Как на складе снизить ошибки в документах

Эксперт по автоматизации в складской логистике Александр Павлов поделился опытом по оптимизации документооборота при помощи WMS

Эффективная работа склада напрямую зависит от точности собираемых аналитических данных и соответствия документации на всех этапах операционной деятельности. Любая ошибка в документах может привести к серьезным последствиям, таким как задержки в поставках, нехватка товаров, переизбыток или дефицит запасов — все это потенциальные финансовые потери, поэтому анализ корневых причин и внедрение мер по предотвращению являются ключевыми задачами. Несоответствия могут возникать по многим причинам, как связанным с человеческим фактором, так и с несовершенством локального менеджмента, например:

• небрежность и невнимательность сотрудников, неправильное заполнение документов, опечатки, пропуски информации или намеренное искажение фактов;
• отсутствие информирования персонала об установленных процедурах складской работы;
• недостаточная стандартизация процессов;
• устаревшее программное обеспечение;
• плохая организация хранения документов, включая записи и архивные данные.

Как итог, может возникнуть нехватка товаров. Неправильно оформленная заявка может привести к недопоставке, что негативно скажется на работе компании и удовлетворенности клиентов. Излишний заказ товара из-за ошибки в документации приведет к увеличению расходов на хранение и риску порчи или устаревания. Неточности в ценах, количествах или наименованиях могут привести к неправильной оценке запасов, некорректным выставлениям счетов и высоким репутационным рискам. Помимо этого, возможны расхождения в инвентаризации, снижение эффективности складских операций, проблемы с отчетностью и аудитом. В этой статье поговорим о том, как минимизировать несоответствия в документации склада при помощи WMS.

Типичные ошибки в документах

На практике в складской логистике независимо от сферы чаще всего встречаются следующие ошибки, связанные с ведением документов:

Для предотвращения возникновения ошибок важно максимально стандартизировать процессы, разработать четкие инструкции и регламенты, внедрить в работу склада SOP и обучить сотрудников работе с внутренней нормативной документацией. Ручные методы устаревают и чаще всего современные компании выбирают автоматизацию. Доступные по бюджету технологии, такие как WMS системы, сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных позволяют своевременно выявлять и исправлять расхождения, минимизируют использование ручного ввода данных, чтобы не допускать влияние человеческого фактора на стабильную работу компании.

Как WMS автоматизирует документооборот

Warehouse Management System играет ключевую роль в автоматизации документооборота на складе, давайте рассмотрим ее функционал детальнее:

1. Автоматическое создание и обновление электронных документов. При поступлении товара на склад WMS автоматически генерирует приходную накладную на основе данных из системы поставщика, введенных вручную. Информация о количестве, наименовании, серийных номерах и других характеристиках товара сразу же фиксируется. При сборке заказа создается расходная накладная или заказ на отгрузку, которые служат основанием для начала сборки/комплектации и дальнейшей отгрузки. После подтверждения отгрузки документ обновляется в автоматическом режиме. Любые перемещения товаров между зонами или ячейками хранения также незамедлительно регистрируются и формируются внутренние акты перемещений. WMS незаменима для инвентаризаций и поддержания высокой точности учета, потому что позволяет проводить ее как по частям, так и полностью. Результаты сканирования товаров напрямую заносятся в систему, формируя акты расхождений и корректировочные документы. В случае возникновения ошибки выполнение следующей задачи блокируется до полного ее устранения.

2. Минимизация ручного ввода данных. Штрихкодирование и метки RFID при сканировании товара на каждой проводимой операции (приемка, комплектация, отгрузка, перемещение) позволяют передавать информацию в систему, исключая необходимость ручного ввода и снижая вероятность возникновения ошибок в виду влияния человеческого фактора. WMS может бесшовно интегрироваться с ERP системами, системами учета, системами управления транспортом TMS, CRM и другими. Это позволяет полноценно и оперативно обмениваться данными, избегая дублирования информации и обеспечивая целостность данных по всей цепочке поставок.

3. Централизованное хранение и доступ к информации. Все документы и информация о товарах хранятся в единой базе данных WMS, что обеспечивает контроль доступа для всех авторизованных пользователей. Программное обеспечение ведет полную историю всех операций, связанных с каждым товаром. Это очень ценно как для внутреннего анализа, так и для внешнего аудита со стороны поставщиков или инспектирующих органов для решения спорных ситуаций. Также можно сгенерировать журнал ошибок за смену, чтобы эффективно управлять системой штрафов и премирования.

