Учет рабочего времени персонала склада

Генеральный директор Технологии Учета, эксперт по автоматизации Александр Павлов рассказал как управлять производительностью работников в складской логистике

Учет рабочего времени персонала склада это неотъемлемый процесс, который напрямую влияет на показатели эффективности, точность расчетов заработной платы, соблюдение трудового законодательства и производственной дисциплины. Хорошо налаженная система учета позволяет владельцам бизнеса принимать своевременные обоснованные решения, оптимизировать расстановку штатного расписания, управлять загрузкой персонала и выявлять потенциальные проблемы за счет:  

• точного расчета заработной платы, это основа, которая позволяет избежать ошибок и конфликтов при начислении оплаты за труд, особенно при наличии и сдельной и почасовой системы;
• контроля над рабочим временем, отслеживается сколько времени сотрудники проводят на рабочем месте, соблюдают ли они установленный график, на что тратят рабочее время (работа с документацией, переделывание ошибок);
• оптимизации организационной структуры, анализ данных хорошо поставленной системы учета позволяет определить достаточно ли персонала для выполнения текущих задач и выявить периоды пиковой нагрузки, которые требуют дополнительного привлечения людей;
• повышения производительности и выявления «узких мест» на всех ключевых этапах, от приемки до отгрузки, включая инвентаризации, чтобы находить пути устранения несоответствий и повышать объемы выполняемой работы за смену или день;
• соблюдения требований ТК РФ, потому что не возникает грубых нарушений норм рабочего времени, выявления сверхурочной работы без должного оформления и оплаты, все это снижает риски получения штрафов и судебных разбирательств со стороны персонала. В складской логистике репутация компании при сложившейся тенденции высокой текучести кадров представляет собой немаловажный аспект, поэтому очень важно поддерживать статус надежного работодателя;
• планирования ресурсов, точные данные о рабочем времени помогают лучше планировать графики работы, распределять задачи и прогнозировать потребности в персонале на будущие периоды, оценивать насколько необходимо задействовать погрузочно- разгрузочную технику и специальное оборудование (например, для работы на высоте);
• улучшения трудовой дисциплины, четкая регламентация и стандартизация учета мотивирует сотрудников быть более дисциплинированными и ответственно относиться к своим обязанностям лучше, чтобы это не влияло на мотивацию.

В этой статье поговорим о том, какие методы учета рабочего времени персонала используют современные компании в сфере складской логистики и почему автоматизация при помощи WMS систем позволяет выйти на новый, более эффективный уровень управления.

Методы учета рабочего времени на складе

Существует несколько методов, которые могут применяться в складской логистике как по отдельности, так и в комбинации между собой, например:

1. Табель учета рабочего времени (на бумажном носителе), в этом случае ответственное лицо (мастер, бригадир склада) вносит данные о приходе и уходе работников ежедневно в специальный документ. Из плюсов можно отметить простоту и доступность,  отсутствие затрат на специальные технические средства, из минусов - высокая вероятность возникновения ошибок, возможность подделки и корректировки данных, трудоемкость обработки  и сложность дальнейшего анализа.
2. Журнал учета рабочего времени (на бумажном носителе), в отличие от табеля этот способ более детализирован по операциям и может содержать выполнение конкретных задач, распределенных по каждому сотруднику склада. Из плюсов можно отметить возможность отслеживания вовлеченности в работу, из минусов - то же, что и в табеле.
3. Электронные карты (пропуска) с системой контроля доступа, сотрудник прикладывает свою карту к считывателю при входе и выходе из помещений склада и время фиксируется в автоматическом режиме. Из плюсов отмечается высокая точность, минимизация ошибок, оперативный сбора данных для анализа, возможность интеграции с другими системами (например, видеонаблюдением), из минусов - требует первоначальных вложений в оборудование и программное обеспечение, возможны технические сбои, а также демотивация персонала в виду жесткого контроля и системы штрафов.
4. Программное обеспечение для учета рабочего времени, это как правило специализированные программы, устанавливаемые на компьютеры или доступные через облачные системы, сотрудники могут самостоятельно отмечать начало и конец работы, либо система может быть интегрирована с другими устройствами (например, считывателями карт). Из плюсов отмечается возможность детализации и подробной отчетности, интеграция с системами управления персоналом и расчета заработной платы, доступ к данным из любой точки склада. Из минусов - зависимость от наличия компьютеров или мобильных устройств, может требовать дополнительного обучения персонала.
5. Мобильные приложения для учета рабочего времени, когда фиксация рабочего времени осуществляется непосредственно на смартфонах персонала, часто связывается с геолокацией для подтверждения нахождения конкретного работника на территории склада в данный момент времени. Из плюсов, отмечается мобильность и доступность, возможность удаленного учета, из минусов - зависимость от стабильной работы мобильного оператора, возможны злоупотребления с геолокацией и махинации со стороны персонала.
6. Системы управления задачами с функцией  трекинга по времени, сотрудники отмечают начало и конец работы над конкретными задачами, система суммирует время, затраченное на каждую задачу, что позволяет не только учитывать общее рабочее время, но и анализировать производительность по отдельным операциям. Из минусов - требует четкого разделения работы на задачи, что не всегда возможно на складе без автоматизации.

Таким образом, учет рабочего времени персонала склада это не просто формальность, а стратегический инструмент, позволяющий повысить операционную эффективность, снизить затраты и обеспечить справедливые условия труда. Внедрение современной системы учета, адаптированной к потребностям каждого конкретного склада  становится приоритетом на пути развития компаний в сфере складской логистики и WMS уже успешно себя в этом зарекомендовали.

