Руководство по выбору WMS системы

Александр Павлов, генеральный директор Технологии учета, эксперт по автоматизации процессов рассказал как выбрать автоматизированную систему управления складом.

Автоматизация деятельности складской логистики при помощи Warehouse Management System в современных реалиях бизнеса это стратегическое решение, которое может существенно повлиять на эффективность и рентабельность компании и позволит решить целый ряд задач, таких как:

• повышение точности и эффективности операций: автоматизация ручных процессов, таких как «приемка», «инвентаризация», «упаковка», «комплектация», «отгрузка» положительно отражается на точности учета и скорости работы персонала, значительно снижает использование документации на бумажных носителях в процессе работы.
• управление движением запасов в режиме реального времени: благодаря мониторингу и аналитике данных система обеспечивает отслеживание наличия и местоположения каждого товара, что минимизирует возникновение рисков пересортицы, дефицита или избытка запасов.
• штрих-кодирование и сканирование: использование штрих-кодов и сканеров для идентификации позволяет избежать путаницы в виду влияния человеческого фактора и гарантирует точность обработки заказов.
• оптимизация использования складских площадей: система рационально планирует доступное пространство, минимизирует пустые зоны и увеличивает плотность хранения, как итог пропускная способность склада используется на максимальную мощность.
• управление потоками движения товаров и персонала: WMS оптимизирует маршруты перемещения товаров и работников, сокращая время обработки и комплектации заказов и повышая скорость отгрузки и доставки конечным потребителям.
• улучшение планирования и прогнозирования: данные о движении товаров, встроенные инструменты позволяют проводить ABC анализ и прогнозировать спрос в автоматическом режиме, что позволяет компаниям лучше планировать ассортимент, управлять запасами и оптимизировать поставки.
• улучшение обслуживания клиентов: благодаря автоматизации точная и быстрая обработка заказов приводит к повышению уровня удовлетворенности клиентов, а количество возвратов в виду ошибок компании минимизируется.
• снижение эксплуатационных расходов: система оптимизирует все этапы операционной деятельности, что приводит к сокращению затрат на персонал, хранение и транспортировку, соблюдение безопасности и требований законодательства.

Таким образом, автоматизация склада представляет собой комплексный проект, включающий настройку программного обеспечения в соответствии с требованиями компании, миграцию данных из используемых систем учета, обучение персонала работе с новым интерфейсом, оценку показателей и непрерывные улучшения. В этой статье поговорим о том, как подойти к выбору WMS рационально и учесть все важные нюансы.

Шаг 1. Определение требований к автоматизации

При выборе WMS системы важно учитывать специфику бизнеса, масштаб операций и требования к функциональности, а также тип склада: производственный склад, распределительный центр или склад ответственного хранения (3PL). В зависимости от типа склада требования к автоматизированной системе могут быть дополнены, например:

• управление запасами: отслеживание количества запасов в режиме реального времени, одновременная поддержка нескольких складов и зон, автоматизация процессов пополнения запасов, оптимизация размещения запасов для эффективного отбора и пополнения ассортимента.
• управление приемом и отгрузкой: электронная обработка заказов на поставку и отгрузку, автоматизированное назначение для сборки и комплектации, управление кросс-докингом, интеграция с системами управления транспортом (TMS).
• управление заказами: связь с системами планирования ресурсов, автоматизированная выдача ТМЦ на производство, партионная система прослеживаемости, управление готовой продукцией в части контроля качества.
• управление складом: управление зонами хранения, стеллажами и ячейками, внедрение адресного хранения в части соблюдения условий (температура, влажность), оптимизация путей отбора и пополнения запасов, автоматизация складских операций с помощью оборудования для отбора, упаковки и транспортировки, контроль качества и управление товарами с истекающими сроками годности.
• отчетность и аналитика: панели мониторинга и отчеты в режиме реального времени, анализ эффективности склада и запасов, идентификация областей для улучшения, интеграция с ERP-системами, и устройствами для отбора товаров, упаковки, транспортировки, интеграция с системами контроля доступа и обеспечения безопасности.
• дополнительные возможности: управление отходами и возвратными материалами, управление многоканальными запасами, управление персоналом и производительностью труда, управление счетами и выставление счетов.

Дополнительно для распределительного центра можно предусмотреть систему прослеживаемости и возможность хранения сопроводительной документации для грузов (сертификаты, декларации о соответствии, протоколы и т.п.), управление несколькими клиентами и товарами, возможность разделения заказов, управление возвратами и дефектами, возможность интеграции системы с весами (если планируется использовать сыпучие товары).

