Как WMS решает проблемы сезонных пиков спроса в складской логистике

Сезонные пики спроса в складской логистике - это периоды, когда потребность на определенные товары показывает резкий рост, последствия пиков могут привести к задержкам в доставках заказов, увеличению числа ошибок в управлении запасами, большому количеству возвратов и вынужденным простоям склада в виду нехватки персонала, снижения уровня сервиса и как итог падению прибыли. К пикам можно отнести, например, тренды в продажах новинок, акции и распродажи, праздничные периоды, непредвиденные внешние экономические и политические ситуации, пандемии и природные форс-мажоры.

Для эффективного управления складской логистикой в сезонные пики необходимо верно прогнозировать спрос и оперировать реальными аналитическими данными по запасам, Warehouse Management System (далее - WMS) предлагают множество инструментов и стратегий для решения этой задачи. Далее в  статье мы рассмотрим, как автоматизация склада повышает эффективность управления сезонными пиками спроса и как аналитика данных поможет владельцам бизнеса планировать стратегии развития компаний в условиях неопределенности продаж.

Прогнозирование спроса с использованием аналитики

В периоды повышенного спроса важно эффективно управлять запасами и заказами, чтобы избежать нехватки товаров на складе, минимизировать издержки и обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.  Прогнозирование спроса  и планирование продаж на основе аналитики позволяет минимизировать убытки и показывать хорошие показатели динамики продаж в последующие пики, а также подготовиться к подобным колебаниям рынка заранее.  

Сезонные пики могут выступать не только потенциальными угрозами, но и базой для планирования будущих маркетинговых стратегий, потому что информация, полученная в период повышенных продаж помогает своевременно корректировать ассортимент товаров и управлять запасами.

Многие компании учитывают пики как потенциальные возможности при проведении анализа конкурентной среды, например, используя метод SWOT: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности), Threats (угрозы) и разрабатывают план развития, исходя из статистических данных, адаптируя под прогнозируемый спрос товары с наибольшей оборачиваемостью. Например: объединение товаров высокого спроса с товарами, которые не являются сезонными, предложение сопутствующих товаров, дополнительные акции и подарки.

В современных реалиях склад осуществляет не просто хранение товаров, но и оказывает услуги по сервису конечным потребителям: доставляет необходимые товары до удобных локаций, может оказывать влияние на ассортимент товаров, формирует спрос.  Иначе говоря склад это уже не просто помещение для хранения, а целая система взаимосвязанных между собой процессов и операций с большим количеством данных, которые нужно постоянно обрабатывать.

Одной из ключевых функций WMS является аналитика, которая помогает прогнозировать покупательский спрос - система может сопоставлять между собой данные по мониторингу за все периоды сезонных пиков и предоставлять точные прогнозы на основе анализа продаж, учета текущих рыночных тенденций и изменений в поведении потребителей, влияния маркетинговых кампаний и сезонных акций.

Автоматический прогноз спроса  минимизирует потери, которые компания может понести из-за неверно распределенной нагрузки товарного запаса на склад, например, излишков товаров, либо дефицита во время высокой покупательской активности.

Например, AS WMS на основе аналитики и мониторинга данных за предыдущие периоды может определить  категорию товаров, которые  подпадают на сезонные пики спроса с наибольшей вероятностью, определить время и масштаб воздействия пиков на всю линейку SKU, в режиме реального времени рассчитать коэффициенты сезонности на разные категории товаров и выделить приоритеты. Это значительно упрощает планирование деятельности и снижает риски финансовых потерь.

Оптимизация запасов

В периоды сезонных пиков особенно важно осуществлять автоматическое пополнение запасов без риска возникновения дефицита и потерь склада от простоев и  не создавать излишки, потому что профицит товаров это один из видов потерь, который бережливое производство классифицирует как «замороженные деньги», которые компания могла бы пустить в оборот. WMS помогают оптимизировать управление запасами, обеспечивая баланс между излишним количеством и нехваткой товаров на основе анализа исторических данных.

Приоритеты в управлении запасами по категориям товаров осуществляются в автоматическом режиме, например, при помощи использования метода ABC анализа с расчетом коэффициентов оборачиваемости для каждой позиции.

Также необходимо оптимально использовать пропускную способность склада и эффективно  размещать товары для быстрого доступа и обработки при этом учитывая сроки их хранения.  

В возможности системы входит способность в автоматическом режиме управлять следующими процессами:

• приемка товаров и использование в работе погрузочно-разгрузочной техники, считывание этикеток, штрихкоды, контроль соответствия сопроводительной документации, планирование перемещения персонала и оборудования по зонам и ячейкам;
• многоступенчатый  контроль качества, плановые и выборочные инвентаризации;
• размещение, перераспределение, хранение товаров (по каждому товару сохраняется история по всему периоду нахождения на складе, с момента поступления до момента отгрузки);
• комплектация и отгрузка;
• возвратная логистика и повторная отгрузка;
• ремонт или утилизация.

Все эти операции крайне важны в период сезонных пиков, производительность склада не должна падать из-за возросшего количества затрачиваемых ресурсов на объем обрабатываемых товаров, а это неизбежно происходит в случае использования ручного труда. В этот же период особо остро встает проблема нехватки персонала, либо работников с хорошими навыками в комплектации, потому что скорость и качество определяют высокую производительность, а ошибки при водят к серьезным потерям и издержкам.

