализироваться постоянно, чтобы «держать руку на пульсе» и не допускать потерь и издержек.
• показатели продаж, такие как «динамика спроса», «данные по продажам за период», «оценка сезонных колебаний рынка», «прогнозирование спроса», «данные ABC анализа». Эти показатели необходимо оценивать, чтобы поддерживать уровень рентабельности склада на хорошем уровне и оставаться конкурентоспособными.
• показатели работы с поставщиками, такие как «своевременность поставок», «количество товара с возвратами», «дебиторская задолженность». Эти показатели дают возможность проводить систематические оценки и переоценки поставщиков и своевременно отказываться от недобросовестных партнёров.

Далее рассмотрим, какие именно отчеты может генерировать WMS и какие плюсы получают владельцы бизнеса благодаря автоматизированной системе управления складом.

1. Отчеты о запасах. Отчеты о запасах помогают оптимизировать размещение товаров, оптимально планировать маршруты движения погрузочно-разгрузочной техники и персонала. Точный учет запасов позволяет избежать избытка или дефицита товаров, что в итоге приводит к снижению затрат на хранение и позволяет высвобождать дополнительные средства на развитие. WMS предлагает широкий спектр отчетов о запасах, которые можно настроить в соответствии с конкретными потребностями склада:

• отчеты по текущему состоянию запасов, эти отчеты предоставляют актуальную информацию о количестве каждого товара на складе, его местонахождении и статусе, например «доступен», «зарезервирован», «в транзите». Важно отметить высокую степень точности данных по инвентаризациям, система ведет сводку текущих остатков по всем товарам, включая местоположение, серийные номера, прослеживаемость по партиям и срокам годности, может осуществлять сличение данных с предыдущими инвентаризациями. Это минимизирует риски потерь и краж товаров. Например, после внедрения AS WMS появляется возможность отслеживать ошибки кладовщиков и видеть процесс пересчета в режиме реального времени. Это сказывается на показателях, таких как «точность инвентаризации» (повышается до 100%), «скорость инвентаризаций» (повышается до 50%), «количество некомплектов и пересортов» (снижается до 90%).
• отчеты по движению товаров, эти отчеты отслеживают все перемещения товаров на складе, включая приемку, размещение, отгрузку, ремонт, возврат, утилизацию, что позволяет планировать эффективное зонирование площадей и управлять потерями и издержками (на излишние перемещения и транспортировку), выделять возможности для оптимизации.
• отчеты по срокам годности, эти отчеты идентифицируют товары, которые близки к истечению срока годности, то есть позиции с уже истекшим сроком годности на хранении фактически исключаются. WMS позволяет эффективно планировать отгрузки и предотвращать потерю товаров из-за просрочки, что обеспечивает оптимальную ротацию запасов.
• отчеты по спросу и прогнозированию, эти отчеты анализируют исторические данные о спросе на товары и предоставляют прогнозы будущих потребностей, WMS в автоматическом режиме осуществляет выявление товаров с критическим уровнем запасов для своевременного принятия мер. Благодаря встроенному ABC анализу система сигнализирует о тех SKU, которые долгое время находятся на хранении и не продаются. Отчеты о спросе помогают планировать закупки, оптимизировать уровни запасов и повышать эффективность всей цепочки поставок, значительно экономить на закупках товаров с низкой оборачиваемостью.  Как итог происходит улучшение точности данных, WMS автоматизирует учет и отслеживание товаров, минимизируя риск возникновения человеческих ошибок и предоставляет исчерпывающую информацию обо всех аспектах управления запасами на складе.

2. Отчеты по операциям. Одним из ключевых преимуществ автоматизированной системы управления складом является способность создавать подробные отчёты по операциям, эти отчёты предоставляют ценную информацию о различных аспектах складской деятельности, позволяя компаниям непрерывно оптимизировать работу, чтобы оставаться конкурентоспособными. Приведу примеры отчётов WMS по операциям:

• отчет о времени обработки заказов, этот тип отчета предоставляет данные по анализу времени, затрачиваемого на прием, обработку и отгрузку заказов, включая время ожидания и время выполнения конкретных операций. Он помогает оценить эффективность работы персонала по различным показателям («скорость обработки заказов», «время, затрачиваемое на операцию»), а также составить временные нормативы выполнения операций.
• отчёт о производительности сотрудников, этот отчёт предоставляет информацию о производительности каждого сотрудника, включая количество обработанных заказов, скорость выполнения задач и уровень точности выполняемых операций, статистику ошибок. Это дает дополнительные возможности по оценке навыков и планированию обучения.
• отчет о количестве обработанных заказов, общая статистика по обработанным заказам за определенный период, включая информацию о вернувшихся заказах в виду несоответствий по качеству или по причине отказа со стороны клиента, данные о продажах по товарам/ регионам/ клиентам/сезонности.
• отчет о потерях и повреждениях, отчеты дают возможность провести анализ корневых причин и оценить последствия потерь и повреждений грузов, разработать своевременные эффективные мероприятия по устранению и предупреждению негативных ситуаций в работе склада.
• отчет о доставках, предоставляется полная информация о доставках, включая время доставки, маршруты, используемые транспортные средства и обратную связь от конечных потребителей.
• отчёт об эффективности использования площади склада, этот отчёт генерируется на основе анализа данных по использованию складской площади, что дает возможности для выявления неиспользуемых зон склада, помогает оптимизировать планировку пространства и повысить эффективность использования стеллажей и ячеек для хранения.
• отчет о затратах на хранение, данный отчет детализирует все расходы, связанные с функционированием склада, такие как аренда, заработная плата персонала, утилизация, обслуживание оборудования и т.д. Анализ этого отчета помогает выявить области, где можно оптимизировать расходы и повысить рентабельность бизнеса.
• анализ рентабельности, этот отчет анализирует прибыльность операций склада, учитывая затраты на хранение, выручку от продаж и другие факторы, помогает оценить эффективность работы склада и принять решения о ценообразовании и оптимизации текущего ассортимента.

