Инвентаризация в ритейле, ПО для терминала сбора данных
Александр Павлов, эксперт по WMS системам рассказал, как автоматизировать учет товаров в сфере розничной торговли
Инвентаризация это критически важный процесс для торговых компаний, она позволяет отслеживать количество товаров на складе и в отдельных магазинах, своевременно выявлять несоответствия, предотвращать убытки от кражи или порчи, а также оптимизировать управление запасами. Традиционные методы учета с ручной регистрацией данных трудоемки и приводят к ошибкам в виду влияния человеческого фактора, поэтому всё большую популярность приобретает использование программного обеспечения для терминалов сбора данных. Преимущества использования ПО:
- повышенная точность, минимизируется риск несоответствий со стороны сотрудников (ошибки, опечатки, неверно введенные данные, намеренное искажение информации) за счет того, что считывание штрихкодов происходит в автоматическом режиме и система моментально осуществляет верификацию, выдает уведомления о расхождениях;
- повышенная скорость, ТСД позволяет быстро сканировать товары, это экономит время и минимизирует простои складов и торговых точек во время проверок;
- улучшенное управление запасами, фактические данные об остатках могут использоваться для прогнозирования спроса, оптимизации закупок и предотвращения перепроизводства или дефицита товаров;
- уменьшение потерь, программное обеспечение позволяет оперативно обнаружить случаи кражи и порчи, что приводит к минимизации финансовых убытков. Отдельного внимания заслуживает возможность в режиме реального времени контролировать сроки годности и соблюдать принципы FIFO;
- простота использования, современные WMS для ТСД обладают простым и понятным интерфейсом и легко осваиваются работниками складов и точек розницы. Система может генерировать отчеты о результатах инвентаризации, включая информацию о расхождениях, несоответствиях, количестве ошибок со стороны каждого работника и общей оценке текущего состояния запасов за счет функции встроенного ABC-анализа.
Таким образом, использование программного обеспечения для терминала сбора данных обеспечивает синхронизацию информации и помогает оптимально планировать работу компании. В этой статье мы рассмотрим, как именно проходит процесс инвентаризации на конкретных примерах.
ТСД и WMS для инвентаризации
Традиционные методы инвентаризации в ритейле, как было сказано выше, часто приводят к ошибкам, занимают много времени и могут приводить к высоким трудозатратам. Внедрение Warehouse Management System с использованием терминалов сбора данных в корне меняет этот процесс, делая его более быстрым, точным и эффективным.
1. Подготовка к инвентаризации. Программное обеспечение позволяет заранее спланировать период инвентаризации, определить зоны, которые будут проверяться, и сформировать списки товаров, подлежащих учету. Система автоматически генерирует задания для сотрудников, работающих с ТСД, указывая, какие товары и на каком участке им необходимо пересчитать. Если товары не промаркированы, WMS помогает в подготовке этикеток и штрихкодов за счет интеграции с мобильными принтерами. На этапе подготовки определяют:
- сроки проведения инвентаризации, выбирают период с минимальной торговой активностью;
- зоны охвата, решают, будет ли инвентаризация полной или выборочной;
- состав комиссии, назначают ответственных работников за подсчёт и контроль;
- перечень товаров, формируют список позиций для проверки.
В WMS создают задание на инвентаризацию, где указывают складские зоны, группы товаров, сроки выполнения, ответственных сотрудников и проводят финальную выгрузку остатков из учётной системы. Далее проверяют корректность штрихкодов для того, чтобы убедиться, что все товары промаркированы и настраивают права доступа, определяют, какие операции могут выполнять сотрудники через ТСД. Каждый участник инвентаризации получает оборудование с программным обеспечением, сотрудники входят в систему под личными учётными записями и на ТСД передаётся список товаров для проверки.
Перед началом инвентаризации тестируются сканеры штрихкодов, оценивается заряд аккумуляторов, проверяется связь с сервером, сотрудников обучают работе с интерфейсом, объясняют порядок знакомят с протоколами действий на случай выявления ошибок.