Дополнительно для склада ответственного хранения запланировать уменьшение ошибок и повышение производительности, оптимизацию использования пространства и снижение затрат на хранение, соблюдение нормативных требований и повышение безопасности, поддержку многопользовательских операций и сложных процессов, формы сопроводительной документации (товарно-транспортные накладные по форме 1Т, накладные по форме торг-12, счета-фактуры).

Прежде чем начать поиск WMS-системы, необходимо четко определить потребности и на первом шаге осуществить следующие этапы:

1. Провести анализ существующих процессов:

• выявить «узкие места» путем проведения оценочного аудита и картирования основных операций, например: нерациональное использование площадей, недостаток места для размещения товаров, задержки на этапе приемки товаров, отсутствие сходимости результатов инвентаризаций, низкая скорость распределения, низкая скорость сборки заказов, систематические задержки транспорта, высокий процент возвратов, большая текучка персонала, кражи и хищения, неоптимальное планирование SKU.
• назначить области для улучшения на основе проведенной оценки для выделенных «узких мест» сформировать измеримые цели и разработать ключевые показатели эффективности (KPI). Например: производительность работников склада в %, количество ошибок по каждому из работников склада в %, количество несвоевременного оприходования товара в %, количество отгруженных заказов с нарушением сроков в %, количество заказов, которые вернулись в виду ошибок при сборке и комплектации в %, количество заказов с бракованными товарами или истекшим сроком годности в %.
• разработать организационную структуру чтобы оценить минимальное необходимое количество сотрудников, прописать требования к навыкам и квалификации. Рекомендуется разработать методику контроля и оценки деятельности компании за периоды (например, месяц, квартал, год), которая будет включать в себя такие блоки как «финансовые показатели», «управление транспортом», «общее управление складом», «управление персоналом», «управление ресурсами», «управление оборудованием», «безопасность и охрана окружающей среды», «управление удовлетворенностью потребителей», «управление отходами», распределить полномочия и ответственность по всем блокам.
• провести проверку используемого оборудования и техники, составить перечень оборудования, графики ППР и ТО, разработать схему взаимодействия основных процессов с указанием необходимого оборудования на каждом этапе, например: стеллажи (фронтальные, набивные, бытовые, гравитационные), грузоподъёмное оборудование (штабелёры, погрузчики, ричтраки, лифты), транспортировочное оборудование (рохли, электрические перевозчики паллет, роликовые системы для перемещения разного типа грузов, транспортёры) и т.п. На этом этапе внедрить понятные и простые SOP по использованию оборудования для персонала на рабочих местах.
• рассчитать текущие коэффициенты эффективности работы склада, такие как пропускная способность, оборачиваемость товаров, также провести ABC анализ по категориям, чтобы оптимизировать ассортимент.

2. Определить функциональные требования: составить список необходимых функций WMS (например, «управление запасами», «автоматизация приемки», «автоматизация отгрузки», «управление персоналом в части контроля производительности», «управление ресурсами склада» и т.д.). То есть, после выделения основных операций процессов и анализа текущих данных необходимо составить перечень зон для улучшения, именно они и будут выступать основой для составления технического задания по автоматизации. Поясню как выделять функциональные требования на примере самых частых запросов, которые поступают для внедрения AS WMS:

• «оптимизация площади склада»: компании в сфере мебельного производства необходимо моделировать различные варианты расположения товаров на складе, учитывая их характеристики (размер, вес, частота оборота) и специфику бизнеса в части комплектации, чтобы рационально использовать пространство и минимизировать наличие "пустых зон".
• «контроль запасов в режиме реального времени»: компании, которая сама производит товары необходимо получать точную информацию о наличии товаров на складе, их местоположении и сроках годности, чтобы снизить затраты на хранение и утилизацию.
• «сокращение трудозатрат»: компании в сфере сантехнического оборудования необходимо оптимизировать маршруты движения товаров, чтобы снизить потребность в складском персонале и сократить штатное расписание, как итог – получить экономию на ФОТ.
• «повышение точности заказов»: компании в сфере автозапчастей необходимо исключить ошибки при комплектации заказов, чтобы снизить количество возвратов и претензий от клиентов и минимизировать репутационные риски.

3. Запланировать бюджет, учитывая расходы на лицензирование, реализацию, обучение персонала и дальнейшую техническую поддержку.

Шаг 2. Исследование рынка WMS-систем

После определения функциональных требований системы управления складом важно исследовать доступные на рынке WMS-системы, провести сравнительный анализ различных поставщиков, изучить их репутацию, опыт работы, клиентскую базу, кейсы и предлагаемые решения. Многие предлагают демоверсии, что дает представление о возможностях и результатах. Важно обратить внимание на такой нюанс как предварительный оценочный аудит, который должен являться неотъемлемой частью проекта по автоматизации, разработчик должен работать не просто под запрос клиента, а опираться на текущие реалии. То есть необходимо провести оценку со стороны поставщика и при необходимости скорректировать запросы компании, чтобы не было неоправданных финансовых вложений.

