WMS для склада мебельного производства

Генеральный директор «Технологии учета», эксперт по внедрению WMS систем рассказал, как автоматизация складов мебели повышает эффективность работы.

В современных реалиях бизнеса внедрение автоматизированной системы управления складом является не просто конкурентным преимуществом для оптимизации системы учета, повышения пропускной способности склада, ведения электронного документооборота и снижения затрат на персонал, а необходимым условием обеспечения непрерывной эффективности операционной деятельности и минимизации потерь и издержек.

Мебельная отрасль не исключение и практическое применение Warehouse Management System (далее – WMS) отражается на деятельности работы логистических процессов в следующих показателях:

• повышение производительности работы персонала до 50%;
• сокращение количества ошибок на стадиях комплектации и отгрузки заказов до 90%;
• увеличение точности проведения инвентаризации товаров до 99%;
• снижение затрат на содержание персонала склада до 30%;
• улучшение обслуживания клиентов за счет сокращения количества возвратов и как итог, сокращение времени доставки до 50%;
• повышение культуры обеспечения безопасности и производственной дисциплины до 90%.

В этой статье рассмотрим типичные проблемы, которые возникают с учетом в сфере складской логистики мебельного производства и нюансы, с которыми приходится сталкиваться владельцам бизнеса. Также поговорим, как оптимально автоматизировать склад при помощи WMS и на какие возможности системы обратить особенное внимание на конкретном примере из кейса.

Операционные проблемы мебельных складов

Одной из самых актуальных проблем мебельной сферы в операционной деятельности является интеграция серийного производства с индивидуальными заказами. Если в работе используется склад, который изначально планировался с небольшой пропускной способностью, то хранить в нем большое количество товаров одновременно не представляется возможным, продукция отгружается «под заказ». Но когда бизнес масштабируется и компания переходит на серийное производство, возникает необходимость наращивания используемых мощностей для хранения изделий, индивидуальные заказы все равно остаются и это может вызывать путаницу данных в учете, приводить к ошибкам и как итог к задержкам поставок в виду возникновения пересортиц и перекомплектаций. Помимо этого владельцам мебельных складов приходится решать ряд других специфических задач, касательно:

сложности комплектации заказов: широкий ассортимент (шкафы, диваны, кровати, столы, гарнитуры и т.п.) как правило, включает позиции с нестандартными размерами и формами, что усложняет их хранение и перемещение по складу, необходимо задействовать погрузочно-разгрузочную технику. Особого внимания заслуживает комплектность, потому что один заказ может включать в себя множество составляющих, требует точной и быстрой сборки перед отправкой, а другой может занимать всего одно отгрузочное место. По этой причине в виду влияния человеческого фактора могут возникать ошибки - некомплекты и пересорты, неэффективные процессы сборки и упаковки могут привести к задержкам и негативно сказаться на репутации компании.

сезонности спроса: популярность и востребованность различных мебельных позиций может меняться в зависимости от сезона и рыночных трендов, что приводит к периодическим пиковым нагрузкам на работу склада и каждая ошибка персонала чревата большими затратами на обработку возвратов. Устаревшие автоматизированные системы управления запасами (либо ручной учет товаров) и обработки заказов, недостаток работников в виду текучести кадров могут препятствовать эффективной работе компании. Отсутствие возможности отслеживать товары в режиме реального времени и прогнозировать спрос, неточные инвентаризации, недоработанная система прослеживаемости могут привести к перебоям в поставках и потере продаж, все это скажется на рентабельности бизнеса.

необходимость контроля качества: тщательная проверка мебели на наличие дефектов и повреждений является обязательной частью процесса входного контроля, мебель может быть хрупкой и подвержена повреждениям при транспортировке и хранении. Кроме того, продукция, для хранения которой критичен такой показатель как влажность, подвергается высоким рискам порчи (рассыхание, покрытие плесенью, деформации отдельных элементов или площадей). Поэтому необходимо осуществлять контроль за показателями влажности (должна быть в диапазоне 40-60%) и температуры, следить за своевременным выполнением корректирующих мер в случае возникновения несоответствий. Также на складе мебельного производства важно контролировать соблюдение требований пожаробезопасности (например, в части отопления допускается только центральное отопление, нельзя использовать обогреватели с открытыми нагревательными элементами в холодные периоды), одновременное хранение опасных веществ и материалов с мебелью, курение сотрудников и посетителей на территории склада запрещено. Производственная дисциплина в этой сфере очень важна, потому что несоблюдение правил может привести к травмам персонала и порче товаров, значительным финансовым потерям.

