Как автоматизация склада, при помощи WMS, помогает соблюдать регуляторные и отраслевые стандарты

Генеральный директор «Технологии учета» Александр Павлов рассказал о роли автоматизированных систем управления в менеджменте склада.

Соблюдение требований является большой нагрузкой на компанию в виду множества нюансов, которые необходимо учитывать в стандартизации деятельности, мониторинге, измерении результатов и отчетности. Речь не только об обязательных отраслевых требованиях Российской Федерации, но и о лучших практиках международных стандартов менеджмента качества, например серии ISO 9000, GMP (англ. Good manufacturing practice – Хорошая производственная практика) которые  используют для того, чтобы постоянно улучшать деятельность и выгодно отличаться от конкурентов.

Сертификация систем менеджмента качества и аудиты проводятся как на добровольной основе, так и по обязательным условиям партнерства с крупными компаниями, чтобы проявить себя как надежного поставщика услуг. Это довольно существенный по объем документооборот и обязательные записи, мониторинг и измерения показателей основных процессов, которые нужно постоянно вести. Также внешние аудиты проводят инспектирующие органы, это всегда дополнительный стресс и риски получения штрафов.

Для компаний, которые работают в отрасли фармацевтики важно внедрять и постоянно поддерживать принципы GMP, устранять потенциально опасные риски для потребителей, вести отчеты и осуществлять непрерывный анализ этапов хранения и перемещения продукции, реагировать на малейшие изменения, осуществлять валидацию и верификацию помещения, оборудования и товаров.

Многие складские компании являются участниками пищевой цепи, они в обязательном порядке должны поддерживать прослеживаемость продуктов питания, обеспечивать условия хранения и внедрять принципы HACCP (англ. Hazard Analysis and Critical Control Points – Анализ опасностей и критические контрольные точки), незамедлительно реагировать на возникновение угроз для безопасности конечного потребителя.

Каждая отрасль диктует свои дополнительные условия: требования к документообороту, соблюдение специфических мер контроля, обеспечение прослеживаемости, оценка рисков, процедуры оценки соответствия среды, анализ корневых причин выявляемых несоответствий, наличие протоколов по предпринимаемым действиям в отношении инцидентов.

Складская логистика выступает важным звеном между производителями товаров и потребителями, ответственность, которую несет владелец склада в части соблюдения требований  очень высокая и в современных реалиях важно оптимально подобрать решение для эффективного управления и минимизации всех возможных издержек для бизнеса.

Системы управления складом Warehouse Management System (далее - WMS) играют важнейшую роль в обеспечении соответствия стандартам и требованиям, предъявляемым к деятельности складских и логистических предприятий, являются оптимальным  решением автоматизации для этой сферы и высоко себя зарекомендовали в использовании.

Сегодня детально поговорим о том, как WMS обеспечивают соответствие  склада всем обязательным требованиям и какие возможности системы позволяют опережать ожидания потребителей и постоянно повышать производительность процессов и персонала, сохранять стабильные партнерские отношения с внешними заинтересованными сторонами и соответствовать требованиям отрасли.

Автоматизация и стандартизация процессов

Бизнес процессы склада представляют собой непрерывное взаимодействие операций, связанных с приемкой, распределение, хранением и отгрузкой товаров и настройка эффективного взаимодействия без потерь и издержек крайне важна. Необходимо грамотно планировать спрос, учитывая сезонные пики и значимые экономические факторы внешней среды, рационально использовать площади склада, создавать условия безопасного хранения, следить за оборачиваемостью товаров, осуществлять контроль качества и постоянно повышать производительность персонала.

Работу склада можно представить как цикл SPDCA, где S – стандартизация, PDCA – цикл Деминга (от англ. «Plan-Do-Check-Act», что в переводе означает «Планирование-Действие-Проверка-Корректировка»), то есть для эффективного взаимодействия процессов необходимо сначала стандартизовать процессы, потому что стандартизация играет ключевую роль в эффективной работе компании. Это не просто соблюдение внутреннего порядка и минимизация потерь, но и соблюдение внешних требований.

В практике бережливого производства, например, в случае возникновения ошибок или простоев сразу задаются вопросом о корневых причинах и начинают анализ с наличия стандартов и операционных процедур (SOP - standard operating procedure), потому что все повторяющиеся операции должны быть максимально детализированы, персонал не должен проявлять инициативу и отходить от принятых правил.

