Как WMS осуществляет контроль качества на складе

Александр Павлов, генеральный директор Технологии учета поделился экспертным мнением о повышении качества услуг в складской логистике за счет WMS систем.

Эффективность и согласованность процессов складской логистики играют ключевую роль в обеспечении удовлетворенности клиентов и одним из важнейших аспектов является контроль качества на всех этапах складских операций. От количества совершенных ошибок работниками склада зависят показатели бизнеса, потому что затраты на управление возвратами, возмещение ущерба от пересортиц и серьезные расхождения в учетных данных могут быть очень высокими. Встраивание надежной системы контроля качества в процессы операционной деятельности позволяет минимизировать риски, повысить точность сборки, сократить время на обработку грузов, повысить безопасность и получить аналитику данных для разработки мероприятий, нацеленных на постоянное улучшение деятельности. Из современных стратегий чаще всего используют:

внедрение системы управления качеством (СМК), которая помогает стандартизировать все ключевые бизнес-процессы склада (управление персоналом, управление закупками, управление продажами, IT, управление безопасностью и охраной труда и т.п.), ужесточить контроль и минимизировать риски появления несоответствий.

обучение персонала методам обеспечения качества, регулярное обучение сотрудников по вопросам хранения и обращения с товарами, соблюдения техники безопасности, следования стандартам является залогом квалифицированного обслуживания склада.

модернизация оборудования, использование системы ТО и ППР, своевременная валидация, замена устаревшего оборудования повышает эффективность работы и снижает риски простоев.

регулярный аудит склада, проведение систематических инспекций для оценки достаточности ресурсов (персонала, ТМЦ, оборудования), эффективности принятых методов планирования и продаж, результативности процессов позволяет выявлять проблемы на ранних стадиях.

автоматизация при помощи WMS в значительной мере оптимизирует процессы, повышает точность учета и минимизирует потери и издержки на всех этапах операционной деятельности, начиная с приемки товаров и заканчивая отгрузкой заказов потребителям.

В этой статье рассмотрим, как Warehouse Management System помогает избегать неоправданных затрат на внутреннюю инфраструктуру склада и встраивает процедуры контроля качества в менеджмент компании.

Типичные проблемы качества на складе

Проблемы, возникающие в связи с нарушением требований качества, могут иметь серьезные последствия для бизнеса и оказывать негативное влияние на репутацию компании. Например, отсутствие или не полное выполнение процедур входного контроля может привести к приемке заведомо несоответствующих товаров, отсутствие контроля прослеживаемости к путанице в партиях и пересортицам, отсутствие выходного контроля к ошибкам в поставках.

Для обеспечения эффективного контроля качества на складе используются различные методы, такие как:

• визуальный осмотр: проверка состояния товаров на предмет повреждений, истечения срока годности, несоответствия спецификациям.
• измерение и взвешивание: определение точного веса и размеров грузов для подтверждения соответствия заявленным параметрам.
• проверка документации: проверка сопроводительных документов на точность и полноту информации о товаре.

Контроль качества касается не только товаров, но и оборудования, неисправные вилочные погрузчики, конвейеры и другая техника могут привести к задержкам, повреждениям товара и риску травм у сотрудников. Также необходимо осуществлять контроль за персоналом склада, потому что отсутствие должной подготовки и способов оценки навыков и компетенций по вопросам хранения, обращения с товаром и не соблюдение техники безопасности приводят к убыткам. Большая часть ошибок происходит за счет влияния человеческого фактора и основная задача эффективного менеджмента состоит в минимизации его воздействия за счет встраивания контроля в рабочие процессы на таких важных этапах как приемка, хранение и отгрузка.

1. Приемка товара на склад

Если несоответствия не были обнаружены на начальных этапах операционной деятельности склада, то они становятся скрытыми потерями и издержками, которые приведут к финансовым потерям из-за того, что коррекции и корректирующие мероприятия не были предприняты вовремя, например:

• несоответствия качества товаров, такие как повреждения или неисправности, истекший срок годности, несоответствие технических характеристик, отсутствие сертификатов, поврежденная упаковка, плохая идентификация, несоответствие маркировки требованиям законодательства.
• несоответствия количества товаров, такие как недостачи или излишки по весу и объему, отсутствие составляющих комплектов.

Контроль качества во время приемки товаров позволяет выявить и предотвратить попадание некондиционных или бракованных изделий на склад, минимизирует риски для последующих этапов, таких как хранение и погрузка.

