Как автоматизировать контроль качества на складе

Генеральный директор Технологии учета, эксперт по автоматизации Александр Павлов рассказал как WMS контролирует и улучшает показатели работы склада

В условиях растущей конкуренции сфера складской логистики предъявляет все более высокие требования к качеству и сервису и уже сложно представить себе склад без системного подхода к управлению бизнес процессами. Функция контроля  играет ключевую роль в минимизации потерь и издержек, оптимизации операционных расходов, стандартизации деятельности и как итог, повышению конкурентоспособности. Важно не просто планировать деятельность, но и своевременно реагировать на несоответствия, разрабатывать мероприятия по их устранению и предупреждать ошибки, которые оказывают прямое влияние на прибыль. Традиционные методы контроля, основанные на ручном отборе товаров и ведении документации на бумажных носителях негативно сказываются на производительности и показателях работы склада. В виду большого влияния человеческого фактора, они больше не способны обеспечить необходимый уровень эффективности, поэтому все больше предпринимателей решает автоматизировать свой бизнес. Внедрение WMS  систем и встраивание процедур контроля в работу с использованием современных технологий позволяет существенно повысить точность данных и скорость основных операций, главные преимущества состоят в следующем:

• повышение надежности данных, автоматизированные системы управления складом сводят к «0» фактор возникновения ошибок персонала и его влияния на конечные результаты, что повышает точность и достоверность результатов контроля,  позволяет существенно сократить время на основные этапы («прием товара», «проведение инвентаризаций», «сборка» и «комплектация», «отгрузка заказа») и эффективность работы склада растет.
• снижение затрат, система стандартизирует основные операции и блокирует возможность продолжения работы в случае фиксирования расхождений, что снижает риск повреждения товаров, хищений и несанкционированного доступа на склад. Возможности WMS позволяют контролировать измеримые параметры и обеспечивают соблюдение условий хранений товаров, минимизируют случаи утилизации по причине истечения сроков годности или порчи, как итог – ресурсы экономятся.
• улучшение прослеживаемости, программное обеспечение создает полную прозрачность процесса контроля качества, позволяя отслеживать перемещение и состояние каждого товара в режиме реального времени, что дает возможность своевременно осуществлять мероприятия по устранению несоответствий и реагировать на форс-мажорные ситуации.

Проект по автоматизации склада требует тщательного планирования и выбора подходящих технологий, важно учесть специфику используемых помещений и оборудования, тип товаров, объемы текущих операций и бюджет, обеспечить интеграцию с уже используемыми системами учета. В этой статье поговорим о том, как WMS системы помогают в обеспечении качества и как благодаря автоматизации процедур контроля улучшаются ключевые показатели работы склада.

Основные направления автоматизации контроля качества на складе

Из основных направлений контроля в складской логистике можно выделить несколько важных направлений, которые влияют на обеспечение качества, например:     

• визуальный контроль, для минимизации ручного труда активно используются  роботизированные системы и камеры для автоматического сканирования товаров на предмет наличия повреждений, выявления несоответствий стандартам и видимых дефектов. Такие системы могут идентифицировать царапины, вмятины, нарушения упаковки и другие визуальные отклонения грузов.
• весовой контроль, использование весов для измерения веса отдельных единиц продукции или упаковок, установка весовых платформ на участках приема и отгрузки для взвешивания больших объемов продукции, интеграция весового оборудования с системами управления запасами повышает точность данных. Установка датчиков для мониторинга параметров веса, необходимых для некоторых типов товаров (например, продуктов питания) позволяет передавать данные  в систему управления складом, что позволяет своевременно реагировать на отклонения от заданных значений.
• контроль параметров внешней среды, контроль температуры и влажности благодаря автоматизированным системам  позволяет своевременно реагировать на нарушения, особенно это критично для «чувствительных» групп товаров, таких как фармацевтические и ветеринарные препараты, фотоэлементы, пищевые ингредиенты и т.п.
• RFID, использование идентификационных меток для отслеживания перемещения товаров на складе и проверки их соответствия позволяет минимизировать риск потери, а также ускорить процессы на этапах приемки и отгрузки заказов.

Обеспечение системного управления складом возможно благодаря автоматизации основных этапов с помощью WMS и далее давайте рассмотрим какие данные необходимо анализировать и какие возможности для улучшения контроля качества процессов может предоставить система.

