Товары с ограниченным сроком годности и WMS

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов рассказал, как автоматизация склада помогает управлять скоропортящимися товарами

Как в складской логистике управляют товарами с ограниченным сроком годности?

Эффективное управление товарами с ограниченным сроком годности является ключевым фактором успеха для многих предприятий, работающих в отраслях пищевой, косметической, химической и фармацевтической промышленности. К таким товарам можно отнести молочные продукты, мясные, рыбные и хлебобулочные изделия, ФРОВ, готовые блюда, детское питание, лекарства, косметику и парфюмерию, реактивы, живые растения. Неправильное хранение  может привести к значительным финансовым затратам из-за истечения срока годности еще до доставки конечному потребителю и невозможности дальнейшей реализации. Это одна из самых сложных задач в логистике, потому что требует жесткого соблюдения принципов, нацеленных на минимизацию потерь и издержек, а также выполнение следующих мероприятий:

1. Соблюдение принципа FIFO, когда товары, которые поступили на склад раньше других, отправляются потребителям в первую очередь. Этот метод предотвращает порчу из-за истечения срока годности и помогает расставлять приоритеты по отгрузкам.
2. Точное прогнозирование спроса, чем точнее прогнозируется спрос, тем меньше возникает рисков остаться с нереализованным товаром.
3. Регулярная инвентаризация, учет по остаткам и контроль сроков годности по всему ассортименту должны осуществляться постоянно, чтобы избежать рисков преждевременных списаний.
4. Зонирование склада, правильное разделение склада на зоны с учетом требований к хранению по режимам влажности и температуры позволяет минимизировать количество задержек доставок в виду порчи товаров во время хранения.
5. Маркировка и идентификация, которая должна быть четкой как для каждой единицы SK, так и для всей партии. Это позволяет внедрять прозрачную систему прослеживаемости, что особенно актуально для пищевой и фармацевтической отрасли, потому что регулируется на уровне законодательства и требует обязательного подтверждения в виде записей.
6. План продвижения/реализации для товаров, срок годности которых подходит к концу. Определяются действия, которые необходимо предпринять в случае истечения срока годности (например продажа со скидкой, специальные акции).
7. Анализ договоров с поставщиками, возможность возврата или получения скидки на новую закупку в случае «не продажи» снижает риски возникновения лишних затрат склада на утилизацию просроченных товаров, многие из которых нельзя просто выбросить.

Таким образом, для эффективного управления скоропортящимися грузами необходимо стандартизовать все ключевые операции склада, внедрить четкие процедуры и регламенты, обучить персонал обращению с такими товарами, осуществлять непрерывный мониторинг и анализ данных. В качестве автоматизированных технологий для реализации этих принципов современные компании используют WMS системы. Программное обеспечение управляет процессами приема, хранения, отгрузки и учета товаров в режиме реального времени и обладает функциями, которые незаменимы в этой сфере складской логистики.

Как именно WMS  управляет хранением такого типа товаров?

Давайте рассмотрим на примере использования системы для реализации принципов , о которых я сказал ранее.

1. Соблюдение принципа FIFO, а также FEFO. WMS позволяет отслеживать сроки годности как для каждой отдельной единицы товара, поступающей на склад, так и для всей партии. Программное обеспечение  может автоматически предлагать или назначать места хранения, где товары, поступившие ранее, будут располагаться таким образом, чтобы их было удобно отобрать первыми для сборки. Когда формируется заказ, система указывает работнику склада какой именно товар, с какой партией и датой поступления необходимо отправить на отгрузку, чтобы принципы FIFO соблюдались. Это предотвращает ошибки в виду влияния человеческого фактора,  что особенно актуально для больших складов, где количество SKU выше 500 ед., а площади более 500 м.кв. В случае обнаружения приближения истечения срока годности программное обеспечение может отправлять уведомления ответственным сотрудникам для принятия оперативного решения, например:

• запланировать приоритетную отгрузку, чтобы успеть продать товар до истечения срока годности;
• переместить товар в зону быстрой реализации, чтобы оперативно установить скидку и тем самым ускорить продажу;
• списать, если товар уже невозможно продать до того, как он станет полностью непригодным или вернуть поставщику.

Также WMS может отправлять товары с ограниченным сроком годности для хранения в определенные зоны склада, где их легче контролировать и отслеживать, например, товары с коротким сроком годности могут храниться в зонах с высокой оборачиваемостью.

2. Точное прогнозирование спроса. Системы управления складом непрерывно собирают большой объем данных, что делает их ценным инструментом для прогнозирования спроса, потому что точность прогноза напрямую зависит от качества доступной аналитики. Благодаря программному обеспечению появляется возможность анализировать исторические данные продаж, данные о количестве проданных единиц каждого товара, чем длиннее история данных - тем точнее прогноз. WMS может отслеживать колебания спроса в зависимости от сезона, праздников, трендов или других факторов. В результате оптимизируется планирование поставок, определяются  сроки закупок и производства товаров, отслеживаются уровни запасов, идентифицируются SKU с низким или высоким спросом. Встроенный ABC анализ позволяет эффективно управлять ассортиментом, а бесшовная интеграция с CRM и ERP системами дает собственникам бизнеса преимущество в части стратегического планирования и выстраивания конкурентоспособных стратегий на основе фактов.