Для этапа приемки выделяют следующие контрольные точки (далее - КТ):

КТ «проверка сопроводительной документации» это сверка наименования, номеров партий, артикулов и других показателей товаров с данными в сопроводительных документах (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, сертификаты качества).

КТ «визуальный осмотр» это оценка общего состояния упаковки товаров на предмет наличия повреждений, следов вскрытия, загрязнений  и несоответствия маркировки, которые произошли по вине поставщика.

КТ «проверка количества и комплектности» это пересчет количества единиц товара, проверка наличия всех комплектующих элементов и аксессуаров.

Также на этом этапе может осуществляется выборочный контроль, который представляет собой периодический отбор случайной выборки из партии товаров для проведения лабораторных или инструментальных проверок на соответствие стандартам качества, определение соответствия физико-химических свойств, размеров, веса и других параметров заявленным характеристикам.

2. Хранение товара на складе

После процедуры входного контроля и регистрации результатов проверки, формирования актов по выявленным дефектам, анализа причин отклонений, товары поступают на хранение и на этом этапе можно выделить следующие типичные проблемы:

• несоответствия распределения, такие как несоблюдение товарного соседства, неправильное размещение и штабелирование которые отражаются на внешнем виде товаров (повреждение упаковки, бой и деформация, царапины, загрязнение).
• несоответствия условий, такие как несоблюдение параметров температуры и влажности, которые критичны для чувствительных товаров (фармацевтических, пищевых, косметических), появление конденсации и плесени в помещениях склада, недостаточная вентиляция.
• несоответствия запасов, такие как неточности в инвентаризациях, которые приводят к недостаче или избытку товаров, отсутствие организации и порядка, несоблюдение принципов хранения (FIFO, FEFO).
• несоответствия безопасности, такие как отсутствие контроля за выполнением санитарных требований к помещениям склада, требований пест контроля, отсутствие стандартов по охране труда.

Контроль качества на этапе хранения может включать следующие контрольные точки:

КТ «зонирование»: размещение товаров в соответствии с их типом, условиями хранения и сроком годности на предварительно разграниченные ячейки.

КТ «контроль доступа»: ограничение доступа к зоне хранения товаров для предотвращения несанкционированного доступа и повреждений, а также краж и хищений со стороны персонала и случайных посетителей.

КТ «мониторинг»: постоянный контроль показателей температуры, влажности, уровня освещения в помещениях склада с внесением записей в соответствующие журналы.

Также на этапе хранения необходимо периодически осуществлять выборочный контроль качества (регулярные инспекции для выявления признаков порчи, повреждений или утечек).

3. Отгрузка товара со склада

Все проблемы и несоответствия, которые были допущены на этапах приемки и хранения в виду отсутствия процедур контроля качества проявляют себя во время отгрузки, но и на самом этапе могут возникать самостоятельные типичные проблемы, связанные с качеством, такие как:

• несоответствия в документации, некорректно составленные задания на комплектации, отсутствующие этикетки и маркировка, ошибки в документах по отгрузке (накладные, счета-фактуры и т.п.).
• несоответствия упаковки, поврежденная или неполная упаковка, неправильный размер или тип используемых материалов, отсутствие идентификаций.
• несоответствия товаров, повреждения и несоответствие товаров спецификациям и партиям.
• несоответствия в заказах, ошибки при подборе заказов, неправильное размещение или укладка товаров, ненадлежащее обращение с товарами (например, удары, падения), задержки при обновлении статуса отгрузки.

Контроль качества на этапе отгрузки товаров как правило, выделят следующие контрольные точки:

КТ «проверка документации» или оценка соответствия заказа, сравнение отгружаемого товара с заказом, проверка корректности сопроводительных документов,

КТ «визуальный осмотр» или оценка на предмет целостности упаковки перед отправкой и полноты комплектности заказа.

Важно отметить, что все осуществляемые процедуры контроля на контрольных точках должны быть стандартизированы и документированы, а сотрудники склада пройти соответствующее обучение. Необходимо использовать современные инструменты и технологии (сканеры штрих-кодов, откалиброванные весы, системы автоматизации), потому что своевременное выявление и устранение несоответствий способствует оптимизации складских процессов и минимизации финансовых потерь. Система управления складом позволяет управлять всеми контрольными точками и вести аналитику данных в режиме реального времени, далее рассмотрим как происходит автоматизация процессов контроля качества на этапах приемки, хранения и отгрузки заказов при помощи WMS.

