Как WMS управляет товарными запасами

Генеральный директор Технологии учета Александр Павлов поделился опытом и рассказал, как автоматизация помогает избегать излишков и дефицита товаров.

Эффективное управление товарными запасами, такими как сырье и материалы, готовая продукция, полуфабрикаты, запасные части, комплектующие в складской логистике оказывает непосредственное влияние на удовлетворенность конечных потребителей и влияет на рентабельность бизнеса. Существует множество методов управления товарными запасами, например:

• EOQ (Economic Order Quantity), определяет оптимальный размер заказа для минимизации общих затрат на хранение и закупку, сводит риски возникновения недостачи товара к «0» чаше всего используется в таких сферах как производство продуктов питания, ветеринарных и фармацевтических препаратов, розничная торговля, продажи на маркетплейсах.
• MRP (Material Requirements Planning), планирует потребность в материалах на основе прогноза спроса и гарантирует, что в рамках плана нужные товары находятся в наличии, дефицит исключается. Чаще всего используется в таких сферах, как копакинг (упаковка, расфасовка, формирование наборов товаров) или Horeca.
• JIT (Just-In-Time), предполагает доставку материалов непосредственно перед их использованием в производстве, что минимизирует затраты на хранение и исключает возникновение профицита, чаще всего используется на крупных производственных складах.

Выбор оптимального метода зависит от специфики бизнеса, объема продаж, структуры спроса и других внешних факторов, но главная цель любой компании это избегать создания дефицита и профицита товаров, потому что это является следствием неэффективного менеджмента и несет высокие риски финансовых потерь. Современные технологии играют важную роль в оптимизации операционной деятельности склада и системы WMS отлично себя в этом зарекомендовали, потому что позволяют оптимально осуществлять планирование и контролируют остатки, делают прогнозы по ассортименту на основе реальных данных. В этой статье поговорим о том, как автоматизация помогает комплексно управлять товарными запасами склада, исключать возникновение недостатка и излишков запасов, а также минимизировать финансовые потери и издержки.

Товарные запасы на складе

Управление товарными запасами является одним из ключевых аспектов эффективной работы компании в сфере складской логистики и системное управление SKU позволяет избежать многих проблем и значительно экономить расходы. Дефицит товара на складе может привести к серьезным последствиям и может быть вызван целым рядом причин, например:

• проблемы со спросом: резко возросший спрос на определенный товар в виду новых трендов среди потребителей, влияния сезонных факторов, новые рекламные акции конкурентов, неверные прогнозы по ассортименту и ценообразованию. То есть, фактически склад покупает больше товаров, чем продает. Также важно принимать во внимание такой фактор как изменения во внешней среде (например, экономический спад или рост инфляции, новые нормативные требования к отраслям, форс мажоры, пандемии и стихийные бедствия, санкции, что сказывается не на конкретном складе, а на всей логистической цепочке).
• проблемы со снабжением: проблемы с поставщиками, транспортными компаниями, таможней или производителями. Отсутствие стандартизированной процедуры оценки и переоценки поставщиков приводит к тому, что возникают высокие риски недопоставок товаров в срок, проблемы с качеством сырья/компонентов, то есть необходимые для производства товара материалы могут быть «физически» не доступны или не соответствовать предъявляемым требованиям.
• проблемы с планированием: не только внешние факторы оказывают влияние на ротацию запасов, но и принятые на складе методы планирования, неэффективное управление бизнес-процессами и отсутствие системы управления ТМЦ, неточные записи о наличии товара, проблемы с учётом и инвентаризацией, недостаточная квалификация персонала.

Профицит также может быть вызван рядом причин, которые также можно разделить на несколько категорий:

• проблемы с прогнозированием спроса: определяющий фактор по аналогии с дефицитом это неверно принятая система планирования на складе и недостаточная аналитика данных, отсутствие или неэффективное использование данных о продажах, тенденциях рынка, предпочтениях клиентов, сложность корректировки заказов и производственного процесса. Несоответствие выбранных методов управления запасами реальным условиям.
• проблемы с учетом: некорректный учет поступления и расхода товаров, неточности в инвентаризации.
• проблемы с планированием: проблемы на производственных линиях, сбои в поставках сырья, оборудования, нерациональное расположение товаров, неэффективная система зонирования и хранения, задержки в обработке заказов, низкая производительность персонала.

