Семь фактов про WMS

Современная складская логистика представляет собой сложную и динамично развивающуюся систему, которая играет важную роль в обеспечении эффективности всей цепочки поставок от производителя до конечного потребителя. В условиях глобализации некоторых отраслей (продукты питания, легкая промышленность, автомобильная сфера) и растущей конкуренции в торговле на маркетплейсах, владельцы складов сталкиваются с рядом проблем, требующих инновационных решений и постоянного улучшения деятельности, таких как:

• высокие требования к скорости и точности поставок, клиенты ожидают быстрой доставки заказов без ошибок, поэтому необходимо встраивать процедуры контроля качества и безопасности во все этапы деятельности склада, чтобы избегать возвратов и негативных отзывов. Необходимо не просто планировать основные операции (разгрузка автотранспорта, прием и хранение товаров, сборка и отгрузка заказов), но и вовремя вносить корректировки в рабочие процессы, разрабатывать превентивные меры, чтобы несоответствия не повторялись и ресурсы компании не тратились на исправления в виду ошибок персонала.
• большой объем аналитических данных, мониторинг необходимо вести непрерывно, чтобы управлять текущими SKU, осуществлять точные прогнозы по введению дополнительного ассортимента, минимизировать возникновение излишков и дефицита товаров. Важно своевременно принимать решения, основанные на фактах, в рамках стратегического развития компании на основе аналитики данных по всему циклу операционной деятельности.
• управление потерями, ведение складской деятельности всегда связано с рисками возникновения дополнительных затрат. Например, на излишние перемещения и транспортировку техники и персонала, на переделывания рабочих операций из-за влияния человеческого фактора, на управление излишками и недостачами товаров и т.п. Необходимо повышать результативность складских процессов путем назначения KPI и контроля за выполнением, принимать меры для снижения неоправданных затрат.

Автоматизация при помощи WMS позволяет решить обозначенные проблемы во всех сферах складской логистики, программное обеспечение предлагает широкий набор функций, направленных на управление важными аспектами деятельности. В этой статье поговорим о том, как именно Warehouse Management System позволяет непрерывно улучшать ключевые операции на всех важных этапах работы склада.

Факт 1. WMS оптимизирует использование складских площадей.

Пропускная способность склада это критически важный показатель, определяющий его эффективность, который отражает количество грузов, способных быть обработанными за определенный период времени (например, день/неделя/месяц) и если площади задействованы не на 100%, компания будет нести убытки. Этот показатель зависит от множества факторов, среди которых:

• физические характеристики склада: площадь, объем, высота помещений, количество погрузочно-разгрузочных доков, конфигурация стеллажей и проездов, маршрутов движения персонала.
• технологическое оснащение: наличие и эффективность складской техники (погрузчиков, штабелеров, конвейеров), автоматизированных систем хранения и управления запасами.
• организация работы персонала: оптимизация процессов приема, хранения, комплектации и отгрузки грузов в части вовлечения работников, оценка квалификации персонала, уровень текучести кадров, затраты на ФОТ, количество ошибок в виду влияния человеческого фактора.

WMS позволяет максимально использовать доступное пространство склада, осуществляя зонирование в автоматическом режиме, назначает места хранения поступающим товарам исходя из габаритов, размера и частоты оборота, может создавать слоты для хранения определенных категорий, оптимально размещая комплектующие по номенклатурным позициям. Система также контролирует дальнейшее перемещение товаров на складе, самостоятельно планируя оптимальные маршруты, это помогает сократить время отбора и отгрузки и высвободить дополнительное пространство. Внедрение адресного хранения дает возможность владельцам бизнеса использовать пропускную способность склада на максимальную мощность.

Приведу пример из кейса для компании, которая занимается поставкой навесного оборудования и запасных частей для тяжелой специальной техники. До процесса автоматизации поиск нужных товаров осуществлялся с большими потерями времени и неоптимальным использованием доступных площадей помещений, сотрудники склада не успевали обрабатывать учет и движение товаров, вся работа осуществлялась на бумажных носителях. Благодаря адресному хранению AS WMS позволила увеличить количество свободных ячеек на 15 % и автоматизировать документооборот, удалось снизить количество бумажной документации до 40%.