Автоматизация процессов контроля качества

Выбор оптимальной WMS зависит от специфики бизнеса, важно учитывать масштаб операций, тип товаров, особенности хранения и другие факторы. Управление качеством на складе - это непрерывный процесс, требующий постоянного совершенствования. Автоматизированная система управления складом предлагает ряд существенных преимуществ в части обеспечения и контроля качества, таких как стандартизация операций основных процессов и управление отклонениями в режиме реального времени. Например, AS WMS самостоятельно генерирует необходимые отчеты и предоставляет аналитику данных, которая помогает отслеживать показатели качества и выявлять области для улучшения и своевременно принимать нужные управленческие решения, может интегрироваться с другими системами контроля и учета данных для автоматизации проверок и своевременной регистрации дефектов.

Также стоит отметить возможность своевременной реализации корректирующих и действий для устранения проблем с качеством и предотвращения их повторения на этапах приемки, хранения и отгрузки.

• входного контроля качества: проверяет количество и соответствие поступающих товаров накладным и заказам, сверяет всю информацию по факту.
• регистрации дефектов: любые дефекты или несоответствия фиксируются и сообщаются соответствующим лицам для дальнейших действий.
• управления карантинной зоной: отслеживает товары, помещенные в зону карантина из-за потенциальных проблем с качеством, и контролирует их своевременную обработку.

2. Хранение товара на складе. WMS планирует оптимальное размещение товаров, учитывая условия хранения, сроки годности, частоту отгрузки и другие факторы. Зонирование и адресное хранение минимизирует риск повреждения товаров и вылеживания по срокам годности, автоматизированные процессы инвентаризаций позволяют оперативно реагировать на изменения спроса и предотвращать дефицит или возникновение излишков, следить за коэффициентами оборачиваемости товаров. Система может осуществлять контроль качества на этапе хранения товаров в части:

• оптимизации размещения: размещает товары в соответствии с их характеристиками качества и условиями хранения, зонирование осуществляется на максимальной пропускной способности склада.
• ротации запасов: использует алгоритмы FIFO (первым пришел - первым ушел) и FEFO (первый истекает - первым выходит), чтобы гарантировать, что товары с истекающим сроком годности будут переданы на комплектацию и отгрузку первыми.
• мониторинга условий окружающей среды: отслеживает температуру, влажность и другие условия окружающей среды, которые могут повлиять на качество товаров и фиксирует все данные.
• проведения инвентаризаций: автоматизирует процесс инвентаризации, используя сканеры штрих-кодов и RFID-метки, что позволяет быстро и точно определить количество товаров на складе, а также выявить возможные потери или несоответствия, пересортицы.

3. Отгрузка товара со склада

WMS контролирует точность комплектации заказов, в автоматическом режиме сопоставляет количество и наименование позиций с заявкой, может использовать сканирование штрих-кодов и другие технологии для повышения точности и скорости выполнения заказов и осуществляет контроль качества на этапе хранения товаров в части:

• проверки перед отгрузкой: сверяет данные перед отгрузкой, чтобы убедиться, что товары соответствуют заказам и не просрочены, находятся в полной комплектности.
• отслеживания доставки: отслеживает статус доставки и предоставляет информацию о транспортировке.

Реализуя все вышеперечисленные меры контроля, автоматизированная система управления помогает поддерживать высокие стандарты качества, минимизировать потери, связанные с бракованными товарами, и повышать эффективность работы склада в части:

• повышения точности учета (точность проведения инвентаризаций повышается до 100%, количество пересортиц снижается до 90%),
• повышения скорости операций сборки (производительность персонала повышается до 60%, время на комплектации снижается до 40%),
• повышения точности документооборота (количество документов на бумажных носителях сокращается до 60%).

Помимо этого WMS автоматизирует системы прослеживаемости и предоставляет полный контроль над движением товаров, что позволяет оперативно реагировать на любые проблемы в ассортименте.

В заключении отмечу, что внедрение эффективной системы контроля качества на складе требует комплексного подхода, который включает в себя разработку стандартов и процедур, определение четких критериев для всех этапов складских операций, проведение регулярных тренингов для сотрудников склада по вопросам контроля качества, осуществление мониторинга показателей, анализ причин дефектов и внесение коррективов в систему. Внедрение WMS – это стратегическое решение для компаний, стремящихся к повышению эффективности своей деятельности и желающей не отставать от конкурентов, непрерывно улучшая качество услуг по доставке товаров потребителям.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!