Управление поставками

Эффективное управление поставками также играет важную роль в период сезонных пиков в складской логистике. WMS предоставляют инструменты для координации с поставщиками и партнерами, что позволяет синхронизировать данные о заказах и поставках в реальном времени, автоматически планировать и оптимизировать графики отгрузок на основе прогнозов спроса и реально доступных площадей склада для размещения, осуществлять мониторинг качества поставляемых товаров для предотвращения возвратов и брака.

Важный этап в управлении поставками с применением WMS - это инвентаризации, которые исключают расхождения по учету и экономят ресурсы при заказах, оперируя данными по срокам годности и коэффициентам оборачиваемости категорий товаров, осуществляют контроль запасов на складе.  

Как итог, время  обработки возврата заказа значительно сокращается, издержки минимизируются, вырабатываются критерии  работы с внешними заинтересованными сторонами, а также меры контроля для постоянного улучшения деятельности. Встраиваемые методы оценки поставщиков позволяют вовремя реагировать на колебания рынка и получать аналитику по благонадежности и наличию необходимых товаров и ресурсов.

В случае реверсивной логистики (возврат товаров обратно на склад) система может предоставлять всю необходимую аналитику и экономить время для принятия решений.

Улучшение обработки заказов

WMS позволяют значительно улучшить процесс обработки заказов, что особенно важно в периоды повышенного спроса сезонных пиков. Автоматизированный процесс приема, обработки и отправки заказов, значительно снижает время выполнения и уменьшает количество ошибок в виду влияния человеческого фактора.

Встроенные стандарты работы и рабочие инструкции для персонала, автоматический контроль качества выполнения операций процессов, возможность блокировки задач в случае возникновения ошибок  минимизируют возникновение критических несоответствий. По каждому сотруднику склада в системе формируется индивидуальная статистика по выполненным работам и рассчитываются коэффициенты результативности для расчета заработной платы, это стимулирует на постоянное повышение качества – персонал более внимательно относится к задачам, которые ставит система и понимает каким образом рассчитывается его мотивация.

Также WMS помогает назначать приоритеты для срочных и важных заказов, осуществляя градации на основе мониторинга в режиме реального времени, обеспечивает полную прозрачность в цифрах и создает возможности вовремя принимать важные управленческие решения и быстро реагировать на проблемы.

Управление персоналом

Процесс управления персоналом в период сезонных пиков всегда выступает актуальной проблемой для компаний – когда резко возрастает спрос на товары, скорость комплектования и отправки заказов должна тоже резко возрастать, а это привлечение дополнительных ресурсов. Необходимо четко выстраивать операционный контроль для минимизации ошибок и возникновения риска возврата товаров обратно на склад, чтобы не нести большие потери.

В такие периоды WMS помогают оптимально планировать расстановку штатного расписания по сменам, оптимизировать графики работы сотрудников склада в соответствии с аналитическими данными по прогнозам потребительского спроса.

Параллельно в режиме реального времени система осуществляет мониторинг производительности персонала, что позволяет незамедлительно находить «узкие места» и оперативно реагировать дополнительными мерами для повышения производительности, результативности и эффективности сотрудников склада.

Например в AS WMS вопросы с обучением и быстрым вовлечением в работу временного персонала решаются в автоматизированном режиме с понятным и удобным пользовательским интерфейсом, инструкциями и внутренними регламентами, также система контролирует возникновение ошибок и сигнализирует о необходимости внесения корректировок, понятно формирует задачи и отслеживает выполнение.

Аналитика и отчетность

Аналитические возможности WMS позволяют не только прогнозировать спрос, но и анализировать результаты после окончания сезонных пиков, сохраняя прослеживаемость данных по всему периоду. Как итог, система  в автоматическом режиме формирует нужные для компании отчеты о продажах, по оценке KPI персонала склада для планирования и постоянного улучшения деятельности и повышения рентабельности бизнеса, отчеты по критическим несоответствиям, запасам и излишкам товаров всех категорий оборачиваемости. Данные по мониторингу  позволяют подготовиться к новым колебаниям рынка и заранее разработать стратегию.

Интеграция  WMS с другими системами

Эффективность использования  WMS систем также проявляет себя в возможности быстрой  интеграции с ERP (англ. enterprise resource planning) системами управления предприятием, CRM системами управления взаимоотношениями с клиентами (англ. Customer Relationship Management) и платформами электронной коммерции. 

Возможность интеграции системы в единый интерфейс для всех процессов и операций, синхронизация данных и обеспечение актуальности информации в режиме реального времени, повышение эффективности взаимодействия между различными департаментами, сотрудниками и партнерами компании выступает оптимальным решением для собственников бизнеса, которые хотят иметь доступ ко всей операционной деятельности компании и планируют масштабировать бизнес.

Менеджмент сезонных пиков потребительского спроса должен опираться на детальный анализ и прогнозы, что в реалиях современного рынка требует использования передовых технологий. WMS предоставляет широкий спектр инструментов и стратегий для оптимизации управления запасами и заказами в периоды сезонных колебаний, возможности системы позволяют осуществлять автоматизировать процессы, эффективно управлять вовлеченностью, обучением и повышением производительностью труда персонала, осуществлять мониторинг данных в режиме реального времени, формировать аналитические отчеты, выстраивать стратегии на основе прогнозов.

Внедрение WMS помогает компаниям успешно справляться с сезонными пиками спроса, получать конкурентное преимущество и минимизировать потери и издержки. 

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!