Контроль рабочего времени с WMS
Генеральный директор Технологии Учета Александр Павлов поделился экспертным мнением по автоматизации процессов управления персоналом на складе
Как контролируется работа персонала на складе?
Работа персонала в складской логистике отслеживается и корректируется различными способами, которые можно разделить на несколько основных категорий:
1. Визуальный контроль, цель которого не просто наблюдать за выполнением определенных операций, но и своевременно вносить изменения для улучшений, разъяснять работникам их ошибки и неточности, в качестве методов используются:
- регулярные обходы, когда супервайзер, начальники склада или другие ответственные лица регулярно обходят склад, наблюдая за работой и ведут записи;
- непосредственное наблюдение, непрерывный контроль за отдельными операциями отдельных работников, например, за погрузкой/разгрузкой товаров, комплектацией заказов, перемещением грузов, в качестве методов используются фотография рабочего дня, картирование;
- видеонаблюдение, эффективный контроль осуществляется за счет установки камер в разных зонах склада для круглосуточного надзора. Записи видеокамер могут использоваться для анализа работы, выявления проблем и разрешения спорных и конфликтных ситуаций. Этот метод позволяет также эффективно осуществлять мониторинг выполнения правил по технике безопасности и предотвращать кражи и хищения, намеренную порчу товаров;
- выборочная проверка последовательности и исполнения стандартов работы, принятых на складе, такая как визуальный контроль качества сборки заказов, упаковки товаров, маркировки и т.д.
2. Контроль по документам и данным, цель которого обеспечить соответствие заказов и минимизировать ошибки в учетных данных склада, сюда можно отнести:
- проверку накладных и сопроводительных документов, сравнение фактического количества товаров с данными в документах при приемке, отгрузке и инвентаризации;
- анализ отчетов о работе смен и отдельных работников, который может содержать данные о выполненных операциях, количестве обработанных заказов, производительности, времени выполнения задач и т.д.
- анализ ошибок и брака, фиксацию всех несоответствий допущенных персоналом для выявления проблем и принятия корректирующих мер, выработки решений о повышении квалификации или назначении штрафов за нарушения;
- проведение инвентаризаций, как регулярных так и выборочных проверок наличия товаров на складе для своевременного выявления недостач или излишков, снижения количества списаний в виду несоблюдения сроков годности товаров;
- сбор и анализ показателей KPI и КТУ, оценка эффективности работы персонала на основе определенных показателей, таких как «скорость обработки заказов», «процент ошибок», «эффективность использования техники», «процент соблюдения стандартов» и т.д.
При таком контроле могут задействоваться автоматизированные средства, такие как системы WMS, сканеры штрих-кодов, RFID-метки, конвейеры, сортировщики и роботы-комплектовщики, системы GPS-слежения, датчики контроля температуры, влажности, уровня заполнения площадей и других параметров, влияющих на качество и безопасность грузов.
Важно разработать четкие инструкции и стандарты работы для всех складских операций, проводить регулярное обучение и инструктажи персонала, направленные на повышение квалификации и мотивации, внедрить системы премирования, основанные на результатах работы и достижении поставленных целей. Контроль работы персонала на складе предполагает комплексный подход и должен быть постоянным и систематическим, а не эпизодическим, чтобы обеспечить непрерывный анализ и выработку решений для повышения эффективности склада. Методы зависят от размера склада, типа хранимых товаров, используемых технологий и целей, которые ставит перед собой компания. Главная задача – обеспечить эффективную работу персонала, минимизировать ошибки, повысить производительность и обеспечить сохранность и безопасность грузов до отправки конечному потребителю.
Как WMS оптимизирует контроль рабочего времени?
Системы управления складом играют всё более важную роль в этом процессе, предоставляя инструменты для точного отслеживания и анализа рабочего времени каждого работника. Функционал WMS для контроля рабочего времени может включать в себя:
- регистрация входа/выхода, программное обеспечение позволяет регистрировать время начала и окончания работы с помощью терминалов сбора данных, сканеров штрих-кодов, RFID-технологий или мобильных устройств;
- отслеживание выполнения задач, система не просто отслеживает время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи, но и фиксирует ошибки, рассчитывает точность операций, что позволяет анализировать производительность и выявлять проблемные зоны. Например, сотрудник приходит на работу и регистрируется в системе (сканирует свой идентификатор на терминале), ему автоматически назначается задача «принять партию товара», он сканирует штрих-код товара при начале работы и при завершении. WMS фиксирует время начала и окончания приемки и отправляет данные о рабочем времени и выполненной задаче в систему учета рабочего времени;
- генерация отчётов, WMS генерирует подробные отчеты о рабочем времени, включая общее время работы, перерывы, сверхурочные часы и т.д. Преимущества контроля рабочего времени с WMS состоят в постоянном повышении производительности, точном расчете затрат на персонал, планировании бюджетов на основе фактических данных. Это помогает избежать переработки и возникновения непроизводительных затрат, склад получает прозрачную картину рабочего времени каждого сотрудника, создается оптимальная и справедливая мотивирующая рабочая среда.
Контроль рабочего времени с использованием системы может быть реализован несколькими способами, направленными на повышение эффективности и точности, например:
- Интеграция с системой учета рабочего времени, происходит автоматический сбор данных за счет того, что WMS может интегрироваться с существующей системой управления персоналом или системой учета рабочего времени. Это позволяет автоматически передавать данные о времени начала и окончания смены, перерывах, выходах на работу и с работы, а также о выполненных задачах. Руководители складов могут оперативно реагировать на изменения в графике работы или производительности, переставлять персонал наиболее эффективным способом и не допускать простоев в работе. Автоматический перенос данных упрощает формирование отчетов о рабочем времени, оплате труда и анализе важных показателей. Система может автоматически фиксировать время, затраченное на выполнение каждой задачи, например «сбор заказа», «приемка товара», «размещение товара».
