Как для налогов учитывать приобретение организацией электронной подписи для работника?

Для ведения электронного документооборота в организации нужно, чтобы у соответствующих работников была усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП). Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Оплата организацией-работодателем стоимости УКЭП осуществляется в связи с производственной необходимостью (для ведения электронного документооборота), а не для личных целей работника. Поэтому оплата не признается доходом работника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Расходы на УКЭП организация осуществляет для производственных нужд, то есть для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому такие расходы признаются обоснованными и учитываются для целей налогообложения прибыли. Такие разъяснения привел Минфин России в письме от 29.03.2024 № 03-04-06/28364.

Отметим, что расходы на УКЭП организация вправе учесть в составе прочих расходов на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту, учитываются расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, интернет и иные аналогичные системы).