Факт 2. WMS планирует работу персонала

Автоматизированная система управления предоставляет инструменты для создания гибких графиков работы с учетом квалификации и навыков сотрудников, а также распределения задач в соответствии с нагрузкой склада, что особенно актуально во время сезонных пиков. WMS позволяет точно определить потребность в персонале в зависимости от объема работ и прогнозируемой нагрузки, это предотвращает неоптимальную расстановку персонала и минимизирует его нехватку, то есть простои склада фактически исключаются. По итогам закрытия смен руководители могут увидеть статистику по всем работникам, выявлять «узкие места» и снижать операционные затраты, повышать производительность за счет внедрения эффективных мероприятий. Также приведу пример из кейса, благодаря AS WMS производительность труда выросла на складе до 35% для таких складских операций как «приемка товаров от поставщиков и производства», «упаковка, сборка и комплектация», «отгрузка заказов». Возможности системы формировать отчеты по каждому сотруднику позволили составлять индивидуальные планы обучения и повышения квалификации, корректировать стратегические цели (например, переход от «3 ошибки на этапе инвентаризация» к «0» ошибок). Программное обеспечение в режиме реального времени может не просто планировать задачи и контролировать их выполнение, фиксировать время выполнения, но и ограничивать права доступа, что исключает несанкционированное использование или намеренную подмену данных. Это позволяет компаниям поддерживать высокий уровень производственной дисциплины и минимизировать влияние человеческого фактора на производственные процессы. Отдельно отмечу такой важный аспект как стандартизация работы, WMS предоставляет работникам все необходимые стандартные операционные процедуры и позволяет оперативно проводить вовлечение в работу новых сотрудников, например, в случае необходимости оперативной замены при большой нагрузке на склад или проведении внеплановых инвентаризаций.

Факт 3. WMS улучшает точность инвентаризаций

Инвентаризация это важный элемент хозяйственной деятельности любой компании в сфере складской логистики, который представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку фактического наличия товаров в сравнении с учетными данными. Регулярное проведение инвентаризации позволяет своевременно выявлять расхождения и принимать меры по причине хищений персонала, ошибок в документации и повышать точность ведения учета. Также появляется возможность оценить реальный объем текущих запасов, выявить дефицит и излишки, WMS во время процессов инвентаризации может собирать данные и осуществлять ABC-анализ, распределяя товары по категориям, что дает дополнительные преимущества в части управления остатками и снижает риски утилизации товаров до отправки потребителям.

На основе полученных системой управления складом данных по итогам инвентаризации можно скорректировать процесс управления запасами, минимизировать расходы на хранение и предотвратить простои производства из-за нехватки расходных материалов и других товарно материальных ценностей. WMS отслеживает местоположение и количество запасов в режиме реального времени и автоматизирует ведение документооборота, что значительно снижает потери, издержки и повышает скорость выполнения операций. Например, после автоматизации при помощи AS WMS  время проведения инвентаризаций сокращается на 60%, а количество документации на бумажных носителях может снизится до 70 %. Благодаря системе становится возможным генерировать «акт расхождений при приёмке», добавлять необходимые поля в форму ТОРГ-2 (например, «поле для описания брака», поле «кладовщики»), что дает дополнительные преимущества в получении статистики ошибок для каждого работника. Также можно получить необходимый отчет, например: «отчет о передвижении товара», «отчет о запасах в наличии», «отчет о возвратах». Благодаря WMS сводятся к «0» такие типичные несоответствия, выявляемые во время инвентаризаций как «отсутствие идентификации», «нечеткая маркировка», «истечение срока годности», «неполный учет» и «неполная отчетность».

Факт 4. WMS обеспечивает прослеживаемость

Прослеживаемость на складе это система, позволяющая отслеживать движение товаров от момента их поступления до выдачи клиенту, она играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы компании, потому что позволяет управлять партиями товаров и вовремя осуществлять отзывы в виду несоответствия по качеству или показателям безопасности. Особенно это актуально для распределительных центров, работающих с такими категориями товаров как продукты питания, фармацевтические и ветеринарные препараты (когда необходимость отзыва партий регулируется на законодательном уровне и является обязательным для всех, кто участвует в цепи доставки товаров от производителя к потребителю). Автоматизированная система управления складом позволяет в режиме реального времени контролировать количество товаров на складе, предотвращая ошибки и потери и повышать скорость обработки заказов за счет быстрого доступа к информации о местонахождении и использования технологий штрихкодирования и RFID-меток. Приведу пример из кейса по внедрению AS WMS: в компании в сфере мебельного производства удалось снизить количество пересортов и некомплектов на 70% благодаря прозрачной системе прослеживаемости и привязке комплектующих товаров к основным номенклатурам.

Факт 5. WMS улучшает управление запасами.