Пример решения проблемы с учетом номенклатур

В работе складской логистики с мебелью чаще всего на финансовых результатах компании сказывается отсутствие типовых номенклатур, то есть одна номенклатура может включать в себя различные характеристики (касательно разнообразия отделочных материалов, цвета, размера комплектующих) и состоять из разных изделий, которые могут занимать отдельные места для отгрузки. Если деятельность склада не автоматизирована и вся работа осуществляется вручную с фиксированием данных на бумажных носителях, возможны ошибки на разных стадиях операционной деятельности и тогда показатели общей эффективности работы склада будут значительно занижены.

Например, при отправке заказа кухонного гарнитура (который включает в себя множество деталей: столешницы, шкафы, ящики, полки), кладовщики могут забыть про части комплекта или случайно осуществить пересорт, как итог компания понесет дополнительные затраты на исправление возникшего несоответствия.

Давайте рассмотрим как AS WMS решает подобные проблемы на примере компании с обширной торгово-розничной сетью мебели, в которой были сложности учета и как итог большие затраты на управление возвратами. Автоматизация должна была наладить работу по приёму комплектов, сборке и отгрузке мебельных заказов, оптимизировать базу номенклатур в системе учёта и не допускать возникновения ошибок в виду недопоставок отдельных частей заказов.

Во-первых, была произведена донастройка уже используемой 1С:УТ-10.3, внедрена обработка системы хранения мульти штрих-кодов, к которым были привязаны сразу несколько товаров и доработан документ «Проверка комплектности». Результатом работы оператора ТСД, в конечном итоге, является ввод данных в учётную систему:

При поставках продукции формируется распоряжение «Заказ поставщику» и производится пересчёт, далее создается итоговый документ «Поступление товаров и услуг».

При отгрузках создаётся документ «Заказ покупателя» (выполняется отбор заказа), после сборки формируется распоряжение «Реализация товаров и услуг», а после отгрузки заказа - «Расходный ордер».

Во-вторых, в процессе автоматизации был установлен модуль для управления складом AS WMS, выполнено зонирование склада с распределением и обозначением qr-кодами адресных мест, далее с помощью функции «инвентаризация» все начальные остатки на складе были закружены в систему. Также был доработан функционал поиска номенклатуры по регистру «штрихкоды» с учётом комплектующих, установлено мобильное приложение на ТСД, подключен мобильный принтер этикеток и настроена видимость необходимых для работы документов. В итоге, благодаря разработке механизма работы с номенклатурами (включая все комплектующие), количество документов на бумажных носителях снизилось до 40%, количество ошибок (пересортов и некомплектов) в заказах снизилось на 70%, внедренная адресная система хранения позволила увеличить скорость сборки заказа на 50%, а время проведения инвентаризации сократилось на 60%.

Отдельно стоит отметить доработку отчёта по КТУ с возможностью ввода коэффициентов из ТСД, чтобы вести мониторинг данных по производительности каждого сотрудника. То есть, компания получила не просто автоматизацию учета, но и решение проблем, которые оказывали влияние на операционную деятельность и негативно отражались на результатах продаж.

Если говорить в целом, внедрение WMS систем на мебельных складах может принести существенные преимущества, такие как:

1. Повышение эффективности работы склада, автоматизация ручных операций, таких как «приемка», «сборка», «перемещение», «инвентаризация», «отгрузка» товаров позволяет сократить время выполнения задач и минимизировать ошибки, происходит существенное сокращение документации на бумажных носителях и все нужные формы и отчеты система формирует автоматически.

2. Оптимизация использования складских площадей, WMS помогает оценивать пропускную способность склада и эффективно планировать расстановку товаров, учитывая их габариты, вес и частоту оборота, а также индивидуальные требования к условиям хранения, внедряет адресное хранение.

3. Улучшение управления запасами, программное обеспечение предоставляет в режиме реального времени точные данные о наличии товаров и всех составных частей комплектов, что позволяет избежать дефицита или излишков, оптимизировать закупки и минимизировать потери от порчи или устаревания, управлять заказами, которые ожидают ремонта или утилизации.

4. Повышение прозрачности и контроля, система обеспечивает полную прослеживаемость всех складских операций, позволяя контролировать перемещение товаров, соблюдение сроков хранения и выявлять узкие места в процессах операционной деятельности склада.

Этапы внедрения WMS на складах мебели

Автоматизация в любой сфере складской логистики проходит в несколько важных этапов и ни один из них не стоит игнорировать, потому что в итоге компания получит рост операционных показателей, а не неудачно вложенные инвестиции в развитие своего бизнеса:

1. Этап. Оценочный аудит. На этом этапе осуществляется детальный анализ текущей ситуации, оценка существующей инфраструктуры склада (включая площади, оборудование, процессы и персонал), идентификация проблемных зон и возможностей для оптимизации деятельности, разрабатываются цели и устанавливаются измеримые показатели, к которым стремится бизнес.