Для эффективного проведения процесса каждой группе сотрудников выделяют конкретный участок и обеспечивают доступ, убирают препятствия к стеллажам и ячейкам, маркируют места хранения, подготавливают тару для перемещения товаров при пересчёте и погрузочно-разгрузочную технику. В обязательном порядке осуществляют подготовку товаров (сортировка и группировка для удобства пересчета, маркировка для идентификации, перемещение для оперативности процесса).
Перед стартом проводят пробное сканирование: выбирают небольшую группу, выполняют сканирование через ТСД, сверяют результаты с данными WMS, выявляют и устраняют возможные расхождения или технические проблемы.
2. Процесс инвентаризации. Сотрудники используют ТСД для сканирования штрихкодов, WMS получает эту информацию в режиме реального времени и отображает данные. Например, когда сотрудник вводит на терминал фактическое количество пересчитанного товара, автоматизированная система управления складом сравнивает количество, если оно отличается, отклонение фиксируется. Все результаты сканирования и подсчета отображаются в режиме реального времени, что позволяет оперативно реагировать на выявленные проблемы. Приведу пример, как инвентаризация с ТСД и ПО проходит на практике.
|
Шаг 1. Запуск задания |
Оператор создаёт в системе задание на инвентаризацию, например, запускает плановую инвентаризацию отдела бытовой химии. WMS формирует задание с точными параметрами:
Генерируется уникальный ID задания и отправляется на ТСД работников склада, участвующих в процессе инвентаризации. |
|
Шаг 2. Распределение задач |
WMS автоматически осуществляет зонирование на участки и назначает исполнителей, к примеру, на складе Х задания на ТСД получает сразу три работника: оператор 1: позиции с кодом ХУ‑001 по ХУ‑200, оператор 2: ХУ‑200–ХУ‑400, оператор 3: ХУ‑400–ХУ-600. Таким образом, каждый работник видит на экране ТСД список товаров к проверке и сгенерированный маршрут обхода по всем 600 позициям. |
|
Шаг 3. Сканирование штрихкодов |
Далее осуществляется идентификация и указывается фактическое количество: оператор 1 проверяет товар с кодом ХУ‑020 и наводит сканер ТСД на штрихкод, система отображает учётную запись «товар» и указывает остаток. Далее этот сотрудник пересчитывает количество и вводит фактическое значение на ТСД, фиксируется расхождение и данные передаются в WMS. Ошибки могут быть разного рода, но программное обеспечение отреагирует незамедлительно. К примеру, выявляется ошибка «нечитаемый штрихкод», в этом случае оператор нажимает вкладку «ввести вручную» и осуществляет операцию на ТСД с указанием артикула, кода и количества. Либо выдается уведомление «товар не найден в системе», в этом случае ТСД предлагает создать запись о лишнем товаре и WMS добавляет позицию в отчёт о расхождениях по итогам инвентаризации, то есть база данных синхронизируется с фактическим наличием. Если произошло двойное сканирование, когда товар оказывается учтён дважды, ТСД блокирует повторную запись по тому же штрихкоду. Часто на практике могут происходить опечатки при ручном вводе (например, введено 100 шт. вместо 10 шт.), если с терминалом сбора данных используется ПО, WMS произведет автоматическое сравнение и запросит подтверждение операции. |
|
Шаг 4. Контроль качества |
На этом этапе могут быть выборочно перепроверены результаты, например старший кладовщик сканирует 10 % товаров из списка оператора 1. ТСД показывает, что по учётным данным товаров бытовой химии 5 шт. и это совпадает с фактическим положением, таким образом работа оператора подтверждена. |
|
Шаг 5. Завершение инвентаризации |
По итогу окончания процесса все ответственные сотрудники отмечают выполнение задания в ТСД и нажимает «завершить», программное обеспечение формирует сводный отчёт:
|
|
Шаг 6. Анализ и корректировка учёта |
После выполнения инвентаризации анализируется отчёт, сгенерированный WMS и утверждаются изменения (к примеру, система автоматически списывает 4 позиции и обновляет остатки). |
Таким образом, преимущества автоматизированной инвентаризации очевидны, значительно повышается скорость - проверка 600 позиций занимает почти в 2 раза меньше времени, число ошибок в виду влияния человеческого фактора сводится к «0», обеспечивается прозрачная система прослеживаемости по всем операторам и всем операциям. WMS в режиме реального времени генерирует подробные отчеты об инвентаризации, включая «Список товаров с излишками», «Список товаров с недостачей», «Список товаров, которые не были найдены», «Список товаров, которые были найдены, но отсутствовали в плане инвентаризации» и т.п.
