Возврат и списание: как синхронизировать склад и «Честный ЗНАК»

Эксперт по автоматизации Александр Павлов поделился практическим опытом внедрения ПО с ТСД и привел примеры для разных сфер складской логистики

Почему возвраты и списания — зона риска?

Работа с маркированными товарами — это всегда баланс между требованиями регулятора, точностью складского учёта и скоростью операций. Особенно остро вопрос встаёт при возвратах и списаниях: малейшая ошибка в данных о кодах маркировки может привести к расхождениям в системе «Честный ЗНАК» и претензиям со стороны контролирующих органов. При возврате товара от клиента или списании по браку/истечении срока годности нужно не просто обновить остатки на складе, но и корректно отразить движение кодов маркировки в «Честном ЗНАКе».

Поэтому чаще всего возникают типичные проблемы:

• расхождение остатков, физически товар возвращён на склад, но в «Честном ЗНАКе» он всё ещё числится у клиента или выведен из оборота некорректно;
• ошибки при сканировании, при массовом возврате легко пропустить код и это приведет к дополнительным потерям и издержкам;
• несогласованность статусов, в WMS товар уже учтён, а в «Честном ЗНАКе» операция не завершена или отклонена, такие расхождения несут высокие риски;
• человеческий фактор, ручной ввод данных увеличивает риск ошибок на всех этапах операционной деятельности склада.

В разных отраслях требования к операциям возврата и списания отличаются не только по номенклатуре, но и по критичности сроков, условиям хранения, а также по уровню контроля со стороны государства, давайте рассмотрим детальнее:

1. Фармацевтика: жёсткие требования и прослеживаемость

В фарме возврат может быть связан не просто с отказом клиента, а с отзывом партии по решению регулятора или производителя. Списание чаще всего осуществляется по истечении срока годности или при выявлении нарушений по всей холодовой цепи. Особенности: строгая прослеживаемость, каждый код маркировки должен быть учтён вплоть до конкретной упаковки, при возврате важно зафиксировать, насколько был нарушен температурный режим, задокументировать отзыв партий. Пример: на складе сети аптек кладовщик принимает возврат партии лекарств от регионального филиала, на ТСД он сканирует каждый код, система проверяет статус в «Честном ЗНАКе» и сверяет с реестром отозванных партий. Если хотя бы один код попадает под отзыв, WMS блокирует приёмку всей партии и автоматически формирует задачу на утилизацию. После подтверждения операции в «Честном ЗНАКе» система обновляет остатки и отправляет уведомление в бухгалтерию для корректировки документов.

Отдельно хочу отметить, что в фармацевтике часто требуется отдельное списание по актам утилизации с участием комиссии и WMS может формировать такие акты на основе данных сканирования и подтверждений от «Честного ЗНАКа». Также благодаря системе документооборот значительно оптимизируется, например, после внедрения AS WMS число документации на бумажных носителях уменьшается более чем на 60%, это критично для отраслей, в которых важны высокая точность данных и недопустимы ошибки в записях в виду влияния человеческого фактора. Важно соблюдать прозрачность требований по прослеживаемости и соблюдать требования GMP.

2. Молочная продукция и скоропорт: скорость и точность

Для скоропортящихся товаров крайне важно соблюдать сроки годности и повышать скорость обработки возвратов. Если клиент возвращает партию с истекающим сроком, её нужно либо быстро перераспределить, либо списать, чтобы не понести финансовые убытки. Операции должны обрабатываться в течение нескольких часов, иначе товар становится непригодным. Замечу, что возвраты часто идут большими партиями, а это увеличивает риск ошибок при сканировании. WMS автоматически предлагает приоритетное размещение или списание товаров с близким сроком годности за счет функции адресного хранения, что повышает скорость операций более чем на 40% и помогает увеличить пропускную способность склада. Например, при использовании AS WMS полезная площадь вырастает более чем на 20%, а принцип FIFO соблюдается на 100%.

Пример: дистрибьютор молочной продукции получает возврат партии йогуртов от крупного ритейлера, кладовщик на ТСД сканирует коды, система сразу проверяет срок годности каждой позиции, если находит товары с остаточным сроком менее 3 дней, то  автоматически направляет на списание, остальные — на приёмку с размещением в зоне быстрой отгрузки. После сканирования формируется пакет данных для «Честного ЗНАКа» с разделением на «возврат» и «списание».  По практике отмечу, что при массовых возвратах полезно использовать режим «пакетного сканирования» на ТСД: кладовщик сканирует коды подряд, а WMS автоматически группирует их по срокам и статусам, снижая нагрузку на работников склада.