WMS обеспечивает автоматизированный сбор и обработку данных в режиме реального времени, что минимизирует риск ошибок и предоставляет полный обзор деятельности склада, позволяя отслеживать все операции и понимать, как они влияют на финансовые показатели.

3. Отчеты по заказам. Отчеты WMS позволяют отслеживать статус каждого заказа от момента его поступления до момента отгрузки, что помогает своевременно выявлять и устранять возможные задержки или проблемы. Анализ данных из отчетов позволяет выявить узкие места в работе склада, такие как «неоптимально запланированные маршруты движения техники и персонала», «неоптимально запланированные маршруты движения автотранспорта» (внешняя инфраструктура склада), «длительное время обработки заказов» или «недостаток персонала».

Наиболее распространенные типы отчетов в части управления заказами:

• отчеты о статусе заказов, показывают текущий статус каждого заказа («принят», «в обработке», «отправлен») и историю обработки, включая дату, время и привлекаемых для работы сотрудников. Позволяет отслеживать перемещение товаров по складу, выявлять тренды со стороны потребителей и оптимально прогнозировать спрос.
• отчет о просроченных заказах, данный отчет позволяет выявлять заказы, которые не были обработаны в срок и анализировать причины, чтобы минимизировать риски повторения таких ситуаций в будущем.
• отчеты о возвратах, содержат информацию о возвратах заказов, включая причины и дату возврата, а также позволяют оперативно принимать решения по дальнейшим действиям: повторная продажа, ремонт или утилизация.

Внедрение WMS позволяет оптимизировать процессы управления запасами и контролировать расходы на хранение, дополнительные функции состоят в возможности настраивать отчеты под конкретные запросы, генерировать информацию в различных форматах и бесшовно обмениваться данными с другими системами учета склада - 1С, ERP-системами, CRM и TMS.

WMS для отчетности склада

Автоматизированная система управления складом обеспечивает точную и актуальную информацию о состоянии склада и оперативно генерирует отчеты, что позволяет управлять складом комплексно. Можно выделить несколько этапов, которые необходимо пройти для оптимальной настройки системы в работу:

1. Определение требований к отчетности. На первом этапе необходимо четко определить требования к отчетности, исходя из специфики бизнеса, текущих потребностей и целей анализа данных. Например, это может быть стартап (все необходимо наладить с «0») или компания приняла решение масштабировать бизнес, может быть склад на рынке давно и ему необходимо выйти на точку безубыточности.

2. Выбор подходящих KPI. Далее необходимо разработать показатели эффективности, которые будут измеримыми и смогут показывать динамику работы склада за период. Например:

• «скорость обработки заказов», измеряется количеством времени на выполнение заказа от момента сборки до момента отгрузки.
• «точность комплектации заказов», измеряется процентом заказов, собранных персоналом без ошибок.
• «уровень заполнения складских площадей», измеряется отношением площади, занятой товаром, к общей площади склада.
• «оборот запасов», измеряется скоростью оборота товаров на складе за определенный период.

3. Настройка параметров отчетов. На этом этапе в системе  настраиваются параметры отчетов, такие как:

• «период отчетности» (ежедневный/еженедельный/ежемесячный/квартальный/годовой).
• «уровень детализации отчета», сводка всех данных или детальная информация по отдельным товарам/заказам/сотрудникам.
• «формат представления данных», например, таблицы, графики, диаграммы.

4. Автоматизация генерации отчетов. На этом этапе настраивается автоматическая генерация отчетов (в заданное время, заданным лицам), учитывается необходимая интеграция с другими системами для быстрого трансфера данных и исключения дублирования.

В заключении отмечу, что комплексная отчетность благодаря WMS помогает улучшить эффективность работы склада, оптимизировать процессы, снизить затраты и повысить качество обслуживания клиентов. Непрерывный анализ данных в режиме реального времени позволяет выявлять узкие места в работе склада и четко прогнозировать потребности рынка, а эти факторы в современных реалиях бизнеса складской логистики являются определяющими.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!