Прослеживаемость в складской логистике

Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов поделился экспертным мнением по автоматизации процессов учета и идентификации товаров

Почему так важна прослеживаемость?

Прослеживаемость это система, позволяющая контролировать движение и состояние товаров начиная с момента их поступления на склад до отгрузки конечному потребителю, она предоставляет полную и достоверную информацию по текущему ассортименту и отвечает на следующие вопросы:

• Где в данный момент времени находится этот конкретный товар на складе?
• Когда и откуда этот конкретный товар прибыл на склад?
• Какие операции проводились с этим конкретным товаром (приемка, размещение, комплектация, отгрузка, возврат)?
• Кто отвечал за каждую операцию, проводимую с конкретным товаром?
• В каких условиях этот конкретный товар находился на хранении (зафиксированные показатели температуры и влажности)?
• Какой срок годности у этого конкретного товара?
• От какого поставщика поступил этот конкретный товар и к какой партии он относится?
• Кому был отгружен данный конкретный товар (номер автотранспорта, время)?

Благодаря четкой идентификации улучшается планирование запасов, предотвращается возникновение перепроизводства и дефицита, значительно возрастает точность учета и минимизируются издержки на излишние перемещения техники и персонала. Достоверная  информация о местонахождении груза в любой момент времени позволяет предоставлять конечным потребителям данные о сроках доставки, оперативно реагировать  на запросы и претензии, выстраивать доверительные отношения с поставщиками и получить статус надежного партнера, что очень важно в сфере складской логистики.

В некоторых отраслях, таких как косметическая, фармацевтическая или пищевая промышленность, прослеживаемость является обязательным требованием со стороны законодательства, важно иметь актуальные записи о каждой партии, чтобы в случае возникновения проблем с качеством или безопасностью быстро осуществить изъятие всех товаров и минимизировать риски от их негативного влияния на здоровье покупателей. В качестве современных технологий по внедрению системы прослеживаемости можно выделить штрих-коды и RFID-метки, они позволяют идентифицировать товары с высокой точностью и скоростью, WMS для централизованного  управления данными о грузах, облачные платформы для интеграции данных из различных источников и предоставления доступа к информации в режиме реального времени.

В случае использования автоматизированной системы управления складом каждому товару присваивается уникальный идентификатор (например, штрих-код, RFID-метка, серийный номер). Все операции фиксируются, информация   хранится в централизованной базе данных, доступной для всех участников логистической цепочки и самое главное, собирается большой массив данных для анализа, контроля и оптимизации всех складских процессов. Например, на производстве благодаря WMS происходит непрерывное отслеживание сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, в розничной торговле прослеживаемость внедряется «от грядки до полки». Современные склады в основном уже оснащены такими системами и поэтому вопрос прозрачности не стоит, все происходит в автоматизированном режиме.

Как WMS управляет прослеживаемостью?

Warehouse Management System выступает удобным и эффективным инструментом управления операционной деятельностью склада, который обеспечивает полную и достоверную картину по всем хранящимся  товарам и партиям. Благодаря системе становится возможно:

1. Идентификация и присвоение уникальных кодов товарам. Программное обеспечение использует различные способы идентификации, например штрих-коды, это самый распространенный метод, представляет собой графическое изображение, содержащее уникальный код товара. С помощью сканеров штрих-кодов информация о товаре быстро и точно считывается, что ускоряет процессы приемки, хранения и отгрузки. QR-коды представляют собой более сложные штрих-коды, способные хранить больше информации, включая URL-адреса, текстовые сообщения и другую важную информацию о товаре. RFID-метки представляют собой электронные чипы, которые могут быть прикреплены к товару, с их помощью информация считывается без прямого контакта, что позволяет автоматизировать и ускорить процессы инвентаризации на складе без потери точности.

2. Отслеживание истории операций. При поступлении товара на склад WMS фиксирует всю информацию: поставщик, дата поступления, количество, номер партии/серийный номер, срок годности. После приемки осуществляется назначение адреса, то есть указывается в какую конкретную ячейку хранения необходимо поместить груз. Когда нужно собрать заказ, программное обеспечение генерирует для ответственного работника маршрут, обозначает из какой ячейки и какой товар (с каким серийным номером/номером партии) нужно отобрать, эта информация в обязательном порядке фиксируется. Перед отправкой выдается подтверждение, что такие товары  были погружены в конкретное транспортное средство. Любые перемещения внутри склада, например, из зоны приемки в зону хранения, или из одной ячейки в другую также отслеживаются. WMS собирает мониторинг аналитических данных по всем действиям, совершенным с товаром, например:

• кто совершил действие (оператор, пользователь системы);
• когда действие было совершено (дата и время, рабочая смена);
• что было сделано (приемка, перемещение, комплектация, отгрузка и т.д.);
• с каким товаром было совершено действие (его идентификатор);
• откуда и куда был перемещен товар.

Отдельно хочу отметить, что еще одной полезной функцией WMS является ведение журнала ошибок по каждому сотруднику. Это могут быть ошибки, которые возникли при сканировании штрих-кодов, неверном размещении, неправильном подсчете количества единиц или при отгрузке. Журнал ошибок позволяет проанализировать причины возникновения ошибок, выявить систематические проблемы и принять меры по их устранению, улучшить систему прослеживаемости.

