Как представить документы в электронном виде по требованию налоговой?

ФНС России в письме от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@ рассмотрела вопрос представления документов налогоплательщиком в ответ на требование по ст. 93 НК РФ в рамках налоговой проверки. Порядок направления и подписания документов зависит от того, в каком формате они ведутся.

Если  они ведутся по форматам, которые утверждены ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ), то их можно представить в электронном исходном виде без преобразования в скан-образы. При этом ИФНС не вправе истребовать указанные документы в виде скан-образов или визуализированных на бумаге. Перечень таких документов приведен в письмах ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 № Д-5-26/56@.

Если документы составлены по собственному электронному формату, их можно подать на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью. Или отсканировать эти копии и направить в электронном виде (письмо ФНС России от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@).

По ТКС документы (информация) передаются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Это должна быть подпись руководителя организации или лица, которое действует по доверенности, например главного бухгалтера (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@). Документы из этого файла могут быть не подписаны (например, при подаче пояснений) или подписаны лицами, ответственными за их составление. Полномочия этих лиц подтверждать не нужно (письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).