4. Ускорение процессов приемки и отгрузки. При приемке товаров на склад WMS может автоматически назначать места расположения для каждого товара путем использования зонирования и адресного хранения. Помимо этого WMS выстраивает оптимизированные маршруты для комплектовщиков, погрузочно-разгрузочной техники, что значительно минимизирует время на перемещение по складу и ускоряет сборку заказов. Перед отгрузкой система может автоматически сверять собранный заказ с данными в системе, выявляя возможные несоответствия в документах.

5. Улучшение контроля и прозрачности. Автоматизированная система управления складом позволяет в режиме реального времени отслеживать статус любого документа, например, если груз «в обработке», «собран», «отгружен». По запросу может быть составлен отчет по складским операциям (движению товаров, остаткам, производительности сотрудников). Это позволяет принимать эффективные управленческие решения на основе фактов.

6. Снижение финансовых затрат. Автоматизация документооборота снижает расходы на печать, бумагу, хранение бумажных архивов, а также на исправление ошибок персонала. В итоге, снижение количества ошибок при комплектации и отгрузке ведет к уменьшению числа возвратов и связанных с ними затрат на реверсивную логистику. Более эффективное управление размещением товаров позволяет максимально использовать доступное пространство складских помещений.

Например, благодаря внедрению AS WMS на складском комплексе скорость на этапе приемки повысилась на 20%, а количество пересортиц сократилось на 99% за счет снижения ошибок ручного ввода данных в документацию на этапе контроля маркировки и работы с возвратами. Еще один пример из сферы мебельного производства: для склада был разработан и внедрен новый алгоритм обработки номенклатуры, включающий составляющие по входному и выходному контролю пачек. Это позволило сократить число некомплектов и, соответственно, возвратов от клиентов.

В целом, благодаря WMS количество документации на бумажных носителях уменьшается более чем на 60%, а число ошибок персонала стремится к нулю.

Как подобрать WMS для склада

Выбор WMS это комплексный процесс, который требует тщательного анализа текущих процессов и оценки различных факторов, которые зависят от потребностей и стратегии развития каждого конкретного склада. Если говорить в целом, подбор программного обеспечения и поставщика происходит в несколько важных этапов:

1. Анализ. Прежде чем начать искать WMS, важно провести детальный анализ типа склада (например, распределительный центр, склад готовой продукции, склад сырья), оценить общий объем складских операций, которые зависят от количества SKU и числа отгружаемых заказов в единицу времени. Далее прописываются операции для автоматизации, такие как «приемка товара», «отгрузка», «инвентаризация», «маркировка», «упаковка», «сборка» и т.п.

2. Подбор функций WMS. Представленные на рынке решения предлагают широкий спектр функций, поэтому необходимо выбрать те, которые будут полезны конкретному складу, например:

• управление запасами: отслеживание местоположения товаров, контроль остатков, управление уровнями запасов;
• приемка и отгрузка: автоматизация процессов приемки и отгрузки товара, генерация этикеток, верификация данных;
• планирование заказов: оптимизация маршрутов сборщиков заказов, распределение задач, ABC-анализ;
• управление пропускной способностью: планирование размещения товаров, оптимизация использования складских площадей;
• инвентаризация: автоматизация учета;
• аналитика и отчетность: предоставление данных о производительности склада, выявление проблемных зон на основе мониторинга данных.

3. Выбор типа развертывания. WMS могут быть представлены в разных модификациях, например, облачные системы, которые доступны через интернет и не требуют установки на серверах, или локальные, где потребуется заложить дополнительный бюджет на собственную базу серверов. Этот вопрос лучше обсуждать с поставщиком.

4. Оценка необходимости интеграции. Программное обеспечение должно интегрироваться с уже используемыми системами, такими как ERP, системы управления транспортом, 1С и т.п., чтобы избежать дублирования данных и обеспечить бесшовный обмен информацией.

5. Оценка поддержки и обслуживания. Очень важно подобрать поставщика WMS, который предлагает надежную техническую поддержку и обучение, а также способен обеспечить своевременные обновления и предложить решения в случае расширения компании.

6. Бюджетирование. Стоимость проекта по автоматизации может варьироваться в зависимости от функциональности, типа развертывания, количества пользователей и планов компании масштабировать бизнес, важно найти наилучшее соотношение «цена/качество». В этом помогает разбор кейсов поставщиков и отзывы реальных клиентов в схожей отрасли.

7. Демонстрация и тестирование. Перед принятием окончательного решения можно провести тестирование, а также воспользоваться демо-версией.

В заключении отмечу, что влияние человеческого фактора в складской логистике до сих пор остается актуальной проблемой, поэтому если собственник бизнеса постоянно занят исправлением ситуаций, связанных с ошибками в документации, самое время задуматься об автоматизации.

Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?

Маркировка товаров Честный знак "под ключ"

Адресное хранение на складе

Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!