3. Лёгкая промышленность и обувь: объёмы и контроль подлинности

В этой категории возвраты от клиентов довольно частая операция, особенно в онлайн-торговле, поэтому важно не только корректно отразить движение кодов, но и убедиться, что возвращаемый товар не является контрафактом. Из особенностей отрасли стоит отметить: высокие объёмы, возвраты могут идти сотнями единиц в день, необходимость проверки подлинности (сканирование маркировки позволяет убедиться, что товар легален), а также необходимость фиксировать состояние, контролировать бирки, упаковку и фиксировать дефекты.

Пример: склад маркетплейса обрабатывает возврат партии обуви от покупателя, кладовщик сканирует код маркировки на коробке, система на ТСД сразу показывает ожидаемые характеристики товара и фото оригинальной упаковки. Если код не совпадает или товар числится как выведенный из оборота, WMS блокирует операцию и создаёт задачу на проверку. При успешном сканировании система фиксирует состояние товара (например, «без бирки» или «повреждена упаковка») и направляет его на соответствующую зону склада. После этого данные отправляются в «Честный ЗНАК». Для ускорения работы полезно использовать на терминалах сбора данных шаблоны комментариев о состоянии товара: кладовщик выбирает из списка «без бирки», «повреждена коробка», это снижает вероятность возникновения ошибок и значительно ускоряет обработку.

4. Строительные материалы и сантехника: габариты, комплектность и брак

В сегменте стройматериалов и сантехники возвраты и списания имеют свою специфику из‑за габаритов, комплектности и особенностей дефектов, маркировка здесь может касаться отдельных категорий. Например, отдельных видов теплоизоляции, масел, красок, некоторых сантехнических изделий и в перспективе номенклатура товаров, подлежащих обязательной маркировке, будет расширяться. Из нюансов отрасли отмечу: большое количество крупногабаритных и тяжёлых позиций, перемещение и проверка возвращённого товара требуют больше времени и техники, комплектность (часто возвращают не весь комплект), дефекты и повреждения, брак может быть связан с механическим повреждением при транспортировке или хранении.  

Пример: клиент возвращает партию товара, кладовщик на ТСД получает задание на приёмку возврата, сканирует маркировку на коробках, WMS сверяет коды с исходной отгрузкой и проверяет, не выведены ли они из оборота. Дополнительно кладовщик фиксирует в системе причину возврата и номер партии, система формирует пакет для «Честного ЗНАКа» как «возврат от клиента» и направляет товар в зону карантина для дальнейшей проверки на целостность упаковки. После подтверждения в «Честном ЗНАКе» остатки обновляются, а работник склада получает задачу на согласование дальнейших действий («обмен», «возврат средств», «перемещение на распродажу»). Для сантехники и отделочных материалов полезно фиксировать дополнительные атрибуты при возврате: оттенок, партию, комплектацию. Это можно реализовать через формы на ТСД, где кладовщик отмечает галочками недостающие элементы или выбирает оттенок из палитры, такие данные помогают быстрее принимать решения и избегать повторных возвратов по тем же причинам.

Как именно происходит синхронизация?

Ключевые участники процесса при обязательном условии, что маркированный товар должен прослеживаться «Честным ЗНАКом», это:

1. WMS — ядро складской логики: управляет размещением, учётом, формированием заданий;
2. ТСД — инструмент исполнителя: позволяет сканировать коды, подтверждать операции, видеть инструкции прямо на экране;
3. «Честный ЗНАК» — государственная система маркировки: фиксирует все движения КМ, контролирует легальность оборота;
4. Интеграционный слой — обеспечивает обмен данными между WMS и «Честным ЗНАКом» (через API).

Допустим, клиент возвращает партию молочной продукции с кодами Data Matrix, тогда склад в обязательном порядке должен осуществить ряд действий, которые можно разбить по шагам:

Шаг 1. Создание задания в WMS, оператор формирует документ «возврат от клиента», указывает номенклатуру товаров и ожидаемое количество, система автоматически резервирует ячейки для приёмки.