Одним из ключевых преимуществ WMS является автоматизация документооборота и учета деятельности, возможность стандартизации процедур для персонала, что  способствует повышению точности операций и минимизации рисков возникновения ошибок.  

Система автоматически регистрирует данные, связанные с приемкой, хранением, перемещением и отгрузкой товаров, обеспечивая полную прослеживаемость по каждому товару, поступающему на склад. Также возможности WMS позволяют поддерживать внутренние регламенты работы для персонала, что существенно облегчает процесс ввода в должность и работу во время высокой загрузки склада, помогает сократить вариативность и обеспечивает полное соответствие результатов установленным стандартам.

Управление качеством продукции

В России к качеству продукции предъявляются жесткие требования не только в части производства, но и в части хранения и реализации, оказания сопутствующих сервисных услуг, потому что потребитель должен получать качественные товары, безопасные для использования. Особенно это касается товаров из отраслей  пищевой промышленности, фармацевтики и автомобилестроения.

К примеру, цепочка поставок продуктов питания состоит из этапов перемещений от производителя до покупателя и склад выступает важным звеном этой цепи, необходимо соблюдать все обязательные требования к хранению и транспортировке, осуществлять мониторинг данных за параметрами контроля.

WMS могут отслеживать условия хранения (соответствие фиксированным данным температуры  и влажности в помещении осуществляется в режиме реального времени и на любые критические изменения система незамедлительно реагирует), что позволяет обеспечивать оптимальные условия для хранения товаров и получать информацию о потенциальных нарушениях точно в срок.

С точки зрения контроля качества критически важным параметром является срок годности товара, системы помогают контролировать этот параметр, своевременно обновляя данные и предупреждая о необходимости реализации или утилизации продукции с истекающим сроком годности.

К примеру, AS WMS осуществляет автоматическое распределение товаров по площадям склада на этапе приемки с соблюдением принципа FIFO (англ. first in, first out — «первым пришёл — первым ушёл») и это минимизирует риски от потерь в виду вылеживания товаров на складе и лишних потерь.

Обеспечение прослеживаемости

Важным элементом соблюдения регуляторных и отраслевых стандартов является возможность полной прослеживаемости товара на всех этапах его жизненного цикла – от производства до конечного потребителя. Если речь идет о товарах из чувствительных отраслей, таких как пищевая промышленность, фармацевтика и автомобилестроение, могут возникнуть риски отзыва всей партии товаров производителем, необходимо обладать информацией о передвижении товара и это возможно путем идентификации  партий, назначения серийных номеров штучным товарам.

WMS позволяют отслеживать движение каждой партии или единицы товара с момента ее поступления на склад до отгрузки клиенту. Системы управления складом могут интегрироваться с ERP-системами и другими платформами, обеспечивая единое хранилище данных и улучшая прозрачность операций. В случае, если производитель решит отозвать с рынка партию товаров (в виду несвоевременно выявленных несоответствий в технологии производства, массовых рекламаций клиентов, изменений законодательства, вступления в силу новых регуляторных требований и т.п.) аналитика WMS позволит предоставить все данные для проведения оперативного отзыва товаров.

Снижение рисков и управление несоответствиями

Управление рисками и своевременное реагирование на возникающие в процессе работы несоответствия является важным процессом в складской логистике. Необходимо осуществлять градацию несоответствий:

1. Значительные несоответствия или аксиденты (нарушения с точки зрения законодательства и внутреннего контроля, которые могут нанести урон сотрудникам, оборудованию и имуществу склада, внешнему потребителю и представлять угрозы в серьезных финансовых потерях для компании);
2. Незначительные или инциденты (ошибки, которые легко исправляются коррекциями, как правило, это нарушения внутренних стандартов компании и они проходят без критических последствий).

Процесс управления несоответствиями и снижения рисков их возникновения должен быть встроен в операционную деятельность  склада во избежание дополнительных потерь и издержек. Анализ корневых причин, формирование аналитических данных, верификация или оценка результативности назначенных коррекций, корректирующих и предупреждающих мер являются ключевыми задачами устойчивого менеджмента и автоматизация с помощью WMS находит для них самые оптимальные решения.

