Как оценить эффективность от внедрения WMS

Внедрение системы управления складом (WMS) предлагает комплексный ответ на растущие потребности бизнеса. Автоматизация складских операций позволяет существенно снизить влияние человеческого фактора, минимизировать риски ошибок и оптимизировать внутренние бизнес-процессы.

Руководители компаний интересуются, какой экономический эффект принесут инвестиции в IT-решения и через какой период они окупятся? В этой статье мы разберем этот вопрос.

Какой эффект от внедрения WMS

WMS (Warehouse Management System) позволяет:

●      Сократить операционные издержки на 20-30%;

●      Уменьшить количество ошибок при комплектации заказов;

●      Повысить скорость обработки грузов;

●      Сделать более точным адресное хранение – каждому товару присваивается уникальное место на складе, что минимизирует ошибки при его поиске и отборе;

●      Отслеживать сроки годности и автоматически оповещать о приближении дате просрочки продукта;

●      Организовывать ротацию запасов принципом FIFO (первым пришел — первым ушел) и FEFO (первым истекает — первым ушел);

●      Оптимизировать использование складских площадей.

 Ключевая особенность современных WMS-систем заключается в их гибкости и способности адаптироваться под индивидуальные потребности конкретного бизнеса, что делает их инвестиционно привлекательным инструментом модернизации логистической инфраструктуры.

 Прежде чем мы перейдем к расчету эффективности от внедрения автоматизированной учетной системы управления складом, рассмотрим из чего состоит стратегия планирования бюджета после принятия решения по внедрению WMS.

Стратегия финансового планирования WMS

По опыту успешных автоматизаций логистических задач компаниями, выработались четкие финансовые стандарты, которые помогают компаниям минимизировать риски и оптимизировать бюджетирование проекта.

1.    Финансовая архитектура проекта

Для систем среднего ценового сегмента характерно следующее соотношение затрат:

●      Лицензионные расходы на программное обеспечение;

●      Услуги внешнего консалтинга.

 Рекомендованная пропорция составляет 1:1,5-2,0 – это обеспечивает сбалансированный подход к инвестициям.

2.    Резервирование бюджетных средств

Практика внедрения WMS показывает необходимость создания финансового буфера. Типичные причины удорожания проекта:

●      Неточности в первоначальной оценке сроков окупаемости;

●      Появление дополнительных функциональных требований в ходе тестирования;

●      Низкая готовность складского персонала к работе с новой системой.

 Эксперты и наша команда тоже рекомендуют закладывать в бюджет до 15% резервных средств для нивелирования непредвиденных расходов.

3.    Человеческий фактор как элемент успеха

Мотивация и профессионализм рабочей группы определяют эффективность всего проекта.

 Рекомендации:

●      Предусмотреть статью расходов на материальное стимулирование;

●      Создать систему премирования за успешную реализацию проекта;

●      Обеспечить заинтересованность ключевых сотрудников.

4.    Реалистичный взгляд на функциональность

Не все возможности универсальной системы будут задействованы – часть функционала может остаться невостребованной. Не стоит переживать, потому что это нормальная практика для корпоративных решений.

5.    Временные рамки проекта

Для проектов среднего масштаба типичная длительность внедрения программы по управлению складом – 4-5 месяцев с учетом адаптации. За это время будет произведена полная интеграция под существующие бизнес-процессы.

 Сокращение сроков возможно при наличии:

●      Успешного опыта внедрения на аналогичных складских комплексах;

●      Схожести бизнес-модели;

●      Предварительной детальной проработки проекта. 

6.    Гибкость ценообразования

Стоимость системы и услуг по внедрению — предмет переговоров. Поставщик может корректировать цену с учетом:

●      Индивидуальных потребностей клиента;

●      Масштаба проекта;

●      Стратегических перспектив сотрудничества. 

Оценка экономической эффективности складской автоматизации

Многие компании анализируют эффективность вложений в IT-решения с помощью двух ключевых метрик. Первая - ROI (коэффициент возврата инвестиций), который помогает бизнесу понять, насколько прибыльным окажется проект и когда он начнет приносить доход. Вторая - TCO (общая стоимость владения), учитывающая все расходы на внедрение и эксплуатацию системы.

Как рассчитать экономический эффект внедрения WMS?

Внедрение WMS-систем редко поддается абсолютно точной оценке. Каждый проект автоматизации уникален и сопровождается своими изменениями: от технологического переоснащения до пересмотра бизнес-стратегий.

 Традиционно эффективность WMS измеряют через экономические показатели TCO и ROI, о которых мы написали выше. Эти расчеты носят прогностический характер и покрывают период от 3 до 5 лет.

 TCO (Total Cost of Ownership) включает в себя:

●      Стоимость внедряемой системы;

●      Затраты на оборудование;

●      Лицензии;

●      Обучение персонала;

●      Техническую поддержку;

●      Модернизацию.

