Идентификация и прослеживаемость в складской логистике

Генеральный директор Технологии учета Александр Павлов рассказал, как система управления складом WMS улучшает прозрачность операций

Что такое идентификация и прослеживаемость на складе?

Идентификация и прослеживаемость представляют собой ключевые аспекты бесперебойной работы складской логистики, которые помогают обеспечивать результативность основных показателей, повышать безопасность и улучшать процедуры контроля качества. До появления автоматизированных систем управления складом идентификация товаров осуществлялась преимущественно вручную, что не гарантировало прозрачности операций склада и не исключало высоких рисков появления несоответствий и серьезных расхождений в учетных данных.

Идентификация – это процесс присвоения уникального номера каждому товару или партии товаров, в основе которого лежит использование штрихкодов, RFID-меток, QR-кодов и других технологий. Идентификация позволяет быстро и точно определить местонахождение груза, его ключевые характеристики, а также историю перемещений:

• штрихкод является распространенным и относительно недорогим методом и в современных реалиях продолжает оставаться достаточно эффективным для ручного сканирования товаров, WMS использует этот код для поиска информации о товаре в своей базе данных.
• QR-код позволяет хранить больше информации, чем штрихкод, и может быть использован для доступа к дополнительным данным по грузам (например, спецификации, сертификаты, паспорта безопасности, инструкции по эксплуатации и т.п.) и также часто используется для идентификации.
• RFID-метка, или бесконтактная метка, обеспечивает автоматический сбор данных и представляет собой более продвинутый способ идентификации, поскольку может считываться с товаров на расстоянии (без прямой видимости груза кладовщиком), что значительно упрощает процессы приемки, отгрузки и инвентаризации. Каждый товар имеет уникальный идентификатор и этот код используется для отслеживания запасов, управления ценообразованием и служит основой для анализа продаж при помощи аналитики WMS за предыдущие периоды, что особенно актуально для периодов сезонных пиков.
• серийный номер присваивается для уникальной идентификации единичных товаров, которые поступают на склад партиями, чтобы обеспечить прослеживаемость и в случае возникновения непредвиденных ситуаций оперативно провести процедуру отзыва несоответствующей или небезопасной продукции со стороны производителя.

Прослеживаемость - это система, которая предоставляет исчерпывающие данные о движении товара с момента его поступления на склад до отгрузки конечному потребителю на всех этапах, включая "приемку", "хранение", "комплектацию заказов", "упаковку", "отгрузку", "возврат", "ремонт/утилизацию", "повторную отгрузку", и обеспечивает на этих этапах доступность и прозрачность информации за счет:

• данных справочников с указанием всей информации по товарам и идентификации связанных между собой номенклатур (для комплектных позиций),
• данных записей о приеме, перемещении, обработке и отгрузке каждого товара со стороны персонала склада,
• данных автоматизированных систем учета (1С, СRM, ERP и т.п.), благодаря возможности WMS интегрироваться с системами управления запасами, планирования производства и доставки, что позволяет четко идентифицировать данные о партиях грузов, актуализировать информацию о дате производства, сроках годности, поставщиках,
• данных GPS систем, что дает возможность отслеживания местоположения товара на складе в режиме реального времени, а также в процессе доставки конечному потребителю.

Преимущества внедрения системы идентификации и прослеживаемости состоят в повышении точности складских операций, уменьшении количества ошибок на всех этапах и как итог приводит к значительному снижению затрат и повышению удовлетворенности конечных потребителей. Знание местонахождения каждого товара позволяет эффективно использовать складские площади и минимизировать потери от простоев, формировать точные отчеты об остатках и недостачах, осуществлять процедуры контроля, что способствует предотвращению дефицита или излишков запасов. Далее поговорим о том, как Warehouse Management System помогает складам оптимизировать основные операции и снижать затраты за счет возможностей системы вести аналитику и мониторинг данных в режиме реального времени, используя идентификацию и маркировку грузов, потому что это «основа» прослеживаемости.

Прослеживаемость и маркировка одно и то же?

Несмотря на тесную взаимосвязь их часто путают, но это два совершенно разных понятия.

Маркировка представляет собой процесс нанесения идентификационных данных на товар или его упаковку, позволяющий выделить единицу товара среди других и предоставляющий базовые сведения, такие как наименование, артикул, дата производства и т.д. В складской логистике маркировка используется для упрощения идентификации грузов и централизованной обработки информации о товаре, в том числе для соблюдения требований законодательства (например, в системах прослеживаемости маркированных товаров «Меркурий», «Честный знак» и т. п.).