Оба варианта, связанные с неэффективным управлением товарными запасами всегда приводят к потерям, которые можно разделить на несколько категорий:

1. Финансовые потери, которые могут в себя включать:

• упущенную выгоду, отсутствие товара приводит к невозможности выполнения заказов, потере продаж и, как следствие, снижению прибыли. Это включает в себя не только прямые продажи, но и потенциальные дополнительные продажи (например, продажи сопутствующих товаров). Излишки товара, особенно быстро портящегося или имеющего ограниченный срок годности, могут привести к невозможности реализации товара по рыночной цене или даже к полной убыточности;
• потери от возврата заказов, потребители, не получившие товар в срок могут отказаться от заказа, что влечет за собой дополнительные расходы на обработку возврата;
• потери от штрафов и пени, невыполнение обязательств по договорам может привести к штрафам и пени со стороны партнеров, клиентов или поставщиков;
• потери от снижения цены, в случае дефицита товара может возникнуть необходимость продавать его по сниженной цене, чтобы привлечь клиентов и компенсировать упущенную выгоду;
• потери от урона по репутации, систематические ситуации с дефицитом могут привести к негативному имиджу компании и снижению доверия со стороны клиентов;
• потери от кражи или порчи, ненадлежащая система хранения и охраны может привести к потерям от кражи или порчи излишков товара;
• потери от инфляции, стоимость хранения товара увеличивается в условиях инфляции, а ценность самого товара может уменьшиться. Излишки товара всегда представляют собой «замороженный капитал» компании.

2. Операционные потери, которые могут в себя включать:

• потери времени, вместо выполнения заказов на основной товар приходится тратить время на поиск и закупку замещающих товаров, что увеличивает операционные затраты. Дефицит может потребовать корректировки производственных планов или планов закупок, недостаточное наличие товара на складе может привести к задержкам в выполнении заказов, часто требуется доставка альтернативного товара, что значительно увеличивает расходы на логистику;
• потери от замедленного оборота, излишки товара замедляют оборот капитала, что приводит к снижению ликвидности компании;
• потери от неправильного учета, неправильный учет излишков товара может привести к проблемам с отчетностью и финансовым планированием. Если товар долго хранится на складе и не реализуется, это может привести к порче или ухудшению потребительских свойств.

3. Потери, связанные с клиентами и поставщиками, которые могут в себя включать:

• потеря рыночной доли, излишки товара могут свидетельствовать о неэффективной стратегии развития компании и могут ухудшить показатели рентабельности;
• снижение удовлетворенности клиентов, потребители, столкнувшиеся с дефицитом и частыми перебоями в доставке, могут испытывать неудовлетворение и оставлять негативные отзывы;
• отсутствие новых поставщиков.

Важно понимать, что эти потери могут быть взаимосвязаны и усиливать друг друга, поэтому автоматизация является оптимальным способом минимизировать затраты и осуществлять эффективное управление всеми этапами операционной деятельности склада.

WMS и управление товарными запасами

Warehouse Management System предоставляет собой  программное обеспечение, которое оптимизирует все этапы работы со складом, от приёма товара до отгрузки заказа и дает компаниям ряд конкурентных преимуществ:

• Планирование и прогнозирование. Система анализирует исторические данные о продажах, спросе и поставках, чтобы создать точные прогнозы и планы по закупке и хранению новых товаров, это позволяет предотвратить как недостаток, так и избыток запасов. Также отмечу в возможностях WMS учитывать сезонность, промо-акции и другие факторы, которые оказывают непосредственное влияние на спрос.
• Управление приемом и размещением. WMS отслеживает поступление товара, автоматически регистрирует его характеристики (количество, описание, дата поступления, партия) и распределяет по соответствующим местам хранения. Это гарантирует, что каждый товар находится на своём месте и доступен для оперативного отбора в любое время. Пересортицы исключаются.
• Оптимизация мест хранения. Система самостоятельно зонирует доступное пространство склада, помогает определить наиболее эффективные места для размещения грузов, учитывая основные характеристики, частоту отбора и габариты (например, может учитывать размеры и типы коробок, а также требования к хранению конкретных товаров). Это дает возможность владельцам бизнеса использовать пропускную способность помещений на максимальную мощность.
• Управление отбором и подготовкой заказов. WMS оптимизирует маршруты отбора, сводит к минимуму лишние перемещения персонала и погрузочно-разгрузочной техники, обеспечивает автоматический расчет важных показателей, таких как «скорость и точность отбора», «количество некомплектов», «количество ошибок персонала», «количество возвратов по вине склада» и т.п.
• Отслеживание и контроль запасов. Система предоставляет детальную информацию о текущем состоянии запасов, включая местоположение, количество, срок годности, это дает складам возможность оперативно реагировать на изменения в спросе и поставках, а также следить за выполнением необходимых условий для хранения грузов (например, по показателям влажности и температуре).
• Управление поставками. WMS интегрируется с другими автоматизированными системами управления заказами и поставками склада, что позволяет внедрять прозрачную систему прослеживаемости, эффективно управлять остатками, отслеживать движение товаров и контролировать сроки доставки.
• Анализ и отчетность. Автоматизированная система управления складом предоставляет возможность генерации любых отчетов о состоянии запасов, эффективности складских операций, KPI персонала, скорости и времени отбора и других показателях на основе аналитики и мониторинга данных.

