Ключевые функции WMS

Генеральный директор Технологии учета Александр Павлов поделился экспертным мнением по автоматизации и возможностях системы управления складом

В условиях растущего рынка производств и маркетплейсов постоянно растет спрос и на качество сервиса по хранению и доставке товаров, поэтому эффективность и точность складских операций являются приоритетами для владельцев бизнеса в сфере складской логистики. Основное предназначение Warehouse Management System это управление всеми этапами работы склада, от приема и хранения товаров до их отгрузки. Функции системы затрагивают следующие важные аспекты:

• повышение точности и обеспечение прозрачности складского учета, WMS осуществляет контроль над запасами, отслеживая перемещение товаров (идентифицируя их по партиям) и соблюдение необходимых условий для сохранения в режиме реального времени;
• оптимизация использования складских площадей, система позволяет эффективно планировать доступные площади склада под размещение товаров, минимизируя «пустые зоны» и увеличивая плотность хранения, что в итоге складывается на пропускной способности. Создание дефицита или профицита товаров исключаются в виду функциональной способности системы прогнозировать потребности по ассортименту, включая периоды сезонных пиков, новые товары поступают на склад не стихийно, а после анализа на основе мониторинга данных;
• ускорение обработки заказов, автоматизация процессов приема и отгрузки сокращает время выполнения и повышает скорость работы персонала при осуществлении операций по сборке и комплектации;
• снижение количества документов на бумажных носителях, WMS дает возможность вести базу знаний, каталоги, формировать все необходимые сопроводительные и отчетные документы, что сказывается на повышении эффективности и снижает влияние человеческого фактора на рабочие процессы склада. Ошибки и переделывания исключаются, у сотрудников появляется время для выполнения других задач;
• минимизация рисков и финансовых потерь, система помогает предотвратить ошибки при приемке, хранении и отгрузке товаров, снижая риск повреждения или утери, а также эффективно управляет возвратами, что дает возможность оказывать сервис на высоком уровне даже в случае возникновения непредвиденных ситуаций по заказам.

Таким образом, автоматизация основных этапов работы склада при помощи WMS дает складам массу дополнительных возможностей, и далее поговорим о ключевых функциях системы.

Управление приемом

Система автоматически подбирает оптимальные места для хранения после приема товаров, учитывая их характеристики, габариты, размеры и объемы, необходимость использования весового оборудования (для точности учета). Автоматизированный контроль количества и качества поступающих товаров минимизирует риск потерь, WMS предоставляет полный обзор состояния склада в режиме реального времени, позволяя отслеживать перемещение товаров и выявлять потенциальные проблемы. Например, руководитель может сразу увидеть неравномерно распределенную нагрузку на персонал, неоптимально выстроенные системы распределения грузов, неверно спланированный ассортимент и наличие большого количества товаров с низкой оборачиваемостью. Функция встроенного ABC-анализа при приёмке товаров в WMS позволяет определить товары, на которые приходится наибольшая доля стоимости, частоты поставок или объёма. Эти товары (A-товары) требуют повышенного внимания и контроля еще на стадии приёма, поэтому автоматизация исключает риски ошибок персонала и позволяет оптимизировать распределение ресурсов, таких как техника, оборудование, время. Идентификация товаров позволяет более точно планировать приём и хранение, прогнозировать потребности и оптимизировать складские операции. Для A-товаров, которые, как правило, представляют наибольшую ценность, требуется более строгий контроль качества и нужно более тщательное документирование, записи по мониторингу важных показателей по условиям хранения (влажность, температура в помещении, время хранения). WMS позволяет настраивать функции таким образом, чтобы автоматически классифицировать товары, определять приоритеты и избегать излишних издержек. Функционал автоматизированной системы управления складом для управления приемкой включает в себя:

• сканирование штрихкодов и RFID-меток, что дает возможность четко идентифицировать поступающие на склад товары и одновременно соблюдать требования законодательства (например в национальной системе цифровой маркировки товаров «Честный знак»);
• проверку соответствия поступивших товаров по качеству и количеству, WMS в автоматическом режиме осуществляет сличение данных по заказу с фактическим состоянием прибывших товаров и в случае выявления несоответствий блокирует дальнейшие операции;
• автоматическую генерацию документации, система осуществляет сбор данных, которые позволяют печатать штрихкоды для маркировки, этикетки с помощью мобильных принтеров на месте нахождения ответственного персонала, формировать необходимые документы и отчеты о поступивших грузах. Происходит трансфер информации в другие системы. Например, для складов, которые работают с интернет-магазинами, это очень актуально: все остатки видны на сайте магазина и корректируются в режиме реального времени. Покупатель не тратит лишнее время на выяснение деталей по доставке;
• управление зонами приемки и хранения, WMS позволяет использовать адресное хранение и эффективно задействует доступное пространство склада, что исключает так называемые завалы и беспорядочные скопления товаров. Система незаменима в процессах оптимизации размещения грузов на складе и рационального использования складских площадей. Выбор оптимальных мест для хранения товаров с учетом их характеристик и частоты оборота осуществляется в автоматическом режиме, что минимизирует риски ошибок;
• интеграцию с другими системами, используемыми на складе, такими как ERP и TMS. Например, модуль AS WMS позволяет бесшовно интегрироваться с 1С и это значительно повышает показатели работы склада, непрерывный сбор и анализ данных в режиме реального времени дает возможность принимать своевременные управленческие решения, основанные на фактах.