Если говорить в целом, рынок WMS можно сегментировать по различным параметрам:

• по типу развертывания: облачные WMS-системы предлагают гибкость, масштабируемость и доступность по подписке, локальные устанавливаются на серверах компании и предоставляют больший контроль над данными, собственные разработки требуют больших затрат в виду необходимости наличия своей инфраструктуры и команды из опытных программистов и аналитиков.
• по размеру компании: системы управления складом для малого и среднего бизнеса, для крупных предприятий.
• по отрасли: WMS-системы используются в различных отраслях, таких как розничная торговля, производство, логистика, здравоохранение и др., необходимо изучить кейсы и выбрать поставщика, который уже зарекомендовал себя в конкретной отрасли.

На рынке WMS присутствуют как международные, так и специализированные компании, например: SAP Extended Warehouse Management, Korus WMS, Oracle Warehouse Management Cloud, InStock WMS, AS WMS, HighJump WMS.

Шаг 3. Выбор WMS-системы

Основываясь на проведенном анализе, выделении зон для улучшений, сравнении предложений по автоматизации необходимо выбрать WMS-систему, которая наилучшим образом соответствует требованиям компании. Чаще всего владельцы бизнеса выбирают облачные WMS-системы из-за их гибкости, способности масштабироваться и финансовой доступности. Также стоит обратить внимание на срок окупаемости проекта по автоматизации, в среднем он должен составлять от 6 до 18 месяцев.

Шаг 4. Внедрение и поддержка

Процесс внедрения должен быть тщательно спланирован и контролироваться квалифицированными специалистами, необходимо обеспечить всестороннее обучение сотрудников по использованию новой системы, чтобы минимизировать ошибки и повысить эффективность работы. В общем, процесс должен из себя представлять этапы в соответствии со следующим алгоритмом:

• оценочный аудит текущих процессов со стороны разработчика;
• доработка процессов с учетом возможностей системы и используемого оборудования и ресурсов, создание топологии склада;
• настройка программного обеспечения под доработанные процессы, подключение торгового оборудования, тестовый запуск для внесения необходимых корректировок;
• обучение персонала работе с новым интерфейсом, вовлечение в рабочие процессы, сбор обратной связи и внесение необходимых корректировок;
• запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Существует несколько вариантов запуска WMS:

1. удаленная настройка: все этапы по автоматизации и настройке системы, запуск в промышленную эксплуатацию осуществляются удаленно посредством использования видеосвязи. Из плюсов можно отметить значительное сокращение расходов на физическое присутствие команды разработчика или поставщика.
2. поэтапная настройка: в случае компании с большими складскими площадями запуск будет производиться в несколько этапов в виду невозможности избежать остановки работы склада. В этом варианте сначала осуществляется маркировка товаров (этап «приемка») для того, чтобы не было остатков не идентифицированного товара, затем товары размещаются по зонам (этап «размещение») и так до этапа «отгрузка».
3. полная настройка: этот вариант запуска WMS подходит для небольших складов, все этапы запускаются одновременно.

Шаг 5. Оценка результатов

После внедрения WMS-системы, необходимо оценить ее эффективность и достижение поставленных целей, например, при помощи:

• мониторинга KPI, осуществлять сбор данных по ключевым показателям эффективности до и после внедрения WMS, чтобы рассчитать влияние на производительность, точность и рентабельность складских операций.
• анализа отзывов пользователей, осуществлять сбор обратной связи от сотрудников, работающих с программным обеспечением, чтобы выявить сильные стороны и области для улучшения.

Отдельно хочу отметить, что хорошие показатели после автоматизации операционной деятельности быстрее получают компании, которые используют следующие элементы менеджмента в своей работе:

1. Разделение функций планирования и контроля деятельности складской и транспортной логистики;
2. Стандартизация деятельности по ключевым процессам (рабочие инструкции, стандарты, регламенты, SOP);
3. Программы адаптации и вовлечения персонала;
4. Графики обучения и оценки обучения сотрудников;
5. Система оценки работы по KPI;
6. Практика периодических внутренних аудитов;
7. Соблюдение ТОиР (техническое обслуживание и ремонт).

В заключении отмечу, что важно предварительно подготовить компанию, автоматизация это не панацея, а процесс, требующий тщательного планирования и анализа. Следование приведенным пошаговым рекомендациям поможет принять взвешенное решение, чтобы реализовать проект по внедрению WMS с максимальной эффективностью.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!