Система играет важную роль в управлении рисками и оперативном реагировании на несоответствия, инициирует создание аварийных протоколов в случае возникновения критических ситуаций (например, отклонение температуры и влажности в зоне хранения товаров от допустимого диапазона, истечение срока годности, порча во время транспортировки) и предоставлять инструменты по формированию необходимой отчетности. Анализ данных на основе аналитики и мониторинг в режиме реального времени позволяют своевременно выявлять потенциальные риски и разрабатывать меры по их устранению.

Соответствие требованиям сертификации и аудитов

Для компаний, которые решают внедрить и сертифицировать систему менеджмента качества на соответствие международным стандартам серии ISO 9001, систему менеджмента безопасности пищевой продукции  на соответствие международным стандартам серии ISO 22000, включая  HACCP, фармацевтическую систему качества GMP - WMS выступает современным и оптимальным решением.

Система автоматизирует процессы склада и предоставляет необходимые данные по мониторингу и измерению ключевых показателей для сертификационных проверок по каждому этапу: приемка, перемещение, хранение, комплектация, отгрузка, возврат.

Существенно упрощается подготовка к аудитам (сертификационные аудиты, аудиты поставщика, аудиты инспектирующих органов) в части планирования документооборота и отчетности. Важная роль системы в случае подтверждения соответствия при внешних проверках выступает также в возможности подтвердить квалификацию и навыки персонала склада, предоставить свидетельства непрерывного обучения, оценки и аттестации.  

Обучение и контроль персонала

Персонал склада должен обладать необходимыми знаниями и навыками, чтобы производительность склада показывала стабильно высокие показатели, стандартизация операций в работе несет ключевое значение, стандарты должны быть доступны, понятны сотрудникам и повышать ответственность при выполнении задач с точки зрения соблюдения требований законодательства и внутренних политик и процедур  компании.

Чтобы эффективно управлять персоналом компании часто внедряют KPI (с англ. Key Performance Indicators) ключевые показатели эффективности работы каждого сотрудника, потому что это дает дополнительный стимул в отношении мотивации и предоставляет достоверную информацию о вовлеченности в работу, понимания сути своей работы и значимых пробелов в компетенции.  

WMS выступает эффективным инструментом управления для руководителя склада, возможности системы позволяют оперативно  решать задачи, связанные с человеческими ресурсами в части формирования оптимального штатного расписания, планирования графиков работы, перераспределения нагрузки во время сезонных пиков и аварийных ситуаций, предоставления мониторинга данных по каждому сотруднику в режиме реального времени и оценки показателей работы.

Система позволяет отслеживать производительность сотрудников и выявлять области, требующие дополнительного  воздействия, например, штрафа или премии, вести учет ошибок в работе, предоставлять аналитику для принятия дальнейших решений по обучению и дополнительным аттестациям.

Удобный интерфейс программного обеспечения и возможность формировать стандарты и рабочие инструкции экономят время при вовлечении новых сотрудников или временного персонала, повышают производительность работы в случае авралов и необходимости перестановки работников склада.

Интеграция с внешними системами и партнерами

В условиях динамично растущей конкуренции на рынке, необходимости соблюдать внешние стандарты и требования, рационально использовать время и ресурсы, современным предпринимателям важно находить оптимальные пути решения для интеграции с внутренними  системами управления компании и внешними партнерами.  

Автоматизация работы склада с помощью  WMS значительно экономит финансы в  интеграции с 1С, CRM, любыми ERP системами. Системы могут интегрироваться с платформами поставщиков и клиентов, обеспечивая единое информационное пространство и улучшая координацию, что позволяет эффективно выстраивать долгосрочные партнерские отношения и легко масштабировать бизнес в случае необходимости.

В заключении хочу сказать, что WMS играет ключевую роль в обеспечении соответствия регуляторным и отраслевым стандартам. Автоматизация процессов, контроль качества товаров и услуг, обеспечение прослеживаемости товаров, снижение рисков, управление несоответствиями, выполнение требований сертификации и инспекционных аудитов, обучение персонала, интеграция с внешними системами — все эти функции помогают  эффективно соблюдать высокие стандарты и требования в складской логистике. Также важно отметить, что интерфейс системы позволяет оперативно реагировать на любые изменения и адаптироваться к новым условиям в случае изменений внешней экономической среды. 

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!