Интеграция учета рабочего времени с WMS  

Система управления складом позволяет автоматизировать процессы учета и эффективно анализировать данные об отработанном времени за счет способности собирать мониторинг и предоставлять аналитику в любой момент. WMS самостоятельно планирует задачи на всех этапах операционной деятельности (приемка, размещение, сборка, отгрузка, инвентаризация и т.д.) и фиксирует время начала и окончания выполнения благодаря использованию мобильных терминалов сбора данных для сканирования штрих-кодов товаров, ячеек и документов. Помимо этого формируется журнал ошибок, это очень важный инструмент для создании оптимальной системы мотивации персонала. На некоторых ТСД можно настроить автоматическое начало и окончание работы сотрудника при входе и выходе из системы, или при начале/окончании выполнения определенного типа задачи. Функционал программного обеспечения может поддерживать использование геолокации для подтверждения присутствия сотрудника на территории склада, интегрироваться с системами контроля доступа. Давайте рассмотрим на нескольких примерах, как именно WMS помогает в учете рабочего времени:

Отслеживание времени сборки заказов. Система ставит задачу сборщику  отобрать X позиций для заказа №123, работник через терминал сбора данных сканирует свой идентификатор и штрих-код заказа №123 и WMS фиксирует время начала сбора заказа. Далее осуществляется отбор первой  позиции, сканируется ячейка, сканируется товар, помещается в тележку, затем второй и так до десятой. После завершения сборки сканируется финальный штрих-код и фиксируется время окончания сбора заказа. Благодаря полученным данным автоматически рассчитывается время, затраченное на сбор этого конкретного заказа, оценивается производительность этого конкретного сборщика (количество заказов в час/количество позиций в час), собираются данные для сравнения показателей скорости и точности с другими заказами и сборщиками.

Учет времени на приемку товара. Система ставит задачу работнику принять новую партию товара, работник через ТСД сканирует свой идентификатор, сканирует номер транспортной накладной и система фиксирует начало этапа приемки. Далее осуществляется сканирование каждой паллеты или коробки, вводится количество принятого товара (или сканируется штрих-код каждой единицы), назначается и фиксируется ячейка хранения. Благодаря полученным данным можно оценить время, затраченное на приемку конкретной накладной, количество принятых единиц товара за единицу времени, показатели эффективности работника по сравнению с установленными нормативами на складе за смену.

Анализ загрузки персонала. Система автоматически распределяет задачи между доступными работниками склада в зависимости от их квалификации и текущей загрузки, фиксирует сколько времени затрачено на каждую поставленную задачу (например, 2 часа на приемку, 3 часа на размещение, 1 час на инвентаризацию). Благодаря полученным данным можно оценить загрузку каждого работника в смену/день/неделю, пропорционально распределить время по различным складским операциям, выявить, какие  из них являются наиболее трудозатратными.

Использование отчетов WMS для расчета зарплаты. Система хранит точные данные о времени работы, выполненных операциях, количестве ошибок и может экспортировать данные в 1С или другую систему расчета заработной платы. Благодаря мониторингу оперативно осуществляется:

• расчет почасовой оплаты, исходя из общего отработанного времени работником;
• расчет сдельной оплаты на основе количества выполненных операций (например, собранных заказов, обработанных накладных);
• расчет премии на основе показателей производительности (например, превышение плановых показателей по скорости и точности сборки или приема, обработки возвратов).

Как выбрать WMS систему

Благодаря Warehouse Management Sestem обеспечивается высокая точность учета рабочего времени, снижаются риски возникновения ошибок, связанных с ручным вводом данных, появляется возможность отслеживать время, затраченное на каждую отдельную операцию. Все это основа для справедливой оценки производительности и расчета оплаты труда, хорошей корпоративной культуры и высокой производственной дисциплины. Например, после внедрения AS WMS удалось повысить количество обрабатываемых артикулов на складе одежды и повысить точность учета до 100%, при это значительно улучшились такие важные показатели как «скорость приема товара»  более чем на 10% и «скорость сборки заказа» более чем на 15 %. В производственно складском комплексе точность учета также выросла до 100%, а скорость выполнения  операций  дошла до показателя 40%. На складе мебели число ошибок, совершаемых сотрудниками во время комплектации, снизилось в 5 раз, количество пересортиц стало «0». В любом практическом кейсе по автоматизации склада при помощи WMS улучшения всегда касаются точности учета и скорости ключевых операций. Это объясняется не только функцией встроенного контроля и непрерывного мониторинга аналитических данных, но и способностью автоматизировать документооборот. Как итог, затрачивается меньше времени на обработку документов, соответственно совершается меньше ошибок и высвобождается дополнительное время на выполнение другой работы. В целом количество документов на бумажных носителях удается снизить до 60%.

На современном рынке ПО представлены разные WMS: стандартные (коробочные), которые предлагают готовый набор функций, кастомизированные под специфические требования конкретной компании и облачные, в них доступ к системе осуществляется через интернет. При выборе WMS стоит учитывать:

• размер и сложность склада, для небольшого склада подойдет более простая система, для крупного более функциональная, будет больше времени потрачено с разработчиком для создания оптимальной функциональности под конкретные потребности;
• специфика бизнеса, требования к хранению различных типов товаров (например, скоропортящиеся продукты, опасные грузы) различаются, равно как и требования к персоналу;
• бюджет, стоимость внедрения и поддержки зависит от многих факторов, в том числе и от оборудования, которое необходимо закупать;
• интеграционные возможности, если есть необходимость интеграции с ERP, TMS и CRM;
• репутация поставщика и качество дальнейшей поддержки в части консультаций и обновлений.

В заключении отмечу, что автоматизация c WMS является эффективным решением для бизнеса, потому что помимо повышения точности учета рабочего времени персонала появляется возможность прогнозировать спрос, управлять несоответствиями и лояльностью клиентов, снижать потери и издержки.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!