Прослеживаемость это процесс отслеживания пути товара от производителя до конечного потребителя, то есть система прослеживаемости опирается на данные маркировки, но помимо этого может включать в себя:

1. Регистрацию всех событий, запись каждой операции, связанной с товаром (от приемки сырья до отгрузки готовой продукции).

2. Сохранение истории перемещений, возможность воссоздать «путь» товара, включая дату, время и место каждого этапа его движения (какой поставщик поставил товар, какое транспортное средство и во сколько прибыло с этим товаром на склад, кто из сотрудников оприходовал позицию, кто осуществлял сборку и комплектацию, когда именно произошла отгрузка).

3. Обмен данными между участниками цепочки поставок и обеспечение прозрачности и взаимодействия всех звеньев цепочки, от поставщиков до розничных продавцов, например:

• данные из ERP: данные о товарах (наименование, артикул, характеристики, единицы измерения, вес, объем, штрихкод), информация о поставщиках (контактная информация, условия поставки, история поставок), информация по заказам клиентов (номера заказов, сроки доставки, адреса доставки, список товаров).
• данные из 1С: об остатках товаров на складе: актуальная информация о количестве единиц каждого товара на разных складах, информация о поступлении, отгрузке и перемещении товаров внутри склада, приходные и расходные накладные, инвентаризационные описи.
• данные из CRM: информация о прошлых заказах, предпочтениях клиентов, проблемах с доставкой, данные о статусе доставки, информация о текущем статусе заказа, дате и времени доставки.

Иначе говоря, данные, полученные с помощью маркировки, служат основой для построения системы прослеживаемости. Например, штрихкод на упаковке товара позволяет быстро его идентифицировать на предмет фальсификации. Система прослеживаемости, используя данные сканирования этого штрихкода, может зафиксировать время и место перемещения товара, а также связать их с другими данными, такими как информация о поставщике, партии, дате производства и т.д., и транслировать данные в режиме реального времени в другие системы учета, используемые на складе.

Как WMS улучшает прослеживаемость?

Можно отметить следующие преимущества использования WMS для идентификации и прослеживаемости для современного склада:

1. Улучшение управления запасами. WMS полностью автоматизирует процесс приемки поступающих грузов, проверку соответствия сопроводительной документации, а также присвоение уникальных идентификаторов каждому товару - регистрирует, проверяет их соответствие заказам и присваивает уникальные номера. Например, благодаря AS WMS поставщик сантехнической продукции получил возможность автоматического генерирования штрихкода для товаров, которые поступают без идентификации с завода-изготовителя и для ячеек, в которые распределяется товар после приема. Это повлияло на такой важный показатель как «средняя скорость обработки операций» на этапах приём, отбор, комплектование, инвентаризация он повысился до 50%. Система оптимизирует размещение товаров на складе с учетом их характеристик, спроса и сроков хранения и учитывает доступность пространства, весовые ограничения и требования к условиям хранения.

2. Повышение эффективности обработки заказов. Точное знание местонахождения каждого товара на складе в режиме реального времени предотвращает ошибки при комплектации заказов и минимизирует риск потерь. WMS самостоятельно генерирует маршруты сборки заказов, подбирает персонал с учетом доступности и текущей занятости, отслеживает правильность соблюдения поставленных задач в процессе комплектации. Оперативный доступ к информации ускоряет процесс комплектации и отгрузки, а система прослеживаемости гарантирует, что нужные товары отправляются в нужное место в нужный момент и соответствуют всем требованиям качества и безопасности. Вот еще один пример: дистрибьютор бытовой химии и косметических средств перешел на систему AS WMS. Внедрение штрихкодов для маркировки продукции и складских ячеек обеспечило возможность отслеживания перемещений. Теперь кладовщик, используя терминал сбора данных, мог получать сведения не только об особенностях требуемой продукции, но и о ее точном местонахождении. Это позволило значительно повысить эффективность работы склада и минимизировать ошибки при комплектации заказов. То есть больше не затрачивалось лишнее время на поиск информации и количество ошибок в позициях заказов в виду неправильного выбора товаров свелось к «0».

3. Сокращение потерь. WMS в непрерывном режиме отслеживает уровень запасов на складе, предотвращая дефицит или переизбыток, это позволяет избежать ошибок при планировании и минимизировать потери, исключить простои в виду недостатка ассортимента в случае резкого роста потребительского спроса.