Автоматизация контроля качества с WMS

Warehouse Management System способна собирать и обрабатывать разнообразные данные в режиме реального времени, что позволяет оптимизировать складские операции и своевременно выявлять «узкие места» в работе склада. Благодаря системе в части обеспечения и контроля качества становится возможным:  

1. Определение критериев контроля качества. Система позволяет настраивать пользовательские критерии контроля качества, такие как допустимые диапазоны значений для температуры, влажности, объема, веса и т.п. Когда критерии контроля качества не соблюдаются, WMS отправляет оповещения и уведомления ответственным лицам и может генерировать различные типы оповещений и уведомлений, в зависимости от специфики складской деятельности. Например:

• оповещения о состоянии запасов, это один из самых важных типов оповещений, система может информировать пользователей о критическом минимуме запасов, приближении даты истечения срока годности товаров, а также о несоответствиях, которые были выявлены в замерах и во время взвешиваний.
• оповещения о движении грузов, WMS отслеживает перемещение товаров по складу и может уведомлять о прибытии новых поставок, отправке заказов, перемещении грузов между зонами хранения.
• оповещения об ошибках и отклонениях, программное обеспечение в режиме реального времени обнаруживает ошибки, например, при сканировании штрих-кодов, выявлении несоответствий в сопроводительной документации, отклонения от стандартных операционных процедур.  
• оповещения о статусе заказов, система может информировать клиентов о статусе их заказов  от момента подтверждения заказа до факта его доставки.

Своевременное информирование о проблемах или изменениях на складе позволяет оперативно реагировать и предотвращать задержки, а полученная информация позволяет оптимизировать складские операции и прогнозировать потребности компании.   

2. Управление аналитикой. WMS интегрируется с датчиками и другим оборудованием для автоматического сбора данных о качестве окружающей среды, состоянии запасов и производительности сотрудников. Все эти данные позволяют осуществлять контроль качества во всей операционной деятельности склада. Это дает преимущество - ключевые процессы склада стандартизированы и управляемы, любые несоответствия моментально фиксируются. Типы данных, которые собирает WMS:

• данные при поступлении товаров: наименование товара, артикул, срок годности, место хранения  (ячейка, стеллаж, зона),
• данные при хранении и перемещении товаров: размер, вес, цвет, материал, количество единиц товара на складе, дата и время приема/отгрузки, информация о транспортных средствах, участвующих в перемещении, маршрут перемещения товара внутри склада, сотрудники, ответственные за перемещение,
• данные заказа: текущий статус каждого заказа, от оформления до доставки,
• данные о сотрудниках: назначенные права и ответственность, выполняемые задачи и их текущий статус, коэффициенты производительности и количество ошибок в процессе выполняемых операций,
• данные об оборудовании: статус работы оборудования (подъемники, конвейеры), статус технического обслуживания и ремонт,
• данные о складе: загрузка складских зон, температура и влажность в помещения, точное местонахождение каждого SKU на складе.

Собранные WMS данные используются для оптимизации складских операций в части распределения  товаров, планирования маршрутов, управления запасами в части контроля остатков, прогнозирования спроса, анализа производительности склада и сотрудников, повышения эффективности использования ресурсов, обеспечения прослеживаемости всех складских процессов. Также отмечу, что система обеспечивает надежную защиту данных от несанкционированного доступа, для этого используются различные меры безопасности, такие как шифрование данных, контроль доступа, резервное копирование.  

3. Мониторинг в режиме реального времени. WMS осуществляет мониторинг на основе аналитики данных в режиме реального времени, чтобы обеспечить соответствие критериям контроля качества посредством использования:

• сканеров штрих-кодов для идентификации товаров, контейнеров, мест хранения товаров;
• RFID-меток для отслеживания местоположения товара в реальном времени;
• весов для контроля веса грузов при приемке/отгрузке;
• датчиков для мониторинга температуры, влажности, уровня запасов;
• систем видеонаблюдения для обеспечения безопасности и контроля процессов.

Компания может отслеживать перемещение товара по складу в режиме реального времени, что помогает оптимизировать маршруты и сократить время обработки заказов, повысить скорость сборки и комплектаций.  

4. Управление несоответствиями. WMS может системно управлять несоответствиями: фиксировать проблемы, уведомлять ответственных лиц, контролировать выполнение корректирующих действий (изменение настроек оборудования, перемещение запасов в другую зону), регистрировать данные по проверкам контроля качества в рамках внутренних инспекций, генерировать отчеты. В целом процесс управления несоответствиями после автоматизации позволяет складу осуществлять контроль качества в части:

• обнаружения и регистрации несоответствий, WMS отслеживает все операции на складе и когда обнаруживаются несоответствия (такие как расхождения в количестве, поврежденные товары или ошибки в документации по заказам) регистрирует и незамедлительно передает в другие учетные системы, с которыми интегрирована. Также контролирует количество ошибок сотрудников, может формировать журналы за нужные период, это позволяет определить области для улучшения и предотвратить повторение несоответствий в будущем.
• проведения RCA, программное обеспечение предоставляет инструменты для расследования несоответствий и осуществления контроля качества в рамках Root Case Analysis/Анализ корневых причин. Например, классификация по типу, «расхождение в количестве», «ошибка в заказе», «несоответствие веса»  и т. д.
• контроля мер по исправлению, WMS контролирует выполнение назначенных мер по результатам анализа данных, например «корректировка запасов», «переупаковка поврежденных товаров», «отмена заказов», «отзыв партии товаров» и т.п.
• отчетности и анализа, система генерирует все необходимые отчеты о несоответствиях и может использоваться для внедрения профилактических мер, таких как автоматизированная проверка количеств товаров, обучение сотрудников, стандартизация основных операций.

5. Непрерывное улучшение работы склада. Автоматизация при помощи WMS помогает снизить затраты на контроль качества за счет возможностей системы управлять адресным хранением, обеспечивая прослеживаемость по серийным номерам и партиям, срокам годности товаров. Система анализирует данные о качестве ассортимента, прогнозирует спрос, чтобы выявлять тенденции и минимизировать повторение несоответствий, помогает эффективно управлять закупочной деятельностью (в части оценки и верификации поставщиков). В части работы с конечным потребителем может генерировать отчеты, которые показывают показатели качества, отражающиеся на коэффициентах потребительской лояльности (например «процент дефектных товаров в заказах», «среднее время обработки претензий», «количество возвратов по поставщику» и т. д.). Возможности интеграции WMS с ERP системой обеспечивают склад синхронизацией данных о контроле качества,  с CRM системой статистикой по претензиям, связанных с качеством. Если компания решает внедрять бережливое производство на складах или СМК, система предоставляет исчерпывающие данные для аналитики и отчетности по ключевым показателям.

Приведу несколько примеров из кейсов по автоматизации процессов контроля качества с помощью AS WMS:

• компания в сфере производства. Сложности учета товаров в 1С касались требований по прослеживаемости партионного учета на всех этапах (от производства  до отгрузки конечному потребителю), поэтому в компании часто возникали пересорты. После автоматизации была внедрена прозрачная система прослеживаемости и стала возможна идентификация схожих товаров с разными партиями при помощи терминала сбора данных. Как итог, количество пересортов снизилось на 100%, скорость пересчёта увеличилась на 50% за счет внедрения функций дополнительного контроля в WMS таких, как «комплектация», «отбор проб», «передача продукции в производство», «поступление продукции из производства».
• компания, управляющая складом ответственного хранения. Сложности учета  касались прослеживаемости по партиям товаров вручную, что сказывалось на скорости основных операций и большом количестве затрачиваемого времени на ведение документооборота. После автоматизации AS WMS скорость приемки повысилась на 60% за счет возможности системы  генерировать идентификацию новой партии и самостоятельно печатать этикетки на паллеты (контейнеры), следить за наполнением операций.  Стоит отметить, что время на  сборку заказов сократилось на 50%, все остатки товарных групп стали доступны в системе в режиме реального времени, а число автоматизированных документов превысило 40%.  
• компания, работающая с маркетплейсами. Сложности учета касались отсутствия процедуры контроля по типу поставки товаров, по этой причине влияние человеческого фактора было очень высокими и  ошибки приводили к возвратам заказов.  После автоматизации благодаря WMS была внедрена система «Контроль», которая верифицировала минимальные партии  и упаковку товаров, стало возможным управление такими операциями как «приём», «отбор», «паллетирование». Это позволило перевести документы на бумажных носителях в электронный документооборот на 100% и  повысить скорость основных операций на 35 %.
• компания, управляющая складом сантехники. Сложности учета касались отсутствия контроля в части управления ассортиментом, отсутствия прозрачной системы прослеживаемости и проверки ликвидности товаров после перемещений по складу. Это оказывало влияние на низкую скорость этапов «сборка» и «отгрузка». После автоматизации были стандартизованы функции контроля в части  внедрения адресной системы хранения, упаковки/комплектации товаров в «контейнер». Как итог, скорость операций на этапах «приём», «отбор», «комплектация» увеличилась на 50% и стало возможным вести мониторинг данных в режиме реального времени, это повлияло на количество ошибок персонала – они снизились на 60%.

В заключении отмечу, что WMS собирает и управляет широким спектром аналитических данных о работе склада, это позволяет получить полную картину взаимодействия всех ключевых операций, оборудования и персонала. Возможности системы автоматизировать процедуры контроля качества дают компаниям реальные инструменты для повышения эффективности работы всех процессов, в итоге обслуживание клиентов осуществляется на самом высоком уровне.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!