- Использование сканирования штрих-кодов или RFID-меток, сотрудники сканируют штрих-коды или RFID-метки на таких этапах как «приемка товара», «отбор заказов», «упаковка». Это позволяет точно фиксировать время, затраченное на выполнение операций и связать время работы склада с конкретным сотрудником и конкретной задачей. Собранные данные можно использовать для анализа производительности и оптимизации рабочих процессов.
- Мониторинг выполнения задач, благодаря WMS становится возможным непрерывно отслеживать статус задач, например «в работе», «завершена», «отменена», при этом система четко фиксирует время. Программное обеспечение может включать инструменты для планирования рабочих смен, учитывая потребности склада и физическую доступность сотрудников, управлять графиком работы с учетом отпусков, больничных и другие причины отсутствия. Система отслеживает ключевые показатели, такие как «количество обработанных заказов», «скорость сборки», «точность инвентаризации», в итоге затрачиваемое время значительно уменьшается. Например, благодаря AS WMS время на выполнение таких операций как прием или отгрузка может снижаться до 40%, соответственно, повышается скорость и обеспечивается высокая точность (инвентаризаций, комплектаций и сборки заказов до 100%). В одном из практических кейсов система позволила повысить эффективность работы персонала на 80% и рассчитывать КТУ на основе реальных данных.
- Отчетность и аналитика, программное обеспечение в автоматическом режиме может формировать отчеты о рабочем времени и затратах. Аналитика помогает принимать обоснованные решения по оптимизации рабочих процессов, распределению ресурсов и улучшению показателей работы склада.
Приведу несколько примеров с AS WMS:
- интернет магазин, работающий с маркетплейсами после автоматизации снизил количество возвратов заказов по вине персонала на 50%, благодаря системе усилился контроль за комплектацией и соблюдением стандартов провайдеров в части наполнения тары, скорость операций «отбор», «паллетирование» повысилась на 35 %. Система фиксировала время работы каждого работника в секундах и минутах, рассчитывала среднее время работы;
- поставщик мягкой и корпусной мебели после автоматизации снизил количество пересортов на 100% в виду возможностей системы идентифицировать отдельные «пакеты» по каждой SKU и загружать номенклатуры партнёров из общего файла комплектов, благодаря системе усилился контроль за работой персонала за счет внедрения операции «контроль», и блокировке заданий в случае выявления расхождений при сборке и отгрузке. Время работы персонала также фиксировалось и по итогу анализа количество ошибок снизилось в 5 раз, то есть работники стали использовать рабочее время наиболее продуктивно.
Автоматизация работы склада с AS WMS
Таким образом, WMS не просто позволяет автоматизировать учет рабочего времени персонала склада, но и влияет на такие важные показатели как «скорость» и «точность», в том числе это достигается и за счет значительного снижения документации на бумажных носителях (до 60%).
На что обратить внимание при внедрении WMS?
Выбор системы первостепенно зависит от размера и сложности склада, а также от требований к учету рабочего времени, необходимо правильно настроить WMS и обучить сотрудников работе с системой, регулярно анализировать данные и вносить корректировки в процессы для повышения производительности. Прежде чем приступить к выбору, важно определить конкретные цели, например: «повышение точности выполнения заказов на X%», «сокращение времени обработки заказов на X%», «оптимизация использования складских площадей до X%», «повышение эффективности инвентаризаций на X%». Рынок предлагает широкий спектр WMS, от простых решений для малых предприятий до комплексных систем для крупных логистических центров, в которых количество работников более 100 человек, а количество SKU несколько сот тысяч. Еще на этапе планирования проекта по автоматизации важно провести предварительную оценку, чтобы четко понимать:
- размер склада и объемы обрабатываемых грузов;
- структуру текущего ассортимента товаров;
- требования к точности и скорости выполнения заказов;
- необходимость в интеграции с существующими системами ERP, CRM;
- бюджет на дополнительное оборудование (сканеры штрих-кодов и RFID-технологии для идентификации товаров, мобильные терминалы и принтеры, автоматизированные конвейеры, роботы) и т.п.
Внедрение WMS неизбежно влечет за собой изменения в рабочих процессах, необходимо разработать программу обучения и оценки персонала, которая включает работу с интерфейсом, правильное обращение с оборудованием, обучение стандартам операций по приему, хранению, комплектации и отгрузке товаров. Проект лучше проводить поэтапно, начиная с небольшого участка склада или группы товаров, что позволит протестировать систему в реальных условиях, выявить и устранить возможные проблемы до полного внедрения, постепенно обучать персонал и адаптироваться к новым процессам. В большей части успех определяет выбранный поставщик WMS, который должен провести первичную оценку склада, чтобы скорректировать потребности, быть способным своевременно оказывать помощь в решении технических проблем, своевременно обеспечивать все необходимые обновления и настраивать новые функции (если склад решит масштабироваться).
В заключении отмечу, что использование автоматизированной системы управления складом для контроля рабочего времени это эффективный способ повышения производительности, снижения затрат и улучшения прозрачности складских операций. Правильно настроенная и используемая WMS позволит принимать обоснованные решения, основанные на фактах и оптимизировать работу склада в любой отрасли.
Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?
Маркировка товаров Честный знак "под ключ"
Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С
Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