4. Снижение рисков. WMS помогает рационально организовать хранение товаров, в значительной мере повышать эффективность использования складской площади, а также отслеживать товары по срокам годности и другим параметрам. Также система контролирует соответствие нормативным актам и стандартам в различных отраслях (медицина, фармацевтика, пищевая промышленность). Важно также отметить минимизацию рисков, связанных с безопасностью, система может контролировать доступ к определённым зонам склада, что повышает безопасность склада и предотвращает кражи со стороны персонала.

5. Автоматизация документооборота. Автоматизированная система управления складом организует отгрузку товаров, печатает этикетки и генерирует сопроводительные документы, а также хранит все необходимые документы в электронном виде, обеспечивая удобный доступ и поиск:

• заказы на пополнение из центрального склада или поставщиков, основываясь на текущих остатках и прогнозах спроса,
• заявки на прием от поставщиков, включая необходимые данные для отслеживания и обработки,
• накладные при получении и отгрузке товара (в электронном виде или для печати), включая все необходимые данные (количество, тип товара, местонахождение, получатель и т.д.),
• отчеты о движении товара по складу (например, о запасах, отгрузках, прибытии, потерях),
• счета-фактуры, если система интегрирована с системами учета, то появляется возможность автоматизации создания и обмена счетами-фактурами.

WMS позволяет отслеживать статус всех документов на каждом этапе обработки, сохраняет историю всех операций, помогает проводить эффективный аудит и анализ. Это значительно сокращает время, минимизирует ошибки персонала, улучшает контроль и прозрачность документооборота, что в конечном счете приводит к более эффективной работе склада. Например, благодаря AS WMS количество документов на бумажных носителях в работе склада можно снизить до 60%.

С чего складу начать автоматизацию?

Автоматизация всегда представляет собой проект, который содержит цели, техническое задание, расчет материальных и нематериальных ресурсов, поэтому можно выделить несколько ключевых этапов:

1. Определение целей и задач. Прежде всего, необходимо четко определить цели, которых хочет достичь конкретный склад посредством автоматизации. Например, «улучшить управление запасами за счет четкой идентификации товаров», «повысить прозрачность цепочки поставок за счет эффективной системы прослеживаемости», «сократить количество ошибок персонала за счет системы планирования и контроля», «улучшить обслуживание клиентов за счет оперативного решения возникающих проблем».
2. Анализ существующей системы. После определения целей необходимо провести анализ существующей системы идентификации и прослеживаемости, используемой на складе. Это позволит оценить, какие процессы уже стандартизированы, какие данные собираются вручную, на каком этапе, как фиксируются персоналом и как в дальнейшем используются руководством для принятия решений по улучшению деятельности.
3. Выбор технологий. Существует множество технологий, которые могут быть использованы для автоматизации идентификации и прослеживаемости, как уже было озвучено, штрихкоды и QR-коды, RFID-метки, GPS-трекеры и т.п. Выбор технологий зависит от специфики бизнеса, отрасли, бюджета и требований к точности и объему данных. Например, если компания приняла решения автоматизировать процесс идентификации за счет внедрения штрихкодирования поступающих товаров, на этом этапе на складе проводится инвентаризация. Это делается для учета всех ТМЦ, чтобы определить текущие остатки и товары, которые поступают на склад без идентификации (штрихкодов от поставщика), рассчитывается процент таких товаров и составляется бюджет на закупку необходимого оборудования (сканеры штрихкодов, мобильные принтеры, ТСД, электронные весы).
4. Разработка плана внедрения. Определяются приоритетные процессы для автоматизации, разрабатывается план обучения и вовлечения персонала, прописывается стратегия интеграции автоматизированной системы с существующими в компании IT-системами.
5. Тестирование и внедрение. Перед полным запуском системы необходимо провести её тестирование в реальных условиях и сделать тестовый запуск. Это позволит выявить и устранить возможные проблемы до их появления на производственных участках, оптимально осуществить донастройку и понять, комфортно ли персоналу работать в новом интерфейсе.
6. Мониторинг и анализ. После внедрения WMS важно постоянно осуществлять мониторинг её работы, собирать данные об эффективности и следить за обновлениями, чтобы в случае принятия решения о масштабировании бизнеса оптимально реализовать стратегические цели.

В заключении отмечу, что автоматизация идентификации и прослеживаемости на складе является неотъемлемой частью современной логистики и затрагивает всю цепочку движения товаров от производителей до конечных потребителей, потому что помогает повысить точность, скорость и безопасность ключевых операций. В конечном итоге это приводит к оптимальному распределению бюджетов, эффективному планированию работы склада и повышению его конкурентоспособности.

Александр Павлов

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!