3. Управление жизненным циклом товара. Автоматизированная система управлением складом  может отслеживать сроки годности товаров, обеспечивая соблюдение принципов FIFO  или FEFO. Это позволяет минимизировать потери и обеспечивать безопасность продукции. также система может управлять статусом товара, например, «в наличии», «на карантине», «брак», «возврат». Это важно для поддержания системы прослеживаемости и непрерывного осуществления контроля качества, выполнения RCA/Root Case Analysis или анализа ключевых причин выявленных несоответствий. Приведу пример: неправильное количество товара, неверно заведенные в систему характеристики, отсутствие товара в системе, неправильное размещение в ячейке. Также WMS выявляет несоответствия в процессах и операциях, таких как отклонения от заданных маршрутов, нарушение последовательности операций, несоблюдение правил хранения, ошибки при комплектации заказов, задержки в выполнении задач. Все это также оказывает влияние на прослеживаемость.

4. Интеграция с другими системами. Интеграция WMS с ERP позволяет синхронизировать данные о запасах, заказах и поставках в режиме реального времени, это минимизирует риск дублирования данных и возникновения ошибок в виду влияния человеческого фактора. Возможность бесшовной интеграции с TMS и CRM позволяет автоматизировать многие процессы, связанные с доставкой и отгрузкой товаров, это сокращает время выполнения операций, снижает затраты и повышает удовлетворенность клиентов.  В производственных средах WMS может интегрироваться с системами учета  для отслеживания сырья и готовой продукции. Интеграция   может быть реализована различными способами, например  API  обеспечивает гибкость и возможность настройки под конкретные требования бизнеса, EDI упрощает обмен данными о заказах, поставках и счетах-фактурах.

Таким образом, преимущества прослеживаемости, обеспечиваемой WMS, очевидны:

• снижение количества ошибок персонала склада, точное отслеживание минимизирует несоответствия при комплектации, отгрузке и хранении. Например, после внедрения AS WMS на производственно-складском комплексе количество ошибок персонала уменьшилось в 5 раз, при этом показатели скорости комплектаций выросли до 40%. Количество документации на бумажных носителях снизилось фактически в 2 раза, это особенно актуально для складов с большим количеством номенклатур. Автоматизация прослеживаемости позволяет управлять большим количеством комплектующих и не мешать между собой партии, возвратов по вине склада становится гораздо меньше.
• улучшение контроля над запасами, аналитика данных, которая позволяет идентифицировать местонахождение и выгрузить всю историю товара дает возможность более точно управлять уровнями запасов и прогнозировать будущие продажи, повышать производительность. WMS фиксирует все изменения количества товаров на складе, что позволяет всегда иметь актуальную информацию о наличии. Благодаря системе происходит снижение расходов на хранение, оптимизация размещения товаров и повышение пропускной способности склада. Например, после внедрения AS WMS количество пересортов сводится к «0», а количество площадей, задействованных непосредственно в работе увеличивается более чем на 10%, это положительно отражается на финансовых показателях.
• соответствие нормативным требованиям законодательства, автоматизация прослеживаемости помогает минимизировать риски получения штрафов от внешних  инспектирующих органов и избежать вынужденных простоев. В случае отзыва небезопасной продукции со стороны производителя продукции или выявления брака в партии товаров  WMS позволяет быстро определить, где какие товары из какой партии находятся  в данный момент времени, что дает возможность оперативно изымать грузы из обращения до доставки конечному потребителю.

В качестве рекомендаций по внедрению системы прослеживаемости на складе могу отметить несколько важных этапов:

1. Детальный анализ текущих бизнес-процессов склада, необходимо провести аудит для определения ключевых областей, где интеграция WMS может принести наибольшую пользу. Необходимо четко определить цели, к которым могут относиться улучшение точности учета, оптимизация процессов сборки, повышение эффективности внутренней логистики склада, улучшение показателей сервиса. Также проанализировать следующую информацию:

• тип склада, размер, конфигурация, виды товаров, хранящихся на складе;
• объем операций, количество товаров, поступающих и выходящих со склада в смену/день;
• требования к точности, уровень допустимой погрешности в данных о местоположении товаров;
• требования к интеграции, возможность подключения к ERP, CRM, 1С;
• бюджет, стоимость приобретения системы и необходимого оборудования (сканеры, терминалы сбора данных, мобильные принтеры и т.п.), установка и дальнейшее обслуживание.

2. Выбор надежного поставщика ПО, который имеет рекомендации от клиентов по внедрению WMS, а также обладает подтвержденным опытом интеграции в нужной сфере. Система для небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров будет отличаться от системы, необходимой для крупного логистического центра с широким спектром продукции, WMS для фармацевтической компании может иметь функции контроля температурного режима и срока годности, в то время как для ритейла будет ориентация функционала на быструю обработку заказов и управление запасами.

3. Разработка плана с этапами реализации, тестирования и обучения сотрудников, прежде чем запустить систему в полном объеме, необходимо провести тестирование на небольшом участке склада, это позволит выявить возможные ошибки и доработать систему. После успешного тестирования можно начать поэтапное внедрение системы на весь склад.

4. Мониторинг и анализ системы прослеживаемости, необходимо постоянно анализировать полученные данные. Это позволяет сравнить показатели до и после внедрения, выявить зоны для улучшения, определить причины ошибок, задержек или других проблемных ситуаций. Анализ помогает выявить узкие места, связанные с производительностью, например задержки в доставке, неэффективное использование складских площадей, ошибки при обработке заказов, большое количество списаний по определенным SKU.

В заключении отмечу, что прослеживаемость в современных реалиях должна подтверждаться фактическими данными, в случае использования только ручного труда это сделать дольно сложно и если собственник бизнеса принимает решение о масштабировании, придется принимать стратегические решения, например, автоматизация склада при помощи WMS. 

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!