Шаг 2. Работа на ТСД, кладовщик получает задание на терминал сбора данных, сканирует коды маркировки каждого возвращаемого товара. Система проверяет: принадлежность кода к данной партии, статус в «Честном ЗНАКе» (должен быть «в обороте»), срок годности.

Шаг 3. Формирование данных для «Честного ЗНАКа», ПО собирает список отсканированных маркировок и формирует пакет данных для отправки в систему маркировки, в запросе указывается тип операции (например, «возврат»), контрагент — клиент, от которого принят товар, а также дата и номер документа.

Шаг 4. Отправка и подтверждение, через API система WMS отправляет данные в «Честный ЗНАК» и после верификации обновляет статусы маркировки, фиксирует приёмку на складе. Если «Честный ЗНАК» отклоняет операцию (например, код уже выведен из оборота), то происходит блокировка приёмки с уведомлением кладовщика.

Шаг 5. Размещение и учёт, товар размещается в ячейке, остатки обновляются, формируется отчёт для бухгалтерии.

Таким образом, синхронизация склада и «Честного ЗНАКа» это непрерывный процесс. Грамотная настройка взаимодействия Warehouse Management System (WMS), терминала сбора данных (ТСД) и системы маркировки позволяет минимизировать риски, ускорить операции и обеспечить полное соответствие требованиям регулятора. Главное, не пытаться автоматизировать хаос: сначала стандартизируйте процессы, затем внедряйте инструменты.

Приведу типичные ошибки синхронизации «Честного ЗНАКа» с WMS и ТСД:

• подписание УПД до сканирования кодов, последствие: расхождения, штрафы. Важно следовать правилу «сначала сканируем — потом подписываем»;
• списание без вывода из оборота, последствие: коды остаются «в обороте», возникают высокие риски выявления несоответствий при проверках. Предусмотрите автоматическую отправку пакета на вывод при проведении акта списания;  
• отправка слишком большого пакета кодов, последствие: так называемые таймауты, потеря данных. Пробуйте разбивать на пакеты по 100–200 кодов, планировать очередь отправки;  
• приём товара с нечитаемыми кодами, последствие: неучтённые позиции, утерянные товары, за которые надо оплачивать поставщикам. Фиксируйте проблемные коды, отправляйте товары в карантин, незамедлительно выставляйте претензии поставщикам;  
• путаница со статусами возврата, последствие: отклонение операции «Честным ЗНАКом». Важно осуществлять жёсткую привязку типа операции к контрагентам, фиксировать расхождения на ТСД;  
• отсутствие проверки статуса кода на терминалах, последствие: приём нелегальных кодов. Важно вводить контроль проверки статусов, фиксировать блокировки операций при выявлении ошибок;
• совместное хранение маркированного и немаркированного товара, последствие: ошибочная отгрузка. Необходимо выделять отдельные зоны/ячейки и разделять, следовать правилам размещения;
• отсутствие регулярных сверок, последствие: крупные расхождения к проверке. Надо вводить в ежедневную практику сверки по ключевым группам, формировать отчёты и проводить мониторинг аналитики данных WMS.

Важно использовать официальные API, предоставляемые оператором системы маркировки, проверять актуальность версий и соответствие требованиям, которые часто меняются. На этапе сканирования ТСД должен мгновенно проверять статус маркировки в «Честном ЗНАКе». Это предотвратит приёмку кодов без валидации, зафиксирует все попытки отправки данных с нарушениями и поможет разобрать ошибки и их причины, проводить RCA и разрабатывать мероприятия для непрерывных улучшений. Полезная функция WMS — ведение мониторинга данных в режиме реального времени — помогает снизить большую часть рисков и избежать ошибок. Можно генерировать любые отчёты и оптимизировать их под каждый конкретный склад.

В заключение отмечу, что даже самая автоматизированная система не застрахована от ошибок, если сотрудники не понимают логику работы с маркировкой. Поэтому очень важно проводить тренинги и разбирать типовые сценарии на примерах реальных ситуаций, чтобы максимально снижать влияние человеческого фактора.

AS WMS - программа для ТСД

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS

Александр Павлов

Подписывайтесь в группу VK, Дзен и Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!