WMS обеспечивает непрерывный мониторинг уровня запасов на складе, с помощью сканеров штрихкодов и RFID-меток система отслеживает движение каждого товара, регистрирует его приемку, перемещение внутри склада и отгрузку. Такая точность позволяет избежать ситуаций, когда товар может «затеряться» в складских помещениях или будет некорректно учтен. Отдельно стоит отметить возможности системы эффективно управлять товарами со сроком годности и отслеживать дату изготовления и окончания срока по принципу FIFO/FEFO, что помогает реализовать его в первую очередь и избежать порчи до комплектации в заказ.

WMS интегрируется с ERP-системами, системами управления поставщиками и другими бизнес-приложениями. Это обеспечивает единую платформу для управления всеми аспектами складской логистики, что повышает прозрачность и эффективность работы.

Например, при помощи AS WMS склад непрерывно осуществляет контроль всех запасов, которые находятся в наличии для эффективных продаж как текущих, так и внеплановых заказов, также система следит за наличием так называемого «страхового запаса», который может потребоваться в случае сезонных пиков. Отдельно стоит отметить способность бесшовно интегрироваться с текущей IT-инфраструктурой склада, что дает возможность оперативного обмена данными и исключает дублирование информации и ошибки персонала.

Приведу практические примеры из кейсов, которые позволили исключить появление дефицита и профицита товаров в разных сферах бизнеса:

Склад по реализации сантехники. 

Во время автоматизации была осуществлена настройка модуля AS WMS в учетную программу, что позволило значительно повысить эффективность процесса инвентаризаций и дало возможность проводить разные типы проверок, например, по отдельным группам товаров, по отдельным ячейкам и корректировать данные по остаткам товарных групп при помощи терминала сбора данных. Также были доработаны формы отчетной документации (акт расхождений на этапе «прием товара»), это позволило получать актуальные данные о текущих запасах в режиме реального времени и отслеживать работу каждого кладовщика.

Склад в сфере оптово-розничной торговли. 

Во время автоматизации была осуществлена настройка системы адресного хранения сразу нескольких складов, что позволило в уже используемой учетной системе 1С отслеживать все перемещения товаров и своевременно пополнять ячейки, не допуская возникновения дефицита и профицита товаров.

Склад автомобильной отрасли. 

Во время автоматизации осуществили разделение складов для разных географических направлений поставок, разработали регистры, внедрили систему прослеживаемости, что дало возможность эффективно управлять партиями товаров, а также видеть остатки по всему ассортименту не только в системе учета компании, но и на сайте собственного интернет-магазина.

Склад в сфере инжиниринга. 

Во время автоматизации была внедрена возможность размещения товаров по приоритету («высокий», «низкий») за счет встроенного модуля AS WMS, и автоматического учета всех текущих остатков. Появилась возможность генерировать отчет по неликвидной продукции и своевременно пополнять запасы.

Склад строительных материалов. 

Во время автоматизации операция приема товара была разделена на две составляющие: «прием» и «размещение». Это позволило при приеме товаров вносить данные по срокам годности. В дальнейшем, после завершения приема, система предоставляла рекомендации по оптимальному размещению запасов на складе. Как итог, доступные площади склада стали использоваться максимально эффективно, и оборачиваемость товаров значительно повысилась.

В заключении отмечу, что автоматизация при помощи WMS позволяет оптимизировать все складские операции и предотвратить возникновение как дефицита, так и излишков запасов. Это дает возможность обеспечивать бесперебойную работу склада и непрерывно повышать уровень удовлетворенности клиентов. При выборе системы важно опираться на текущие потребности компании и четко поставить цели по краткосрочному и долгосрочному развитию, тогда инвестиции себя полностью оправдают.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!