3. Регулярная инвентаризация. WMS значительно упрощает процесс инвентаризации, так как информация о количестве и местоположении товаров  доступна в режиме реального времени, система может автоматически генерировать списки товаров, подлежащих проверке с указанием их местоположения на складе и назначать на разные участки сотрудников, исходя из их навыков и компетенций. Это экономит время и минимизирует риск возникновения ошибок. Например, во время внедрения AS WMS документооборот при учете автоматизируется до 60%, а точность возрастает до 100%.  Скорость проведения инвентаризации также увеличивается до 40%, потому что интеграция программного обеспечения со сканерами штрих-кодов позволяет быстро идентифицировать товары. Немаловажный аспект, который хочу отметить – доступность данных системы для анализа корневых причин расхождений, это позволяет своевременно разрабатывать корректирующие и превентивные меры. Из ключевых преимуществ WMS в части инвентаризаций можно выделить:

• повышение точности учета, что позволяет избежать пересортицы, дефицита товаров и лишних затрат на хранение;
• выявление расхождений между фактическими запасами и данными в режиме реального времени, что помогает обнаружить случаи кражи, порчи или повреждения товаров;
• анализ данных проверок, что позволяет выявить неэффективные зоны хранения и повысить пропускную способность склада.

4. Зонирование склада. WMS анализирует информацию о каждом поступающем на склад товаре (размер, вес, частота отгрузки), чтобы назначить адреса хранения по ячейкам и позволяет создавать динамические зоны, которые могут изменяться в зависимости от потребностей склада. Система генерирует маршруты для сотрудников и погрузочно-разгрузочной техники, предотвращая возникновение пустых мест и переполненных зон. Как итог происходит увеличение производительности, сокращение количества ошибок при комплектации заказов и эффективное использование пространства склада. Например, благодаря AS WMS внедряется адресное хранение, что повышает пропускную способность склада минимум на 10%, количество пересортиц сводится к «0», а скорость операций на этапе «прием» и «отгрузка» может повышаться до 40%.

5. Маркировка и идентификация. Система в автоматическом режиме контролирует процесс упаковки и в случае обнаружения ошибки блокирует выполнение последующих операций. WMS самостоятельно формирует  пакет сопроводительных документов с учетом дополнительных требований (сертификаты, протоколы и т.п.), отслеживает отправку заказов и предоставляет информацию о статусе доставки в виду способности интеграции с TMS системами. В части маркировки программное обеспечение позволяет использовать штрих-коды, QR-коды, RFID-метки, в итоге:

• повышается точность сборки, потому что минимизируется количество ошибок персонала склада при приёме, хранении, сборке и отгрузке товаров;
• повышается скорость обработки заказов, потому что оптимизируются пути передвижения товаров, техники и персонала, в том числе за счет обработки документов, их количество на бумажных носителях уменьшается более чем в 2 раза;  
• снижаются затраты, потому что система автоматически передает данные в Честный знак и проводит идентификацию по партиям, все записи сохраняются и в случае возникновения прецедентов по прослеживаемости не надо использовать дополнительные ресурсы для определения нахождения товаров;
• улучшается контроль над запасами, потому что точная информация о состоянии, наличии и местоположении товаров доступна в режиме реального времени.

6. Отчетность. Помимо всего вышесказанного стоит отметить такой важный аспект, как отчетность. WMS может генерировать отчеты любой сложности на основе аналитики и мониторинга данных, что дает возможность собственникам бизнеса точно знать количество подлежащего списанию товара в данный момент времени, увидеть количество ошибок персонала за смену, число возвратов от конечных потребителей в виду истечения сроков годности. Сюда можно отнести:

• отчеты о сроках годности, содержащие список товаров с истекающим сроком годности  (например, в ближайшие 30 дней);
• отчеты о товарных остатках,  содержащие информацию о количестве каждого товара по SKU, сгруппированного по категориям срока годности (например, «до 30 дней», «от 30 до 60 дней» и т.д.);
• отчеты, содержащие все операции по поступлению и отгрузке, включая даты, количества и номера партий, которые позволяют проанализировать историю движения товаров и выявить потенциальные проблемы с управлением сроками годности;
• отчеты с данными по объемам продаж за период (смена/неделя/месяц) и оборачиваемости всех грузов для анализа и прогнозирования спроса;
• отчеты о текущей загрузке зон хранения дают возможность оценить уровень заполнения зон хранения, предназначенных для товаров с ограниченным сроком годности и контролировать доступные площади склада, оптимально планировать размещение новых партий;
• отчеты о соблюдении режимов температуры и влажности, благодаря им можно своевременно планировать техническое обслуживание, ремонт холодильных камер и измерительного оборудования, а также вести мониторинг для подтверждения соответствия в случае проверок со стороны инспектирующих органов;
• отчеты по прослеживаемости с исчерпывающей информацией о каждой партии товара, включая дату производства, срок годности, данные поставщика, они позволяют подтверждать соответствие требованиям GMP/ FSSC (для складов, которые находятся в цепи производителей продуктов питания и лекарственных препаратов и субстанций);
• отчеты по заказам, которые детализируют информацию о каждом заказе, включая список товаров, количество позиций, статус выполнения, дату доставки и ошибки при сборке со стороны работников которые привели к задержкам;
• отчеты по производительности склада, позволяющие рассчитать такие важные показатели как «скорость обработки заказов», «время выполнения задач», «процент ошибок за смену».

Таким образом, чтобы бизнес был рентабельным важно выполнять довольно много требований: контролировать соблюдение FIFO, внедрить прослеживаемость по партийности, обеспечить четкую маркировку и идентификацию, придерживаться обязательных режимов и подтверждать это мониторингом, планировать пополнение ассортимента на основе прогнозов, а самое главное, незамедлительно реагировать в случае выявления несоответствий.  

В заключении отмечу, что управление хранением товаров с ограниченным сроком годности  требует комплексного подхода и автоматизированная система управления складом выступает в этом отношении хорошо себя зарекомендовавшим инструментом. Важно правильно подобрать поставщика программного обеспечения и настроить функционал под текущие потребности компании.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!