В сфере мебельного производства WMS должна учитывать специфику хранения и перемещения крупногабаритной и тяжелой мебели, оптимизировать расстановку товаров на площадях склада и планировать возможность использования специального складского оборудования для работы без потери времени.

2. Этап. Выбор поставщика. На этом этапе осуществляется выбор WMS-системы, определение требований к функционалу на основе специфики бизнеса и складских операций, сравнение различных решений на рынке, анализ их преимуществ и недостатков, можно использовать SWOT анализ. Выбранная система должна эффективно использоваться на всех этапах и особенно для управления процессом сборки и упаковки, отгрузки мебели в полной комплектации,  учитывая специфику сферы.

3. Этап. Планирование. На этом этапе происходит планирование внедрения процесса автоматизации, разработка детального плана с ресурсами, сроками и бюджетом, обязательно предусматривается обучение персонала работе с новой системой.

Также осуществляются работы по настройке видов документов в распоряжениях (например, работы по дополнению контроля комплектующими в системе учёта, настройки записи данных в группы справочника по виду номенклатуры и артикула, загрузка для регистрации цены поставщика).

4. Этап. Настройка. На этом этапе выполняется интеграция WMS в соответствии с требованиями склада, доработка настроек системы, например, обработки по созданию цен, тестирование и отладка их заполнения в базу, создание и отладка комплектации, штрихкода номенклатуры, создание загрузчика номенклатуры из табличного документа. Особе внимание уделяется интеграции программного обеспечения с уже используемыми в компании системами, такими как ERP, CRM и POS.

5 Этап. Тестовый запуск. На этом этапе происходит проведение тестового запуска в реальных условиях для выявления и устранения возможных проблем, своего рода «тренировочная апробация» возможностей WMS. Например, установка и настройка модуля, мобильного обеспечения на ТСД, загрузка служебных зон, формирование списка пользователей с разграничением прав по функционалу и зонам ответственности. В таком запуске задействуется текущий персонал, чтобы своевременно устранить неточности и отрегулировать нужные функции, происходит обучение и вовлечение сотрудников в работу.

6. Этап. Запуск в промышленную эксплуатацию. На этом этапе система настроена, протестирована и готова, ее запускают в работу. Например, запуск работ начинают с функции приёма товара от поставщика (с учётом номенклатуры), далее идет размещение принятого товара по местам хранения, предложенным системой с применением системы адресного хранения.

7. Этап. Поддержка и обслуживание. На этом этапе важно своевременное обеспечение технической поддержки и регулярных обновлений системы, мониторинг аналитики данных и внесение необходимых корректировок.

В общем, основные критерии выбора должны опираться на стоимость WMS системы и работ по её настройке, архитектуру решений и свойств, полноту функционала базовых коробочных решений, возможности доработки программы под будущие индивидуальные запросы, возможность референс-визита и реальную бизнес среду каждого конкретного склада.

Приведу пример из сферы мебельного производства:

Если в компании изначально небольшие площади для хранения товаров и уже внедрена и используется корпоративная информационная система (КИС) на базе 1С, например, УТ-11, КА, УНФ, ERP и т.п., то можно установить в базу данных «модуль» WMS, который будет управлять основными операциями, осуществлять планирование и контроль входящих, внутренних и исходящих товаропотоков.

Если в компании большие площади, большое количество складских операций и работающего персонала и используется «1С: Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом», то внедрение потребует дополнительных затрат на определённые настройки как самой системы, так и оборудования (закупка и установка отдельного сервера и его лицензии), ежегодного обслуживания и техподдержки системы, также стоит учесть время на обучение персонала.

Иначе говоря, внедрение автоматизации склада мебельного производства - это комплексный проект, который требует тщательного планирования и анализа на предмет наличия узких мест (по приведенному примеру учета номенклатур), необходимо определить конкретные измеримые цели автоматизации, оценить текущие складские процессы, выбрать подходящее оборудование и программное обеспечение, а также обучить персонал работе с новыми системами. Но инвестиции в автоматизацию окупаются за счет снижения операционных затрат на основных этапах, повышения производительности работы персонала, улучшения качества обслуживания клиентов, повышения безопасности труда и эффективности работы склада в целом.

В заключение отмечу, что автоматизация склада мебельного производства при помощи WMS является стратегически важным шагом для повышения конкурентоспособности, собственнику предоставляется необходимая аналитика данных и мониторинг по товарам, готовым заказам и персоналу, он может своевременно принимать решения касательно улучшения работы своей компании и думать о масштабировании бизнеса.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!