Управление запасами является неотъемлемой частью цепочки поставок и играет решающую роль в обеспечении бесперебойного функционирования склада, потому что охватывает ряд важных процессов. Существует несколько методов управления запасами, каждый из которых подходит для разных типов товаров, например:

• модель с фиксированным количеством заказа (EOQ): оптимизирует количество единиц заказа, которые следует заказывать за один раз, на основе спроса, затрат на заказ и затрат на хранение товаров в заказе.
• модель с фиксированной точкой заказа (ROP): устанавливает уровень запасов, при котором размещается новый заказ, на основе прогнозируемого спроса и времени выполнения заказа.
• модель с периодическим обзором (R): проверяет уровень запасов в определенные интервалы времени и размещает заказ на основе текущих запасов и прогнозируемого спроса.
• система управления запасами с использованием штрихкода (BCI): использует штрихкоды для отслеживания движения товаров и автоматизации процессов пополнения запасов.
• система без потерь в доставке Just-in-Time (JIT): нацелена на минимизацию запасов путем получения товаров только тогда, когда они необходимы для производства или отправки конечному потребителю.

Автоматизация при помощи WMS позволяет использовать исторические данные по продажам за предыдущие периоды, анализировать рыночные тенденции и другие факторы для точного прогнозирования спроса и управления остатками, осуществляет точное отслеживание наличия товаров в режиме реального времени. Важно отметить снижение количества потерь и списаний товаров по срокам годности или в виду порчи во время хранения (программное обеспечение осуществляет контроль за такими важными параметрами как температура и влажность в помещениях и незамедлительно сигнализирует о возникающих несоответствиях), следит за выполнение принципов FIFO. Приведу пример из кейса по внедрению AS WMS в части управления запасами - на складе по поставкам буровых установок и инструментов скорость сборки заказов увеличилась на 60% за счет оперативного поиска товарных позиций и оптимального планирования маршрутов персонала к хранимым запасам.

Факт 6. WMS интегрируется с другими системами.

WMS может быть интегрирована с ERP, CRM и TMS системами и другими приложениями компании для обеспечения бесшовной координации всех бизнес-процессов, это позволяет синхронизировать все необходимые данные о товарообороте, включая возвраты и исключает дублирование информации. Также возможности системы включают в себя интеграцию с поставщиками и партнерами по обеспечению полной цепочки поставок, что значительно повышает степень координации во время планирования рабочих процессов и своевременного обмена информацией по заказам. Система гарантирует точное планирование и своевременную доставку заказов конечным потребителям и дает возможность отслеживать все позиции во время перемещения, оперативно реагировать на претензии и рекламации, повышать уровень удовлетворенности клиентов. Во время автоматизации важно тщательно оценить требования отрасли и выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует специфике складских операций, разработать детализированный план интеграции с охватом всех этапов от анализа требований до тестирования и внедрения WMS в промышленную эксплуатацию.

Факт 7. WMS адаптируется к потребностям бизнеса.

Современные системы управления складом предлагают гибкие настройки и возможность расширения функциональности, что позволяет адаптировать систему к специфике конкретного бизнеса, планировать расширение компании и управление филиалами в разных географических локациях. WMS обеспечивает единый интерфейс для управления, что позволяет получить полную картину деятельности компании: отслеживает уровни запасов на каждом складе и автоматически сигнализирует о необходимости пополнения, предотвращая дефицит или излишки, может интегрироваться с системами управления транспортом, оптимизируя маршруты доставки и сокращая транспортные расходы. Также ПО собирает и анализирует данные о работе складов, позволяя выявлять «узкие места» и принимать обоснованные решения для повышения эффективности и дальнейшего масштабирования. При выборе WMS необходимо учитывать такие факторы как тип склада, количество SKU, штатное расписание, количество площадок в управлении компании.

Если собрать все указанные факты в цифрах, приведу следующие показатели после внедрения AS WMS в разных сферах: повышение точности процессов инвентаризаций до 150%, повышение скорости операций на этапе «сборка и комплектация заказов» до 40%, снижение количества пересортов на 70-90%, автоматизация документооборота до 60%, повышение показателей производительности персонала до 40%.

В заключении отмечу, что WMS является эффективным инструментом менеджмента склада для оптимизации операционной деятельности и повышения конкурентоспособности, однако принимая решение по автоматизации, собственникам бизнеса необходимо тщательно проанализировать текущие потребности, чтобы инвестиционные вложения себя оправдали в самые короткие сроки.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!