 Формула TCO:

 TCO = Inicial_Investment + Operational_Costs + Support_Costs + Upgrade_Costs

 ROI (Return of Investment) показывает, насколько быстро система окупится.

 Формула ROI:

 ROI = ((Доход от внедрения - Затраты на внедрение) / Затраты на внедрение) × 100%

 Пример расчета:

●      Стоимость внедрения WMS: 500 000 руб.

●      Годовая экономия: 250 000 руб.

 ROI = ((250 000 - 500 000) / 500 000) × 100% = -50%

Так мы получаем, что в первый год окупаемость отрицательная.

 Но через 2-3 года:

ROI = ((750 000 - 500 000) / 500 000) × 100% = +50%

 Никакие методики не гарантируют стопроцентной точности прогноза из-за влияния внешних и внутренних факторов – от глобальных экономических тенденций до специфики конкретного предприятия.

Эффективность WMS системы

 Российский опыт внедрения WMS-систем демонстрирует привлекательные сроки возврата вложений – от 18 до 24 месяцев. Принимая решение об автоматизации работы склада, менеджеры часто проводят сравнительный анализ двух сценариев: традиционного (без WMS) и автоматизированного. Такой подход позволяет наглядно оценить потенциальные преимущества и недостатки внедрения системы.

 К примеру, WMS может сократить время на поиск товаров на 40%, уменьшить количество ошибок при комплектации заказов на 80% и оптимизировать использование складского помещения на 20-30%. Эти улучшения напрямую влияют на операционную эффективность и сокращают время выполнения технологических операций практически вдвое, доводя точность обработки заказов практически до абсолютных 99%

 Автоматизация склада ведет к радикальному сокращению кадрового состава – для управления складом в 4000-10000 паллетомест достаточно одного-двух высококвалифицированных операторов.

Аналитические возможности работы WMS

Ценность аналитических инструментов заключается не столько в цифрах, сколько в их способности моментально визуализировать текущую операционную ситуацию. Менеджер получает возможность мгновенно отслеживать:

 ●      Актуальный складской баланс;

●      Детальную статистику выполненных операций;

●      Эффективность работы склада и использования каждой складской ячейки;

●      Динамику товарооборота;

●      Статус незавершенных заказов.

 Преимущества такого подхода очевидны: руководитель может быстро реагировать на малейшие изменения, корректировать бизнес-процессы и оптимизировать экономические показатели предприятия.

Вот переработанная версия текста:

Стратегический подход к автоматизации складского хозяйства

По результатам аналитического исследования рынка выделены существенные закономерности и рекомендации для успешного внедрения.

 Только треть компаний способны самостоятельно сформулировать четкие требования к автоматизированной системе. Большинство руководителей нуждаются в профессиональной экспертной поддержке консалтинговых агентств.

 На какие важные стратегические аспекты нужно обратить внимание?

1.    Выбор поставщика

Критический этап инвестиционного процесса

Принимая во внимание значительные финансовые вложения, руководство должно:

●      Консультироваться с профессионалами экстра-класса;

●      Анализировать портфолио успешно реализованных проектов;

●      Оценивать опыт и кейсы внедрения в схожих индустриях;

●      Создавать многоуровневую систему технологического аудита. 

2.    Экономическая эффективность технологических решений

Внедрение штрихкодирования гарантирует:

●      Быструю окупаемость инвестиций;

●      Существенное повышение операционной эффективности;

●      Создание прозрачной системы логистического контроля;

●      Минимизацию человеческого фактора.

 Примерно до 30% произойдет сокращение операционных издержек в первый год, скорость обработки складских процессов увеличится в 2-3 раза, в точность инвентаризации будет до 99,9%.

3.    Интеграционные преимущества

Встраивание WMS в уже существующую корпоративную ERP-систему обеспечивает:

●      Оптимизацию информационных потоков;

●      Синхронизация и обмен данными в режиме реального времени;

●      Снижение затрат на поддержку;

●      Формирование интегрированной системы логистического менеджмента;

●      Возможность удаленного мониторинга складских операций;

●      Создание единого цифрового контура управления.

 Создание единого цифрового контура управления позволит эффективно генерировать аналитические отчеты с высокой степенью детализации.

4.    Стратегические требования к системе

Качественная WMS должна обладать тремя важными общими функциями:

●      Высокой адаптивностью к изменениям рыночной среды;

●      Потенциалом масштабирования;

●      Модульный принцип построения системы;

●      Гибкостью настройки под специфику бизнеса.

 Масштабирование позволит подключить дополнительные складские комплексы и расширить функционал без полной замены системы.

 Успешная автоматизация – это совокупность технологической и стратегической работы по проекту, требующий комплексного подхода и профессиональной экспертизы.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!