Отчеты ПО при работе с ТСД при инвентаризации
При работе с терминалом сбора данных во время инвентаризации на складе ритейла, WMS генерирует различные отчеты, которые помогают контролировать процесс, выявлять расхождения и анализировать результаты. Эти отчеты могут создаваться как в режиме реального времени, так и формироваться по завершении проверки. Давайте рассмотрим детальнее:
| Тип отчета | Наименование отчета | Цель отчета |
|---|---|---|
| 1. Отчеты в режиме реального времени (оперативные) | «Список принятых товаров» | Показывает, какие единицы товара были успешно считаны ТСД и внесены в систему в данный момент. Полезен для быстрой проверки хода инвентаризации. |
| «Список необработанных товаров» | Отображает, какие артикулы или партии должны быть обработаны, но еще не были. | |
| «Отчет о просканированных/не просканированных областях» | Если проверка проводится по зонам или местам хранения, WMS может показывать, какие зоны уже охвачены, а какие еще нет. | |
| «Отчет о расхождениях» | Если WMS настроена на сравнение с учетными данными в процессе сканирования, например, при выборочной инвентаризации, этот отчет будет выводить расхождения сразу же в отношении «товар не найден в системе», «количество не совпадает» и т.п. | |
| 2. Отчеты по завершении инвентаризации | «Отчет о фактическом наличии (инвентаризационная ведомость)» | Фиксирует все сканированные товары с указанием их количества, артикула, места хранения, даты и времени сканирования. |
| «Отчет о расхождениях (акт инвентаризации)» | Сравнивает фактические данные, полученные с ТСД с данными учетной системы WMS. Он может включать излишки, недостачи, пересортицы. | |
| «Отчет о результатах инвентаризации» | Представляет собой обобщенный отчет, может включать общее количество проверенных позиций, общее количество позиций с расхождениями, суммарную стоимость излишков и недостач (в случае интеграции ПО с финансовой системой), процент точности инвентаризации. |
К примеру, при использовании AS WMS количество пересортов снижается до 100%, а точность инвентаризации возрастает до 100%, помимо этого количество документации на бумажных носителях уменьшается более чем в 2 раза, скорость увеличивается более чем на 40%.
Таким образом, программное обеспечение предоставляет эффективные инструменты для анализа причин отклонений (ошибки при приемке, повреждения) и точного планирования закупок с возможностью проводить оценку надежности поставщиков по статистическим данным. Минимизация человеческого фактора в процессе проверок снижает количество ошибок, автоматизация идентификации товаров значительно сокращает время, требуется меньше персонала для выполнения задачи, что особенно актуально во время сезонных пиков. Быстрое выявление недостач и излишков помогает предотвратить хищения и потери товаров, точные данные об остатках позволяют оптимизировать управление запасами и повысить оборачиваемость товаров, сделать учет управляемым.
В заключении отмечу, что использование программного обеспечения для терминалов сбора данных в процессе инвентаризации это рабочий метод, который дает возможность не просто оптимизировать управление запасами, но и повысить точность проводимых операций. Внедрение WMS помогает принимать решения, основанные на фактах и непрерывно улучшать показатели производительности склада для ритейла.
Сколько стоит автоматизация склада и внедрение AS WMS на базе 1С?
Маркировка товаров Честный знак "под ключ"
Автоматизация склада с AS WMS на базе 1С
Компании, на складах которых уже внедрена система AS WMS
Александр Павлов
Генеральный директор ООО «Технологии учета», основатель компании, совмещающий в себе стратегическое мышление с техническими компетенциями и отличными лидерскими качествами.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