Управление запасами

Система обеспечивает точный учет остатков товаров в режиме реального времени и количество ошибок во время инвентаризаций сводится к «0», в основе лежит принцип постоянного учета: отслеживание каждого движения товара на складе в режиме реального времени, регистрация приемки, перемещения и отгрузки. Эта информация постоянно обновляется, обеспечивая точность данных, WMS поддерживает различные методы инвентаризации, адаптируемые к специфике склада и потребностям бизнеса. Например, циклическая инвентаризация позволяет проводить инвентаризацию отдельных участков склада в определенные периоды в автоматическом режиме, что минимизирует воздействие на другие складские операции и не приводит к финансовым потерям в виду простоя склада. Полная инвентаризация требует остановки всех операций на складе и проверки всего товарного запаса, но благодаря WMS проводится оперативно за счет функциональной возможности системы планировать персонал и поддерживать прозрачную систему прослеживаемости. Точность инвентаризаций значительно повышается, например, благодаря модулю AS WMS этот показатель увеличивается до 100%. Программное обеспечение интегрируется с мобильными устройствами, такими как сканеры штрихкодов и RFID-ридеры. Сотрудники склада могут сканировать товары непосредственно на месте и не тратить время на ведение документооборота (количество документов на бумажных носителях снижается до 40%). Отдельно стоит отметить, что в части управления запасами система предоставляет возможность автоматической генерации отчетов по результатам инвентаризации. Это позволяет быстро выявить расхождения между фактическим и учетным количеством товаров, а также проанализировать корневые причины возникновения этих расхождений.

WMS способна к бесшовной интеграции с системами планирования ресурсов предприятия ERP, что обеспечивает синхронизацию данных о запасах и предотвращает дублирование информации.

Благодаря встроенным функциям непрерывно осуществляется контроль сроков годности и обеспечивается прослеживаемость, что особенно актуально для товаров, которые поступают на склад разными партиями и от разных поставщиков. Например, благодаря AS WMS и внедрению адресного хранения пропускная способность склада увеличивается более чем на 10%, а пересорты исключаются за счет ключевых функций системы на этапе хранения товаров, таких как:

• определение оптимальных мест хранения для различных типов товаров и контроль за остатками;
• учет специфических требований к хранению товаров (параметры среды, контроль доступа, особые меры безопасности);
• контроль загрузки стеллажей и проходов склада, возможность выстраивать пути движения техники и персонала в автоматическом режиме.

Риски повторного осуществления операций в виду переделывания исключены – система не позволяет завершить операцию, если выявила несоответствия, ведет мониторинг этих ошибок, что также является базой для разработки эффективной системы мотивации персонала склада.

Управление  отгрузкой

Функционал WMS на этапе отгрузки позволяет оперативно решать задачи, связанные с точностью и скоростью операций на этом этапе:

• планирование отгрузки, распределение заказов. Система сама определяет, какие заказы подлежат отгрузке в первую очередь, основываясь на приоритетах (срочность, клиент, вид товара, срок годности, повторная отправка по причине возврата);
• выбор оптимального маршрута, может учитывать расстояния, транспортные средства, загруженность техники. Если в системе задействован транспорт, WMS может отслеживать его перемещения, время прибытия и отправления, автоматически формировать и осуществлять передачу данных транспортным компаниям (например, номера трек-кодов);
• создание отгрузочных документов, автоматическое создание накладных, отгрузочных листов, и других необходимых документов для сопровождения заказа. Осуществляется автоматическая запись информации об отгрузке в учетной системе, включая дату, время, количество, адреса получателя и партии товаров;
• планирование ресурсов, WMS помогает определить необходимое количество персонала, техники и времени для выполнения отгрузки. Система указывает работнику склада, какие товары и в каком количестве нужно собрать для конкретного заказа, автоматическое считывание штрихкодов для подтверждения наличия и правильности отгрузки значительно экономит время и исключает ошибки. После отгрузки в автоматическом режиме предоставляется отчетность и метрики о времени отгрузки, количестве ошибок, затраченных ресурсах и других показателях эффективности склада;
• обработка возвратов, система помогает управлять процессами возврата товара, оптимально распределяя нагрузку на персонал и идентифицируя дальнейшие операции, например «повторная продажа», «возврат» или «утилизация», осуществляет обработку документации;
• интеграция с другими системами, например с CRM-системой для обработки данных о клиентах и заказах, с ERP-системой для обмена данными о запасах, с системами транспортных компаний для отслеживания грузов.

В конечном итоге, функционал WMS на этапе отгрузки направлен на оптимизацию процесса, повышение его точности, сокращение времени выполнения, минимизацию ошибок и улучшение клиентского сервиса.

Управление персоналом

В части функциональных возможностей системы применительно к персоналу можно выделить способность планировать задачи, оптимально распределять их между сотрудниками склада и по итогу рассчитывать выполнение KPI и КТУ, вести мониторинг производительности труда. Благодаря WMS руководители склада могут оптимизировать организационную структуру, что выражается в значительной экономии на ФОТ.

В заключении отмечу, что система управления складом эффективна в разных отраслях: мебельное производство, автомобилестроение, фармацевтика и медицина, продукты питания, строительство и т.п. Выбор оптимального решения зависит от текущих потребностей компании и надежного поставщика WMS, чтобы полезный функционал использовался по максимуму.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!